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おすすめの総務ツール11選!バックオフィス業務の効率化サービスをご紹介!

投稿日:2023年4月21日 /

更新日:2023年10月13日

おすすめの総務ツール11選!バックオフィス業務の効率化サービスをご紹介!
● 人事● 働き方改革● 問い合わせ情報管理● 採用業務効率化● 業務効率化● 総務

本記事では、総務業務に悩みを抱えている方に向けて、業務別のおすすめ総務ツールを紹介します。「総務業務を簡略化させたい」「総務部門の負担を減らしたい」というニーズがある方はぜひご覧ください。

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目次

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おすすめ総務ツール【帳票業務】

おすすめ総務ツール【帳票業務】

それでは、おすすめ総務ツールを紹介していきます。

最初に紹介するのは、帳票業務を簡略化できる総務ツール3社です。

 

費用

特徴

請求QUICK

【基本プラン】
・初期費用:0円
・月額費用:1人あたり550円(税込み)
※5人まで無料

【オプション】
・請求書:1枚当たり33円(税込み)
※50枚まで無料
・インターネットバンキング明細書取得:30回ごとに330円(税込み)
※30回まで無料
・郵送代行:1通あたり220円(税込み)

・請求書の発行や入金消込、仕訳を簡略化できる
・請求書発行の引き継ぎ業務が簡単になる

株式会社インフォマート

【基本プラン】
・初期費用:110,000円(税込み)~
・月額費用:22,000円(税込み)~

・請求書の受取業務も管理できる
・国内シェアで第1位を獲得している

バクラク請求書

【基本プラン】
・初期費用:0円
・月額費用:33,000円(税込み)~

・サービス継続率が99%と高い
・請求書の発行を簡略化できる

 

請求QUICK

帳票業務を簡略化できるおすすめ総務ツール1社目は、月額0円から利用できる「請求QUICK」です。

「請求QUICK」は経理業務を中心に効率化できるツールで、請求書の発行から入金消込や仕訳まで幅広い請求書業務をツール内で完結させられます。そのため、取引先が多く、請求書の発行が多い会社におすすめの総務ツールです。

また、請求書を一度作成すると取引先や品目を同時に登録できるため、引き継ぎ業務も簡単にできます。

 

内容

提供会社

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

費用

【基本プラン】
・初期費用:0円
・月額費用:1人あたり550円(税込み)
※5人まで無料

【オプション】
・請求書:1枚当たり33円(税込み)
※50枚まで無料
・インターネットバンキング明細書取得:30回ごとに330円(税込み)
※30回まで無料
・郵送代行:1通あたり220円(税込み)

特徴

・請求書の発行や入金消込、仕訳を簡略化できる
・請求書発行の引き継ぎ業務が簡単になる

こんな会社におすすめ

・請求書業務の凡ミスをなくしたい会社
・月額0円から試してみたい会社

 

BtoBプラットフォーム請求書

帳票業務を簡略化できるおすすめ総務ツール2社目は、国内シェア率第1位を獲得している「BtoBプラットフォーム請求書」です。

「BtoBプラットフォーム請求書」は多くの企業に使用されている総務ツールで、利用企業は83,000社をこえています。(2021年時点)

また、請求書業務の発行だけではなく、受取業務や支払い金額通知などにも対応しており、めんどうな請求書業務を一括で管理できます。

他にも、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、これらの形式で請求書を発行したい方におすすめです。

 

内容

提供会社

株式会社インフォマート

費用

【基本プラン】
・初期費用:110,000円(税込み)~
・月額費用:22,000円(税込み)~

特徴

・請求書の受取業務も管理できる
・国内シェアで第1位を獲得している

こんな会社におすすめ

・実績豊富な総務ツールを使用したい会社
・インボイス制度に対応した請求書を取り扱う会社

 

バクラク請求書

帳票業務を簡略化できるおすすめ総務ツール3社目は、請求書の発行を簡略化できる「バクラク請求書」です。

「バクラク請求書」は、3,000社以上の企業に使用されている総務ツールで、サービス継続率99%と多くの企業から高い評価を得ています。

また、実際に「バクラク請求書」を導入している企業の中には、導入後に請求書業務を80%削減できた企業もあります。

 

内容

提供会社

株式会社LayerX

費用

【基本プラン】
・初期費用:0円
・月額費用:33,000円(税込み)~

特徴

・サービス継続率が99%と高い
・請求書の発行を簡略化できる

こんな会社におすすめ

・利用者から高い評価を得ている総務ツールを導入したい会社
・AIを活用したツールを使用したい会社

 

おすすめ総務ツール【採用業務】

おすすめ総務ツール【採用業務】

次に、採用業務を簡略化できるおすすめ総務ツールを3社紹介します。

 

費用

特徴

採用一括かんりくん

【ライトプラン】
・初期費用:20,000円~
・月額費用:要相談

【スタンダードプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【プレミアムプランプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【オプション】
・歩留まり向上AI:要相談
・マイナビ連携:要相談
・オートメーション:要相談
・for中途:要相談
・LINE公式アカウント:要相談
・適性検査CUBIC:要相談
・IPアドレス制限:要相談

・高いコスパで採用業務を簡略化できる
・LINEを活用したやり取りができる

HRMOS採用

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

・大手転職サイトが運営している
・採用業務を96%軽減した実績がある

sonar ATS

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

・現場で働いている採用担当がおすすめしている
・わかりやすいデザインにこだわって作成されている

 

採用一括かんりくん

採用業務を簡略化できるおすすめ総務ツール1社目は、高いコストパフォーマンスで採用業務を簡略化できる「採用一括かんりくん」です。

「採用一括かんりくん」は、2022年上半期の「Good Product(採用管理・選考管理システム部門)賞」を受賞しています。

「採用一括かんりくん」では採用業務を自動化して一元管理でき、採用事務工数の75%を削減できた実績があります。また、LINEと連携することで、応募者とのスムーズなやり取りも可能です。

 

内容

提供会社

HRクラウド株式会社

費用

【ライトプラン】
・初期費用:20,000円~
・月額費用:要相談

【スタンダードプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【プレミアムプランプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【オプション】
・歩留まり向上AI:要相談
・マイナビ連携:要相談
・オートメーション:要相談
・for中途:要相談
・LINE公式アカウント:要相談
・適性検査CUBIC:要相談
・IPアドレス制限:要相談

特徴

・高いコスパで採用業務を簡略化できる
・LINEを活用したやり取りができる

こんな会社におすすめ

・志願者からの返信率をアップさせたい会社
・コストをおさえた総務ツールを導入したい会社

 

HRMOS採用

採用業務を簡略化できるおすすめ総務ツール2社目は、大手転職サイトのビズリーチが運営している「HRMOS採用」です。

「HRMOS採用」は、求職者の転職活動を支援している転職サイトが運営しているため、企業が抱えている採用課題に応じて最適なサポートをしてくれます。

例えば、志願者とのやり取りを一括でまとめたり、面接などの日程調整を一目でわかるようにできたりなどです。実際に利用した企業の中には、ツールの導入後に採用業務を96%軽減できた成功事例もあります。

 

内容

提供会社

株式会社ビズリーチ

費用

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

特徴

・大手転職サイトが運営している
・採用業務を96%軽減した実績がある

こんな会社におすすめ

・豊富なノウハウから採用業務をサポートしてもらいたい会社
・使いやすさを重視している会社

 

sonar ATS

採用業務を簡略化できるおすすめ総務ツール3社目は、現場で働く採用担当者から高い評価を得ている「sonar ATS」です。

「sonar ATS」は、2022年8月期の利用者満足度調査で、採用担当がおすすめしたいATSで第1位を獲得しています。そのため、実際の採用業務に必要な機能が集約された総務ツールだと言えるでしょう。

また、わかりやすさにこだわったデザインで作成されているため、初めてツールを使用する方でも安心して利用できます。

 

内容

提供会社

Thinkings株式会社

費用

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

特徴

・現場で働いている採用担当がおすすめしている
・わかりやすいデザインにこだわって作成されている

こんな会社におすすめ

・必要な機能だけが集約されたツールを使用したい会社
・初めてツールを導入する会社

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おすすめ総務ツール【経費精算業務】

おすすめ総務ツール【経費精算業務】

次に、経費精算業務のおすすめ総務ツールを3社紹介します。

 

費用

特徴

楽楽精算

【基本プラン】
・初期費用:110,000円(税込み)
・月額費用:33,000円(税込み)~

・多くの企業が導入している
・顧客満足度が高い

TOKIUM経費精算

【ビジネスプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:10,000円~

【エンタープライズプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:100,000円~

・経費精算業務を90.1%削減した実績がある
・申請・承認作業が簡単

ジョブカン経費

【中小企業向けプラン】
・初期費用:0円
・月額費用:1人あたり440円(税込み)

【大企業向けプラン(500人以上)】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【オプション】
・初期設定プラン:308,000円~

・多くの企業に使用されている
・業界でも安い価格設定がされている

 

楽楽精算

経費業務を簡略化できるおすすめ総務ツール1社目は、多くの企業から選ばれている「楽楽精算」です。

「楽楽精算」は導入実績が12,000社と多くの企業に選ばれているほか、さまざまな賞も獲得しています。

  • 累計導入社数第1位
  • 電子帳簿保存法対応社数第1位
  • 顧客満足度第1位

これまでの実績を重視して多くの経費精算向けの総務ツールを探しているなら、「楽楽精算」がおすすめです。

 

内容

提供会社

株式会社ラクス

費用

【基本プラン】
・初期費用:110,000円(税込み)
・月額費用:33,000円(税込み)~

特徴

・多くの企業が導入している
・顧客満足度が高い

こんな会社におすすめ

・実績のある総務ツールを使用したい会社
・電子帳簿保存法などに対応している総務ツールを使用したい会社

 

TOKIUM経費精算

経費業務を簡略化できるおすすめ総務ツール2社目は、紙でのやり取りから電子版でのやり取りに切り替えられる「TOKIUM経費精算」です。

「TOKIUM経費精算」では、申請者がスマホでレシートを撮影してポストに投函し、承認者はスマホで承認ボタンを押すだけと、操作性はとてもシンプルです。そのため、使いやすさと満足度の高さで第1位を獲得しています。

また、実際に導入した企業では経費精算業務を90.1%削減しているなど、経費精算作業を大幅に改善できる総務ツールだと言えるでしょう。

 

内容

提供会社

株式会社TOKIUM

費用

【ビジネスプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:10,000円~

【エンタープライズプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:100,000円~

特徴

・経費精算業務を90.1%削減した実績がある
・申請・承認作業が簡単

こんな会社におすすめ

・紙での経費精算をなくしたい会社
・高いデータ入力精度で経費精算のミスを減らしたい会社

 

ジョブカン経費

経費業務を簡略化できるおすすめ総務ツール3社目は、これまでの多くの会社に使用されてきた「ジョブカン経費」です。

「ジョブカン経費」は、シリーズ累計150,000社を突破している多くの企業に使用されている総務ツールです。そのため、実績豊富な総務ツールを探している方におすすめできます。

また、シンプルで使いやすいデザインや業界最安クラスの価格設定であることから、中小企業にも受け入れやすいと言えるでしょう。

 

内容

提供会社

株式会社 DONUTS

費用

【中小企業向けプラン】
・初期費用:0円
・月額費用:1人あたり440円(税込み)

【大企業向けプラン(500人以上)】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【オプション】
・初期設定プラン:308,000円~

特徴

・多くの企業に使用されている
・業界でも安い価格設定がされている

こんな会社におすすめ

・コスパの良い総務ツールを導入したい会社
・実績豊富な総務ツールを導入したい会社

 

おすすめ総務ツール【社内の問い合わせ業務】

おすすめ総務ツール【社内の問い合わせ業務】

次に、社内の問い合わせ業務におすすめの総務ツールを2社紹介します。

 

費用

特徴

AIさくらさん

【基本プラン】
・初期費用:100,000円~
・月額費用:30,000円~

・AIを活用して問い合わせ業務を簡略化できる
・利用満足度が平均97%と高い

LOOGUE FAQ

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【ライトプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

・利用状況に合わせてAIが最適化してくれる
・多言語に対応している

 

AIさくらさん

社内の問い合わせ業務を簡略化できるおすすめ総務ツール1社目は、社内向けのAIチャットボット「AIさくらさん」です。

「AIさくらさん」は、よくある問い合わせ内容や、特定の担当にしかわからない内容などを自動で回答してくれる社内チャットです。

カスタマイズ性にも優れており、外部システムとの連携や有人問い合わせの対応など、自社に合ったチャットボットに設定を変更できます。

 

内容

提供会社

株式会社ティファナ・ドットコム

費用

【基本プラン】
・初期費用:100,000円~
・月額費用:30,000円~

特徴

・AIを活用して問い合わせ業務を簡略化できる
・利用満足度が平均97%と高い

こんな会社におすすめ

・よくある問い合わせ内容を自動化したい会社
・カスタマイズ性に優れたチャットボットを使用したい会社

 

LOOGUE FAQ

社内の問い合わせ業務を簡略化できるおすすめ総務ツール2社目は、初めての方でも簡単に導入できる「LOOGUE FAQ」です。

「LOOGUE FAQ」は、PDCAサイクルを意識した継続的な運用ができるチャットボットです。毎週15分のメンテナンスだけで、利用状況に合わせてAIがチャットボットを最適化してくれます。

 

内容

提供会社

ARアドバンストテクノロジ株式会社

費用

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

【ライトプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

特徴

・利用状況に合わせてAIが最適化してくれる
・多言語に対応している

こんな会社におすすめ

・AIにチャットボットを最適化してほしい会社
・外国語を話す従業員が多い会社

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総務ツールを導入する目的

総務ツールを導入する目的

最後に、総務ツールを導入する目的を4つ紹介します。

【総務ツールを導入する目的】

  • 総務業務の属人化解消
  • 人材不足の解消
  • 多様な働き方への対応
  • 総務業務の精度向上

 

総務業務の属人化解消

総務ツールを導入する目的1つ目は、総務業務の属人化解消です。属人化とは、専門性の高い業務を特定の従業員1人に担当させることで、その人が退職で不在になると業務を頼める人が居なくなってしまうことです。

そして、総務ツールは属人化問題を解消します。というのも、総務ツールを導入することで業務をパターン化して自動化できるため、誰でも同じ方法で処理ができるようになるからです。

そのため、総務業務を特定の従業員に任せている会社は、総務ツールを導入して誰もが対応できる環境にしておきましょう。

 

人材不足の解消

総務ツールを導入する目的2つ目は、人材不足を解消できることです。というのも、総務ツールを導入することで従業員一人あたりの業務時間を短縮できるため、一人あたりの担当業務量を増やせるからです。

また、総務担当者の業務が効率化されることで、少ない人員で業務を回すこともできます。

 

多様な働き方への対応

総務ツールを導入する目的3つ目は、多様な働き方に対応できることです。というのも、総務ツールを導入することで、社員がオフィスにいなくても必要な情報や書類にアクセスでき、勤怠管理や経費精算といった業務をオンライン上で完結させられるからです。

新型コロナの影響でテレワークやフレックスタイムといった多様な働き方を導入している企業が増えています。時代に乗り遅れている会社だと思われないためにも、多様な働き方に対応していける環境作りが大切です。

 

総務業務の精度向上

総務ツールを導入する目的4つ目は、総務業務の精度向上です。というのも、総務ツールを導入することで、経費精算や給与計算などの入力業務を自動化でき、正確かつ迅速に対応できるからです。

例えば、総務部門の手作業による入力や計算のミスは、他部署に迷惑がかかったり、従業員からのクレームにつながったりする場合があります。その結果、企業全体の業務効率を下げる要因につながる可能性もあるでしょう。

会社全体の業務効率化を目指すためにも、総務ツールを導入して業務精度の向上を図ることが大切です。

【kyozon編集部おすすめ】総務ツールとあわせて検討したい「OFFICE DE YASAI」

健康な食事で福利厚生

導入をおすすめする企業の例
・従業員の会社満足度を向上させる福利厚生を探している
・オフィスの近くに飲食店が少ない
・企業規模にあわせた福利厚生サービスを利用したい


OFFICE DE YASAIは、従業員の食生活改善に役立つ「置き型健康食」の福利厚生サービスです。専任の管理栄養士が、日本全国の多様なヘルシーフードを厳選し、健康的な食事を1品100円から手軽に提供します。

冷蔵庫のメンテナンスや商品補充はOFFICE DE YASAIで行うため、手間がかからず導入できるのが利点です。

健康経営への取組みや福利厚生の充実で企業イメージアップを図り、離職率低下・採用強化に役立てられます。身近で手軽に利用できる福利厚生サービスとして、OFFICE DE YASAIを比較検討の候補に入れてみませんか。

格安サラダが社員価格で購入できる
格安サラダが社員価格で購入できる
大体100~200円程度の商品ですが、コンビニやスーパーで購入するよりはかなり安く購入できるので女性社員を中心にかなり好評になっています。社員食堂のガラスケースの冷蔵庫に様々な種類のフルーツやサラダが置いてあることは華やかで楽しいな感じます
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  • 業種:エネルギー / 環境 / リサイクル系
  • 会社名:株式会社サニックス
  • 従業員規模:101〜300人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:係長・主任クラス

気軽に野菜が食べれる
気軽に野菜が食べれる
1週間に2回配達員の方が勝手に持ってきてくれるので私たちの煩わしさはなくて気軽に昼ご飯を新鮮な状態で食べることができるようになりました。決済方法も専用のスマートフォンアプリで簡単にできますし、金額も高くもないので便利に使えるのがメリットだと思います。
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  • 業種:サービス / 外食 / レジャー系
  • 会社名:-
  • 従業員規模:11〜30人
  • 部署:人事部門
  • 役職:部長・課長クラス
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【kyozon編集部おすすめ】システム連携で事務業務を効率化!「ジンジャーシリーズ」

総務ツールに加え、事務業務全般の効率化を図れるサービスの導入も検討してみましょう。複数の事務業務を連携してサポート可能な「ジンジャーシリーズ」を、次の3つピックアップして紹介します。

  • ジンジャー勤怠
  • ジンジャー給与
  • ジンジャー経費

それぞれの詳細を解説します。

【勤怠集計を自動化!】ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠

勤怠管理の工数を削減

導入をおすすめする企業の例
・法改正にスムーズな対応ができる勤怠システムを導入したい
・シンプルな勤怠管理システムを探している
・勤怠の集計業務にかかる工数を削減したい


ジンジャー勤怠は勤怠管理業務を自動化でサポートするサービスです。各従業員の残業時間の集計や、有給休暇の残日数の計算、打刻漏れの確認など、手間がかかりがちな業務を効率化できます。法令遵守対策ができるアラート機能もあります。

勤怠情報は従業員の入力と同時にリアルタイムで反映されるため、管理側の抜けや漏れ、遅延や行き違いも無くすことができます。紙の書類を観て手入力をする必要もなくなるため、ペーパーレス化や業務の電子化にも最適です。

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【勤怠管理と連携して給与計算!】ジンジャー給与

ジンジャー給与

給与計算を自動化

導入をおすすめする企業の例
・給与計算にかかる工数を削減したい
・従業員ごとに給与の支給タイミングが異なる
・給与明細や年末調整まで対応しているシステムを導入したい


ジンジャー給与は給与計算の自動化に強みを持つサービスです。ジンジャー勤怠との連携で給与を自動計算する機能が備わっているため、あわせて導入することで手作業やExcel経由の入力作業も不要にできます。

WEB明細機能も搭載されているため、ペーパーレス化の推進にも役立ちます。業務の手間を省くだけでなく、コピー用紙の調達削減などのコスト対策にも繋げられるでしょう。

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【経費精算のデジタル化を推進!】ジンジャー経費

ジンジャー経費

経費精算の工数を削減

導入をおすすめする企業の例
・経費管理にかかる工数を減らしたい
・レシートや領収書などを電子管理したい
・バックオフィス業務のリソースが不足している


ジンジャー経費は経費精算業務の効率化サービスです。レシートや請求書などの紙媒体を高精度なOCR機能(画像内の文字を読み取る機能)を電子化でき、管理や手入力の手間を大幅に省くことができます。確認や差し戻し作業などの負担も減らせます。

また、ジンジャーシリーズでは無料トライアルも提供されています。「サービスは自社のシステムや手順、ルールに合うのか?」「従業員に操作できるのか?」という疑問を、操作感を確かめながら確認できるでしょう。

まずは資料請求をおこない、無料トライアルの利用を検討してみましょう。

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総務ツールのよくある質問

総務ツールに関するよくある質問と回答をご紹介します。

  • 総務ツールを利用するメリットは何ですか?
  • 総務ツールを導入する際の注意点を知りたい
  • 総務ツールによって業務を効率化する流れを知りたい

1つずつ詳しく解説していきます。

総務ツールを利用するメリットは何ですか?

導入するツールによって具体的な内容は異なりますが、総務ツールを利用することでコストを削減して業務を効率化できるメリットがあります。

総務ツールの導入によって業務を「見える化」できるため、現場の課題を明確にしやすく効率的かつ迅速に解決策を提案できます。さらに、ツールによって人的ミスを減らすことができるため、一人あたりの生産性が向上して結果的に人的コストも削減できるでしょう。

ただし、業務内容におけるのメリットは導入するツールの種類や機能によって異なるので、現場の課題に応じたサービスを選択しましょう。

総務ツールを導入する際の注意点を知りたい

総務ツールは闇雲に導入しても、満足できる導入効果を得られない可能性があるため注意が必要です。

従業員のスキルや人数、対象となる業務のボリュームは各会社によって異なるため、すべての業務を総務ツールに代替することはおすすめできません。現場の課題を元に、総務ツールの導入で達成したい目標をあらかじめ設定して、既存の従業員で対応できる業務とツールに任せたい業務を明確に分けておきましょう。

総務ツールによって業務を効率化する流れを知りたい

総務ツールによって業務を効率化するためには、現状の課題を整理して解決策を検討し、課題を解消できるツールを選択した上で効果を検証する必要があります。
具体的には、以下の4つのプロセスに分かれます。

 内容
課題の整理対象部門が抱えている業務を洗い出して課題をピックアップする
改善策の検討課題に対する改善策を検討して取り組む優先順位を決める
ツールの導入解決優先度の高い課題を対象にツールを導入する
効果測定・改善ツール導入による効果を測定し、結果に応じて適切な対処をおこなう


総務ツール導入によって必ずしも課題が解消できるわけではないので、導入して終わりではなく、定期的にモニタリングして効果測定をおこないましょう。

まとめ

本記事では、おすすめの総務ツールを業務別でまとめました。総務業務は、会社によって担当する業務が異なります。例えば、経費精算や帳票作成、採用業務などがあるでしょう。

そのため、総務ツールを導入して総務部の業務を簡略化させたい場合は、課題を抱えている業務を事前に確認しておく必要があります。

そして、課題を解決できる総務ツールを見つけることが大切です。

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