【採用担当者向け】メール返信の基本や例文、おすすめの採用支援ツールを紹介

採用担当者のメール返信の基本

採用担当者にメールを返信するときに基本となるポイントは、以下の4つです。

• 問い合わせには迅速に返信する
• 件名で簡潔に要件を伝える
• 本文は長くしない
• 企業イメージを意識した言葉遣いを心がける

面接に至る前の問い合わせプロセスや、面接後のコミュニケーションにメールが非常に重要になるため、採用担当者の人はメールに関する基本を押さえておきましょう。

問い合わせには迅速に返信する

問い合わせをした人の不安を早期に解消するためにも、メールの返信は迅速に行いましょう。返信の目安は、当日～数日中の営業時間内での返信が望ましいです。諸事情により問い合わせへの回答が遅れそうなら、いつ頃に返信をするかを記載したメールを送ると応募者の不安を減らせます。

採用プロセスを迅速かつスムーズにするために、心がけたいポイントは2つあります。

• 書類選考の結果を素早く伝える
• 面接日は早めに調整する

書類選考の結果を素早く伝える

1つめのポイントは、書類選考の結果を素早く伝えることです。書類選考に通過した人はもちろん、選考に落ちてしまった人にも素早い対応を心がけましょう。結果を早く知らせてくれる企業は、レスポンスが良くポジティブなイメージを与えられるでしょう。

面接日は早めに調整する

2つめのポイントは、面接日は早めに調整してメールで伝えることです。面接日程を早く決められない会社は、求職者にルーズな印象をもたれてしまいます。面談の日程をなかなか決められず、他社の採用が決まってしまったということがないように、面接の候補日は早めに提案しましょう。

なお、メール返信を急ぐあまり、誤字脱字に気づかず送信をしてしまうミスはよくありがちです。一度書いたメールは忘れず読み返し、誤字脱字がないかをチェックしてから求職者へ送信しましょう。

件名で簡潔に要件を伝える

何も書いていない件名で、メールを送信するのはやめましょう。タイトルがないと、求職者が知らないアドレスからのメールを迷惑メールだと思って削除してしまう可能性が高まります。必ずメールの件名には要件を書き、求職者が採用に関するメールだと分かるよう工夫しましょう。

簡潔かつわかりやすい件名の例は、以下の通りです。

• 【株式会社○○】面接の日程調整に関するご連絡
• 【株式会社○○】面接用書類送付のご案内
• 【株式会社○○】求人募集のお問い合わせに関する回答
• 【株式会社○○の××です】書類選考の結果に関するお知らせ

例文を参考にして分かりやすい件名を考え、応募者のメールスルー事故を防止しましょう。会社の名称や担当者名、連絡内容の概要などを件名に入れると良いでしょう。

本文は長くしない

メールには、伝えたい内容を簡潔にまとめるように心がけましょう。本文が長いと本題が分かりにくくなり、求職者の混乱を招いてしまいます。本文を長くしないためには、同じ内容を繰り返さないようにするのがポイントです。

特に感情を盛り込む文を作成する際には、つい長い文章でお礼をしてしまいがちです。「心より感謝しております」の一文だけでも、気持ちは相手に伝わります。本文の内容がくどくなりすぎないよう、シンプルかつ簡単な文で感謝を述べるよう心がけてみましょう。

企業イメージを意識した言葉遣いを心がける

応募者は、メールの文面からも企業の雰囲気を判断します。企業のイメージに合わない言葉は使わず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。文章に問題がないかを判断するためにも、書いた文面は一度声に出して読んでみることが大切です。

記入をするよりも会話の方が文章を組み立てやすいならば、音声入力サービスを活用する方法もあります。パソコンに搭載されている音声入力ツールや、スマホのアプリなどを活用し、自分の声を文章に文字起こししてみましょう。また、作成した文章を見直す際には、誤字脱字チェックツールなどを活用するのも有効です。

【パターン別】メール返信用テンプレート

ここではパターン別に、作業メールへの返信用テンプレートを紹介します。紹介するパターンは以下の6つです。

• 人材募集の応募受付後の返信
• 採用に必要な書類の連絡
• 書類選考通過後の面接の日程調整
• 採用の通知
• 不採用の通知
• 応募者からの辞退メールへの返信

テンプレートを基に自社に合うように改善して、返信のスピードアップを目指してください。

人材募集の応募受付後の返信

求人への応募受付が完了し、書類選考の詳細を後日連絡することを想定したメールのテンプレートを紹介します。

採用に必要な書類の連絡

採用に必要な書類は、新卒と中途採用の2パターンを想定してください。中途採用の場合、履歴書だけでなく職務経歴書の提出も依頼しましょう。

上記の内容は新卒採用向けのものですが、中途採用の場合は、提出書類を以下に変更すると良いでしょう。

1. 履歴書（写真貼付）
2. 職務経歴書
3. 資格証明書（必要に応じて）

書類選考通過後の面接の日程調整

書類選考通過後の面接の日程調整メールのテンプレートは、以下の通りです。

候補の日付や時間帯は3パターンほど、企業側から提示しましょう。応募者が迷わないよう、面接場所や当日必要なものなども明記しておいてください。オンライン面接をする場合は、実施方法も詳細に伝えるよう心配りをすると、親切丁寧な印象を与えられます。

採用の通知

応募した人は複数社で選考を受けている可能性があるため、採用が決まり次第すぐに結果を知らせるようにしましょう。テンプレートは、以下の通りです。

採用メールでは、何が採用の決め手となったかも伝えるとよいでしょう。ただ人手不足で採用された訳ではなく、自分の能力や実績がしっかり評価されて採用に至ったという経緯を知ってもらうことで、入社する可能性を高められます。

不採用の通知

不採用通知を送信する際には、不採用になった経緯も盛り込んでみてください。応募者が不採用になり企業に悪いイメージをもったままにならないよう、応募してくれたことへの感謝を伝える旨も忘れず記入しましょう。

メール例文は、以下の通りです。

応募者からの辞退メールへの返信

応募辞退の了承や、提出された各種書類の扱いについて応募者へ簡潔に伝えましょう。企業側で処分するのか返却を行うのかが書かれていれば、個人情報の取り扱いに対し誠実な企業である印象を与えられます。今後のため、可能なら辞退の理由をヒアリングできないかもメールには記載してみてください。応募者がなぜ辞退をしたのかを探れば、今後の採用活動に活かせます。

採用担当者がメールの返信をする時の注意点

作業担当者がメールで返信するときに注意したい点は、以下の2つです。

• 連絡用のメールアドレスを作成
• 案内する内容は事前に準備

連絡用のメールアドレスを作成

日常業務で使っているアドレスをそのまま採用の業務でも使うと、応募者からのメールを見落とす可能性が高くなります。採用担当者になったら、まず採用窓口専用のメールアドレスを作成しておきましょう。

連絡用のメールアドレスは、社内の人も利用できるようにしておくのがコツです。担当者が不在のときでも、代理の人に採用に関するメール返信を代行してもらえます。現場で社員同士が連携できるよう心がけ、採用に関するメール返信を迅速化しましょう。

案内する内容は事前に準備

案内する内容を事前に決めておかないと、返信する人によって伝える情報に違いが出る可能性が高まります。内容をしっかり事前に準備しておき、急な担当変更や採用担当者がいない時に対応できる体制を整えておきましょう。

上記で紹介したようなテンプレートを準備しておけば、ミスを減らしつつ業務の工数も削減可能です。誰が対応しても同じメールが作成できるため、一定の質を保ちながらメール返信を効率化できます。

採用担当者の対応でよくある質問

採用担当者の対応についてよくある質問は、以下の通りです。

• 採用の連絡はメールより電話がよい？
• メール返信は何日以内にするべき？

採用の連絡はメールより電話がよい？

採用する人が多いと担当者のメール業務負担は増えます。そのため採用の連絡はメールより電話にしたいと考える人も少なくありません。電話では、応募者の反応を把握しやすく、自社の採用意欲も伝えられます。しかし、記録などが残らないため、メールと併用をするのがおすすめです。

電話で採用の連絡を行い各種手続きについてはメールを送ったほうが、あとから確認できてミスを減らせます。やや手間はかかりますが、電話のみで連絡をするのは避けるようにしましょう。

メール返信は何日以内にするべき？

問い合わせがあってから1〜2日で、メールの返信を行うのが理想です。即日返信はじっくり考えて返信をしていないのではないかと思われるリスクもあります。少し間を置いた1～2日後に、メールを返信してみてください。土日や祝日を挟む場合は、その日にち分だけ返信が遅れても許容されやすい傾向にあります。企業の採用公式ページなどに、営業日以外は連絡しない旨を書いておくのもおすすめです。

なお緊急性がある連絡については、即日で返信をしても構いません。どのタイミングで返信をすれば相手に誠意を伝えられるかを考えることが大切です。

【kyozon編集部おすすめ】採用担当者向けの支援ツール2選

kyozon編集部おすすめの、採用担当者を支える便利な支援ツールは以下の2つです。

• Mail Dealer（メールディーラー）
• ネンタメ

Mail Dealer（メールディーラー）

8,000社以上の導入実績があるメール共有システム

メール対応状況が把握しやすくなり、返信漏れや二重対応を避けられる便利なメールツールです。8,000社以上の導入実績があり、99.9％が継続利用しています。（2024年2月時点）

メールの振り分け機能や対応状況の可視化、二重返信防止など、採用に役立つ機能が満載。共有メールアドレスの使い分けをせずとも、Mail Dealerは窓口を一本化可能で、問い合わせ窓口を一元化し、対応者が混乱しにくい環境を作れるでしょう。

お客様からのお問い合わせに対応可能

レビュー内容この便利なツールを使うことにより、いつ誰がこのお客様に返信をしたか、などを一つ一つ確認をすることが可能です。電話対応も一つ一つ メモをすることができるので悪質なクレーマーなのにもしっかりと対応することができると思います。アフターサービスもしっかりしていて 、月額料金で使い方など色々とメンテナンスも行ってくれます。

もっと見る

• 業種：小売 / 流通 / 商社系
• 会社名：-
• 従業員規模：31〜100人
• 部署：マーケティング部
• 役職：係長・主任クラス

メールの共有ができるメールディーラー

レビュー内容お客様からの質問を社員同士で共有できるのはとても便利だと思います。社員同士で 2回お客様に返信してしまわないよう、ミス防止のシステムも採用されているので良いシステムだと思います。月額料金も 比較的安いですし、アフターサポートもしっかりしているのでお客様からの問い合わせが多い企業さんには向いていると思います。

もっと見る

• 業種：小売 / 流通 / 商社系
• 会社名：-
• 従業員規模：31〜100人
• 部署：マーケティング
• 役職：係長・主任クラス

ネンタメ

最短2日でリファレンスチェックが完了する便利ツール

こんな企業におすすめ
・応募に対して手早く返信メールを出したい
・月額のみで使い放題のメールサービスを探している
・採用する人材のミスマッチを極力防ぎたい

採用前のリスク調査が、月額1万円で使い放題の便利ツールです。リファレンスやバックグラウンドのチェックを素早く確認できます。応募者の人柄や前職での様子、人間関係などトラブルの有無を上司や部下に直接確認できます。新聞やネットニュース、SNSなどの情報と照合して反社・コンプラチェックも可能です。書類審査時にリファレンスチェックを依頼しておき、結果を踏まえて面接をするかを決められます。

より良い人材に出会えるようになった

レビュー内容以前は候補者の書類選考だけに頼っていたのですが、リファレンス・レターを使って客観的な評価ができるようになり、根拠に基づいた判断をすることができるようになりました。今では、採用業務においてミスマッチを防げるようになっています。システム導入によって候補者の経歴を正確に把握することができるようになり、「偽り」などを見抜けるようになりました。

もっと見る

• 業種：コンサルティング / 専門サービス系
• 会社名：-
• 従業員規模：11〜30人
• 部署：営業・販売部門
• 役職：一般社員・職員

間違いのない人選をしていけるようになりました。

レビュー内容1：客観的に対象者の評価ができるようになるし、根拠が基づいていることで採用に関して正確な判断をしていけるようになりました
2：システム導入によることで対象者の経歴を正確に把握することができる様になり、「偽り」などをしっかりと見抜けるようになりました。
3：上記2点のことから、採用に関してのミスマッチを防ぐことができる様になりました。

もっと見る

• 業種：小売 / 流通 / 商社系
• 会社名：-
• 従業員規模：31〜100人
• 部署：人事部門
• 役職：係長・主任クラス

＼資料請求もこちらから ／ 「ネンタメ」の
詳細はこちら

参考：人と組織の課題解決に本当に役立つ情報を発信するコラム｜アーティエンス株式会社