時系列で解説！効果が上がる1on1のやり方とポイント
1on1の効果を最大限に発揮するやり方とポイントを時系列に沿って解説します。1on1の流れは大まかに「事前準備」「ミーティング中」「実施後」の3つです。
ここでは、各セグメントでの実施内容とポイントを詳しく解説します。
事前準備
1on1は、上司が部下の自発的・自立的成長をサポートし、お互いの理解を深めるための面談です。1on1を定期的に行うことで部下は成長を促され、やる気につながり、会社の持続的成長に貢献します。
しかし、1on1のやり方を知らず、雑談のみで終わってしまっていては会社も部下もメリットがありません。1on1を行うには以下の事前準備が必要です。
- 目的を共有する
- 実施する日程を決める
- テーマや質問内容を用意する
順に解説します。
目的を共有する
1on1を実施する目的は、自発的・自立的に行動できる人材の育成です。まずは、経営層と1on1を実施する上司、部下が同じ目的を共有しておくことが重要です。
1on1は部下の自発・自立を促す場であるため、上司はトップダウンのように指導や評価を下すべきではありません。1on1の主役は部下であり、部下が自分で考え行動し、結果を見つけ出すまでのプロセスをサポートするのが上司の役目となります。
「1on1を実施する目的の共有」と「1on1における上司と部下の関係の認識統一」が、1on1で効果を発揮する最大のポイントです。全社で1on1の研修を行ったり、運用連絡を行ったりして、目的を社内へ浸透させます。
実施する日程を決める
日程を決める際は、部下から複数の日程案を出してもらいます。自発・自立を促すため、日程調整も部下から行動してもらうのがポイントです。
1on1ツールには、上司と部下のカレンダーを共有する機能がついている場合があります。カレンダー共有機能や共有カレンダーなどのツールを活用して、日程調整をするのがおすすめです。
期初や月初にスケジュールを組んでおけば、あらかじめ予定がわかっているため業務の調整が可能です。万一、業務スケジュールが合わなくなった場合は、1on1の日程調整を行い、部下の業務に負担がないようにしましょう。
テーマや質問内容を用意する
1on1の日時が決まったら、部下自身が上司と話すテーマや質問を用意します。ここでのポイントも「部下がテーマや質問を決める」ことです。
テーマは、会社の意向や自分の成長に関してであれば、どのような内容でも構いません。業務上での悩みやキャリア形成について、仕事や働き方に関係しそうな家庭の悩みなど、部下によって持ち寄るテーマはさまざまです。
部下がテーマや質問内容に悩んでいる場合は、複数のトピックを用意しておくことをおすすめします。複数あるトピックの中から話したいトピックを部下に選んでもらい、事前に内容を深掘りしてもらいます。複数トピックを用意しておけば、部下はテーマ設定に悩む必要がなくなります。
テーマに迷った場合は、以下のトピックを参考にしてください。
- 今の仕事に対してどんな悩みがあるか
- 今の仕事のやりがいはどこか
- 職場や業務の改善点や改善提案はあるか
- これから挑戦したいことはあるか
- 今後どのように成長したいか
- プライベートでの悩みはあるか
ミーティング中
1対1での対話は緊張するため、部下が話しやすい環境を整えるのがポイントです。リラックスしつつ、部下の行動を促すアドバイスができるよう、以下の流れでミーティングに取り組みます。
- アイスブレイクを行う
- 部下が話したい内容に沿って進める
- 部下に気づきを与える
- 次回のアクションプランを与える
順に解説します。
アイスブレイクを行う
ミーティング早々、事前準備で用意したテーマについて話していては、業務感が出てしまい、リラックスして対話ができません。自分の悩みを打ち明けたり、言葉にしたりするのが苦手な部下もいるため、まずは話しやすい状況を作るのがポイントです。
話しやすい環境づくりのために、アイスブレイクを行います。アイスブレイクは業務に関連しない軽いトピックで行われ、上司から話題を作ることで部下の緊張がほぐれて話しやすい雰囲気が作れます。
また、1on1を実施する場所は社内の会議室ではなく、カフェや休憩所などカジュアルな場所で行うのも部下の緊張をほぐすのに有効です。
部下が話したい内容に沿って進める
事前にテーマの共有がされていたら、上司は一刻も早くアドバイスを伝えたくなるものですが、まずは部下が話したい内容に沿って会話を進めていきます。テーマが決まっていても、会話の主導権が上司に移らぬよう「今日は何を話すんだっけ？」と軽い感じで会話をはじめます。
部下から悩みや相談が出てきたら、上司は部下の話に耳を傾け、共感するのが大切です。聞き役に徹し、部下の話をさえぎったり意見を述べたりしないようにしましょう。
部下の感じていること、考えていることをすべて吐き出してもらえるよう、「どう考えたの？」や「そのあとどうしたの？」などと質問を投げかけるように対話するのがポイントです。
また、部下の言葉を繰り返したり、大きくうなずくなどのボディランゲージで反応を示すのも大切です。
部下に気づきを与える
部下が話し終えたら、上司は次に、部下へ「課題解決策」を考えさせます。このときも「どうすればいいと思う？どうしたい？」と質問を投げかけ、部下へ内観することを促します。
部下が出した解決策が、上司からみて間違っていたとしても否定してはいけません。なぜそう考えたのか、それをするとどういう結果になると思うかを質問し、部下が多角的にものごとを考えられるよう誘導します。
すぐに解決策が出てこなかった場合、上司から解決策を提案したくなりますが、部下の自発や自立を目的としているため、答えは教えるべきではありません。
部下が自分の意見をまとめられるよう、これまでの話をもう一度振り返り、部下に気づきを与える会話を繰り返していきます。
そして、部下が出した解決策に対して、実行した場合の問題点と実現の可能性について質問をします。ここで部下が「この解決策では解決できない」と判断すれば、再び内観と解決策の案だしに戻ります。
万一、解決策を導けない場合は、上司からヒントを出し、方向性を示してあげるとよいでしょう。
次回のアクションプランを与える
解決策が決まったら、実際にアクションプランに落とし、数値や行動目標を設定します。1on1での解決策は長期目標ではなく、ミーティング後や翌日から実行できる計画を立てるのがポイントです。
1on1はミーティング頻度が多く、周期も短いことから、次回までに実行して結果や課題を得られるような軽いアクションプランにするのをおすすめします。
実施後
1on1ミーティングの実施後は、記録の保存が大切です。なぜ記録させるのかについて具体的に解説します。
記録を保存する
1on1実施後は、ミーティング内容を部下に記録させます。上司と何を話したか、どんな解決策を見出したかを部下自身が記録することで解決策を見つけるまでの思考フローを振り返ることができます。
記録の保存は、前回のミーティング内容を振り返られるだけでなく、1on1で対話するテーマの重複防止が可能です。また、過去の記録を振り返ることで部下は自身の成長を感じられ、労働意欲の向上も期待できます。
そのほか、上司は所属する部下の人数だけ1on1を行わなければならないため、部下の状況を正しく把握することが求められます。他の部下の情報と間違えて1on1を実施しないよう、1on1実施後は記録を保存し、上司と部下で情報を共有しましょう。
部下が書いた記録に、上司からのコメントやアドバイスなどのフィードバックがあると、さらに部下とのより良い関係作りができます。
まとめ
本記事では、1on1での流れとポイントを時系列に沿って解説しました。1on1は部下とのコミュニケーションを深められ、部下の成長につながる貴重な機会です。
部下の自発・自立を促すために定期的なミーティングを実施し、部下の悩みや意見に耳を傾けるとともに、部下自身が解決方法を導き出せるようサポートしていく必要があります。
話しやすい場所を選んだりアイスブレイクを取り入れたりして、気軽に話せる環境づくりをしましょう。
