人手不足でお悩みの方は
＼ こちらの記事がおすすめ！ ／
オフィスをきれいにするファイリングのコツは？
ファイリングが上手くいかない理由は、保管のルールがあいまいだったりルールが共有されていないことが原因です。
ファイリングする時には次の3つを基本軸にして、ルールを定めましょう。
破棄する書類を決める
不要な物、保管すべきものが決まっていないと、書類はたまっていくばかりです。
まずは破棄する書類とファイリングする書類に分けましょう。
- 不要な書類はすぐに破棄する
- 保管期間を決め、過ぎたらシュレッダーにかける
- ファイリングルールに則って保管するものは
このように分類し、保管すべきものを決めてからファイリングします。
後ほど詳しく紹介しますが、法律で保存期間が決められている書類もあり、例えば領収書・納品書・契約書などは７年間の保存が求められているので、ルールに則って保管が必要です。
追加や破棄しやすいようにする
保管しているファイルは、追加や破棄する時のことも考えてファイリングしましょう。
バインダー式のファイルは追加や破棄したい書類をすぐに取り出せないので、ついつい面倒になってファイリングを後回しにしがちです。
顧客ファイルやプロジェクト用のファイルなど、更新されるタイプのファイルはクリアファイルやリング式のファイルに保管すると良いでしょう。
また、破棄する書類は一つにまとめておけば残しておく書類が分かりやすくなります。
立てて保管する
ファイリングする時は平置きして寝かさず「立てて」保管します。トレーに分けて保管したとしても、下になった書類は埋もれる可能性もあるのでおすすめできません。
どこに何があるのか分かりにくいので、見つけるのに時間がかかってしまいます。重ねることで書類が折れたり曲がったりするデメリットもあるので、BOXなどに立ててファイリングしましょう。
▼人手不足でお悩みの方はこちらの記事がおすすめ！▼
見やすくするためのファイルの種類
ファイリングは「欲しい情報がすぐに手に入る」ように行うことがポイントです。見やすいファイリングにするためには、用途や目的によって使用するファイルを選んで保管しましょう。
ここではファイリングに使用するファイルの種類をご紹介します。
ファイルBOX
ファイルBOXを使ってファイリングする方法は、書類を取り出さなくても保管されているファイルが何なのか一目で分かります。持ち運びにも便利なので、共有ファイルを保管するのにも便利です。
ファイルBOXは収納するファイルの量にかかわらずBOXサイズ分のスペースが必要なので、保管場所の確保が必要です。
インデックス付きクリアファイル
クリアファイルは中身がすぐに分かるので、ファイルに入れたまま活用したい場合に便利です。値段も安いので、案件ごと、顧客ごとにファイリングしてもそれほどコストはかかりません。
シール・ラベル・インデックスなどを使用して日付や名前を付けておけば、重なった場合でも何のファイルか分かります。また、カラーファイルを使えば色だけで中身を把握し区別できるのでおすすめです。
例えば未処理は赤、承認待ちは黄色、完了は青など視覚で直感的に判断できます。ファイルに差し込むだけなので、綴じ込む手間が省ける点もメリットです。
バインダー
バネのついたレバー付きのバインダー（Z式）は、書類をまとめて挟むだけの簡単なファイリング方法です。
背表紙にタイトルや年代・種類などを記載し、棚に並べられ、キャビネットに収納も可能です。
案件やプロジェクトごとにまとめたり、A4の書類と領収書など大きさの異なる書類を一緒にして保管したい場合に役立ちます。
書類を挟むだけの簡単な収納方法ですが、重ねて挟み込むので書類の出し入れや並び替えが面倒になるデメリットがあります。
電子化
紙の書類をデータとして保存すれば、場所を取らずにすむのでデジタル化できるものはデータとして残し、紙は処分しましょう。
データ化しておけばファイル名からすぐに書類を検索できるメリットがあります。保管する場所も必要ないので、破棄する書類の選別に悩むこともありません。
また、クラウド型のファイルシステムを活用すれば容易に共有もでき、作業効率UPやコピーの必要がなくなるためコスト削減につながります。
ただし、以下のように紙の状態で保管が義務付けられている書類もあるので、要・不要の判断をする時は注意しましょう。
- 永年保存
＜総務・庶務関係＞
定款、株主名簿、会社の設立・登記、訴訟に関する文書、固定資産や商標権の関連書類
- 10年
＜総務・庶務関係＞
株主総会議事録、取締役会議事録、創立総会議事録、製品の製造・加工・出荷・販売記録
＜経理・税務関係＞
会計帳簿及びその事業に関する重要な資料、計算書類等
- 7年
＜経理・財務関係＞
取引に関する帳簿、決算関係書類、青色・白色申告者の帳簿書類
- 5年
＜総務・庶務関係＞
有価証券届出書、有価証券報告書及び添付書類、訂正報告書の写し
＜経理・税務関係＞
会計参与が作成する書類、監査報告、会計監査報告
＜労働安全衛生関係＞
健康診断個人票、医師の面接記録
- 3年
＜人事・労務関係＞
労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・退職、災害補償に関する書類、賃金その他労働関係の重要書類
＜労働安全衛生関係＞
身体障害者雇用関係書類、労災保険に関する書類、派遣元・派遣先管理台帳
- 2年
＜労働安全衛生関係＞
雇用保険・健康保険・厚生年金保険に関する書類
- 1年以下
＜総務・庶務関係＞
会社合併・分割（吸収・新設）に関する書面
＜経理・税務関係＞
株式交換契約・株式移転計画に関する書面
▼文書管理に強いオンラインストレージならこちらがおすすめ！▼
▼契約書管理におすすめのサービスはこちら！▼
ファイルの分類4つのルール
ファイリングは予め定めたルールに沿って分類すると、整理された状態が保たれます。
次の4つの分類ルールを理解し、オフィス全体で共有しましょう。
時系列ごとに分ける
書類を年代や日付を基準にファイリングする方法は、誰にでも分類する基準が分かりやすいためファイリングの基本になるルールです。
書類の内容や使用場面にかかわらず年月を基準にまとめると、ファイリングした人以外でも探しやすく、保管ルールを共有しなくても何を基準に分類しているかがすぐに分かります。
法的な書類や期限が決まっている書類を時系列で整理すると、保管や破棄するタイミングが分かりやすくなります。
カテゴリーごとに分ける
2つ目は領収書、顧客ファイル、企画書など、時系列よりもカテゴリーごとに分ける方法です。
カテゴリーは誰にでも分かる大きな分類から始め、その中でさらに細分化すると周りの人から見ても識別しやすくなります。
また、「その他」のようなカテゴリーを作り、カテゴリーに当てはまらない書類や文書もそこに入れるようにするとよいでしょう。
カテゴリーごとにファイリングし、さらに時系列に分けるとより分かりやすくなります。
使用頻度別に分ける
毎日使うもの、定期的に使うもの、年に1回使うもの、のように使用・閲覧頻度に分けてファイリングする方法です。
例えば進行中のプロジェクトはAのファイル、定期的に見るマニュアルや資料はB、取り扱い説明書のような滅多に使わないけれど取っておかなければならない書類はC、のように分けておけば、取り出しやすく追加や破棄する基準にもなります。
また、使用頻度が高い書類は手前に保管するなど、場所にも工夫すると作業効率も向上します。
使用目的別に分ける
「経理・総務・営業」のように部署ごとに分類したり「取扱説明書」「出張申請」など使用目的ごとに分ける方法です。
例えば「出張用」というファイルに出張時に必要な書類一式をファイリングしておけば、出張申請が初めての人でもファイルの中身を見れば、手続き方法まで分かります。
特定の書類を探す場合、そのファイルがどのカテゴリーに属するかが分からない人もいるので、「ファイリングリスト」を作成し一覧化すると探す工数の削減につながります。
▼人手不足でお悩みの方はこちらの記事がおすすめ！▼
ファイリングの注意点
ファイリングのコツはルールに則って分類し保管することですが、ルールに縛られ過ぎてかえって見つけられないこともあります。
効率よくファイリングするためには、以下の点に注意しオフィスで共有しておきましょう。
進行中のファイルは保存しない
進行中の案件やどこにファイリングするかすぐに判断できない書類は「一次保存BOX」にまとめておくとデスク回りがすっきりします。
プレゼン資料や契約書、企画書などはファイリングしてしまうとかえって見つけにくくなってしまうので、動きのある書類は所定の場所に一時保管しておきましょう。
細かすぎるルールを作らない
ファイリングのルールを細かく設定しすぎると「どこに分類していいか判断に迷う」「ルールが覚えられない」「細かく分かれ過ぎていて場所を取る」などのデメリットが発生します。
先ほどご紹介した4つの分類方法を参考に、会社の事業形態や状況に合わせて1〜2つのルールを組み合わせるのがおすすめです。
ファイリングの時間を作る
せっかくファイリングのルールや保管場所を決めても、整理整頓する時間がなければ意味がありません。1週間ごと、1カ月ごとにファイリングするか、できれば1日5分程度書類を整理する時間を作りましょう。
就業前や出社後すぐなど、時間を決めて書類をため込まない習慣をつけることが大切です。
【kyozon編集部ピックアップ】あわせて活用したいファイル管理サービスをご紹介
重要な情報は、アプリやソフトを導入してクラウド上でデータ管理することも検討してみましょう。
ワンプラットフォームで様々な機能が使えるツールを活用すれば、ファイル管理作業の効率は飛躍的にアップします。情報漏洩が心配なら、セキュリティ対策がしっかりと講じられているアプリを選ぶと安心です。
それではここからは、おすすめのファイル管理サービスをご紹介します。
漏洩チェッカー
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社スタメン |
| 価格・プラン | PC1台につき100円/月 ～ ※サイトに料金シュミレータあり ※別途、見積もり可能 |
| 無料トライアル | あり |
| 主な特徴 |
|
漏洩チェッカーは、内部からの情報漏洩防止を目的としたクラウドセキュリティサービスです。ずさんな情報管理による重要情報の流出を防ぐため、漏洩チェッカーには、さまざまな機能が装備されています。
端末にどのようなハードウェアやソフトウェアがインストールされているか一元管理され、利用状況や更新時期の把握が可能。フォルダが勝手にダウンロードされた場合はアラートで管理者に報告して、情報を適切に守ることができます。
自社の情報管理体制に合わせて必要な機能を自由に組み合わせられるので、低コストでのIT資産管理が可能になります。
FUNDOOR
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社FUNDINNO |
| 価格・プラン |
※別途、オプショナル機能あり |
| 無料トライアル | あり |
| 主な特徴 |
|
FUNDOORはスタートアップのためのクラウド経営管理ソフトです。プレ・シード、シード期、あるいはシリーズA・B期など、企業のステージに合わせた利用が可能で、経営管理に関わる煩雑な業務を一元化します。
ペーパーレスのやり取りが実現できるため、総会案内の発行や郵送業務は不要、議事録も自動で作成できます。株主への情報提供はシステム上で共有でき、面倒な資料の分類や整理、メール送信も必要ありません。
セキュリティ対策も万全で、アクティビティログは全て自動記録、保存データは毎日、自動でバックアップされます。データ紛失の心配がなく、安心して本来の業務に集中することができます。
Spinno（スピ―ノ）
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社SPinno |
| 価格・プラン | 初期費用＋月額費用 ※詳細は要問い合わせ ※月額費用はアカウント数によって変動 ※オプション機能あり |
| 無料トライアル | なし |
| 主な特徴 |
|
Spinnoは、メーカーや小売店で扱う販促物の管理や発注方法など、販促業務の課題を改善するプラットフォームです。バラバラに管理されていたデータを一元化し、どこに何があるのかを共有して見える化します。
販促を担う部門で生じる大量のPOPやデザイン、営業資料や商品画像などはサムネイルで一覧に。すみやかにデータを探しやすくなり、業務効率を改善します。
Spinnoでは専用ソフトがなくてもデザインの編集が可能。制作データは自動で共有され、二次的な利用も可能です。販促業務のDX推進を通じて、販促物の管理・運用におけるロスやコストを削減するツールです。
matriXagent（マトリックスエージェント
| 内容 | |
| 提供会社 | アイマトリックス株式会社 |
| 価格・プラン |
※メ―ルアドレス数に応じて、別途従量料金が必要 |
| 無料トライアル | 要相談 |
| 主な特徴 |
|
matriXagentは、安全で簡単に添付ファイルの送信を実現するセキュアファイル・メール送信サービスです。
メールとファイルをサーバーで分離した後に、ファイル転送とユーザー認証を担う「matriXagent中継センター」を経由してファイルを安全に送信する仕組みで、従来のPAAP運用を脱却したい、あるいは情報漏洩対策を強化したい企業向けのサービスです。
今までの運用を変更することなくメール送信ができるので、新しいルールや操作を覚える必要はありません。スパム対策や誤送信対策など、さまざまなオプション機能を必要なだけ追加することで、情報漏洩対策をさらに強化することができます。
Brushup
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社 Brushup |
| 価格・プラン |
※割引あり（年間契約の場合） |
| 無料トライアル | あり |
| 主な特徴 |
|
Brushupは、さまざまな形式で送られてくる制作物の管理に役立つツールです。送られてきたファイルをチェックする際に必要なダウンロードや専用アプリは不要で、そのまま編集・管理することができます。
制作物は用途に合わせて、サムネイルやテキストベースのリストなどで表示され、一度にたくさんの情報をまとめて管理することができます。制作物を一括登録したり、情報のCSV出力も可能です。
Brushupに登録している企業とは「申請」によって連携可能で、制作物のスムーズなやり取りにもつながります。連携した企業とは、さまざまなアイデアや情報を共有することで新たなビジネスの創出にも役立ちます。
まとめ｜ファイリングのコツはルール作りと電子化の活用
デスク回りや共有のキャビネットなど、オフィスの書類を効率よくファイリングするには、企業形態に合わせたルール作りをすることです。
まずは保管場所や廃棄のタイミング、分類する基準を定め、従業員が把握し実施できるルールを作りましょう。上手くファイリングすることも大切ですが、これからの時代は紙の書類をため込まないことも考えなければなりません。
不要な書類を破棄しデータ化できるものは紙で保存しないようにすれば、コストや工数の削減につながります。
書類管理ツールなどを活用しクラウド上で保管すれば、整理・検索・管理しやすくなるのでオフィス全体で検討していきましょう。
▼人手不足でお悩みの方はこちらの記事がおすすめ！▼
