【2023年版】シフト管理システムの比較7選！機能や費用も徹底解説

【Kyozon編集部おすすめ！】自動化機能が便利な「ジンジャー勤怠」

ジンジャー勤怠

	内容
価格	初期費用：要問い合わせ 従量料金：400円/ID
無料トライアル	〇あり
外部連携	〇あり （ジンジャーシリーズ）
主な機能	法改正に対応 扱いやすい操作画面 導入から運用までサポートが豊富

 

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ジンジャー勤怠は、シフト管理をはじめとした勤怠管理に関する業務をサポートするサービスです。勤務時間・残業時間の集計や、有給休暇日数の計算、打刻漏れの確認など、手間のかかる集計業務を大幅に自動化・効率化できます。

スケジュールや残業・休暇申請などが入力しやすく、シフトパターンも設定できるため従業員側にとっても使いやすい機能が揃っています。従業員から提出された申請もまとめて処理できるため、管理者側での手間もかかりません。

申請・承認や確認・差し戻しもすべてオンライン上で完結できるため、業務の効率化とあわせて書類のペーパーレス化や業務の電子化も見込めるサービスとなっています。

シフト管理システムとは

シフト管理システムとは、企業や店舗などで従業員のシフトを一元管理するためのシステムです。

システム上で従業員の勤務予定を作成し、管理者や従業員が確認できるようになっています。勤務時間や勤務日数などのデータも蓄積され、給与計算や労働時間管理にも活用可能です。手動でのシフト管理にかかる手間やミスを減らし、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

シフト管理システムの比較表

はじめにシフト管理システムにどのようなものがあるのかを把握できるように、大手ベンダーやメーカーが提供するシフト管理システムを厳選して7社紹介します。

※価格はそれぞれ一番安いプランを参照、他のプランは下記に記載

シフト管理システムのおすすめ7選

ここでは、上記で挙げたシフト管理システムのおすすめ7選の詳細を解説します。

1. 勤務シフト作成お助けマン
2. SHIFTEE
3. Optamo
4. ジョブスイート パートタイム
5. 快決！シフト君NEO
6. R-Shift
7. Oplus

1.勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報システム（JRシステム）が提供するシフト管理システムです。早番・遅番・夜勤など、スタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作成する「Day」と、パート・アルバイトのスタッフが多い店舗のシフト作成を自動化する「Time」の2サービスを提供しているのが特徴です。

万全なセキュリティ体制やサポート体制に定評があり、企業規模問わず、さまざまな業界・業態で導入が進められています。

2.SHIFTEE

SHIFTEEは、20,000人以上が利用するシフト作成サービスです※。勤務形態が複雑な小売業、飲食業、コールセンターや宿泊施設などあらゆる業種で利用できます。シフト収集やヘルプ募集など豊富な機能がそろっているため、シフト作成の作業効率化に期待できます。どんなシフトにも対応できるほかスキル登録の機能もあるため、従業員の行動やスキルを可視化したい管理者におすすめです。

※2021年12月時点

3.Optamo

Optamoは、AIを活用し勤務シフト作成とシフト作成業務のDX化をサポートするサービスです。統計解析による組み合わせ最適化アルゴリズムを応用しており、スタッフのスキルや勤務時間などの条件を元に最適なシフトやタスクを提案します。シフト作成・管理にかかる時間の効率化に期待できます。

4.ジョブスイート パートタイム

ジョブスイート パートタイムは、シフトの収集から作成、調整、共有までの業務をオンライン上で完結させられるのが特徴です。テレワークでも効率的にシフト管理でき、企業ニーズに応じた柔軟な設定が可能なため、幅広い企業で導入されています。また、採用管理システムで20年以上個人情報を守ってきた会社が運営しているので、セキュリティ面で安心できるのも利点です。

5.快決！シフト君NEO

快決！シフト君NEOは、さまざまな業種や利用シーンに対応した勤務計画ソフトウェアです。一般業種に合わせたラインナップはもちろんのこと、医療や介護現場に特化した機能も取り揃えられています。シフト表は、医療業種向けには看護師数を算出するための様式、介護業種向けには常勤換算表など、業種特有の帳票として出力できるのが強みです。

6.R-Shift

R-Shiftは、店舗向け（小売業・サービス業向け）のクラウド型シフト管理システムです。　導入実績10,000店舗、利用ユーザー数30万人を突破し、国内シフト管理システム市場で4年連続No.1※に選ばれています。AI搭載で精度の高いシフトを1分で自動作成できるほか、800もの標準機能があるため、高い機能性で効率よくシフト管理できるのが特徴です。

※国内シフト管理システム市場従業員1,000名以上小売業、東京商工リサーチ調べ

7.Oplus

Oplusは、導入実績10,000社以上を誇り、幅広い企業で導入が進められているシフト・勤怠管理サービスです。基本機能は全て0円で利用できるのが特徴です。自社のニーズに合わせた自動シフト作成機能や勤怠管理との連携、カスタム開発も可能なため、とにかく低コストで導入を検討したい場合におすすめです。

シフト管理システムの種類

シフト管理システムには以下2種類のシステムがあります。

• シフト管理特化型
• 勤怠管理システム内蔵型

シフト管理特化型

シフト管理に特化したシステムを指します。基本的な機能として、シフト表の作成や勤務日数の管理があります。また、シフト表を自動作成する機能や、修正履歴を確認できる機能、勤怠管理との連携機能などを備えています。

シフト管理特化型のシステムを導入することで、シフト表の作成や修正にかかる手間を大幅に軽減できます。また、勤務予定の変更や欠勤などの情報をリアルタイムに把握できるほか、従業員の勤務時間や勤務日数などのデータを蓄積し、労働時間管理や給与計算にも活用可能です。

一方でシフト管理特化型のシステムは、一部でシフト管理に特化した機能しか持たず、勤怠管理や給与計算などの機能を備えた勤怠管理システムと連携が必要になる場合があります。また、シフト表の作成にはシステム上でマスター情報の登録作業が必要になるケースが多く、導入前に社内体制の整備や情報収集が求められる場合があります。

勤怠管理システム内蔵型

勤怠管理システム内蔵型のシフト管理システムは、勤怠管理システムにシフト管理機能を内蔵したシステムです。勤怠管理システムには、出退勤管理や休暇管理、労働時間管理などの機能がありますが、シフト管理機能もあるため、シフト表の作成や勤務予定の管理も同時に行うことができます。

勤怠管理システム内蔵型のシフト管理システムを導入することで、シフト表の作成や勤務予定の管理を効率的に行うことができます。また、勤怠管理システムとの連携がスムーズになるため、出退勤管理や労働時間管理に必要な情報も一元管理可能です。

シフト管理システムの主な機能

ここでは、シフト管理システムの主な機能を解説します。

シフト申請

従業員やスタッフがスマホからシフトの希望を提出できる機能です。スマホで提出するため、出勤時に紙にシフト希望を書くよりも提出率がアップします。未提出者には自動で通知してくれる機能もあるので、提出忘れ防止につながるでしょう。また、申請状況を管理画面で把握できるので、全体の確認作業も捗ります。

シフト自動作成

シフト管理システムに事前設定した条件を考慮し、AIがシフトを自動で作成します。曜日や時間ごとの必要スタッフ人数、従業員のスキル、休憩時間や連続勤務日数のほか、勤務間インターバルを設定できるシステムもあるため、複雑なシフト作成がミスなく効率よく行えます。

ただし前提となる情報の登録等が必要になるケースでは、導入時に時間がかかる可能性があるため注意しましょう。

シフト調整

AIによるシフト自動作成ができたら、従業員のシフト希望や条件に配慮しながら、より細かい調整をします。なお、店舗間でヘルプ要請する際は、シフト情報の共有機能のあるシステムが便利です。

スマホアプリ対応

従業員がかんたんにシフト希望を出したり、決定したシフトの確認をしたりするスマホアプリがあります。従業員だけでなく、管理者も外出先からスマホアプリを使ってシフト管理できるため、柔軟な業務スタイルを実現できます。

外部システムとの連携

外部の給与計算システムや勤怠管理システムと連携できる機能です。給与計算システムとの連携により、シフト管理システムで作成した勤務表は、自動で給与計算ができるようになります。二重・三重で管理していた業務を1つのシステムで終わらせられるでしょう。

シフト管理システムを導入するメリット

ここでは、シフト管理システムの導入により期待できるメリットを紹介していきます。

シフト作成時間の削減

手作業でシフト作成を行っていた場合、希望シフトの収集から作成には数日から1週間ほど時間がかかってしまうでしょう。そこで、シフト管理システムを導入すれば、各従業員の希望シフトや勤務可能時間、勤務回数制限などを入力し、システムが最適なシフト表を自動生成できるため、シフト作成にかかる時間が大幅に短縮できるのです。

システムによっては、従業員からのシフト変更希望や欠勤の連絡もシステム上で簡単に処理できるため、手作業での対応時間を減らせます。

ヒューマンエラーを防止できる

シフト作成ミスで人員不足となり常に忙しかったり、反対に人員余剰で必要以上の人員が出勤してしまったりするケースは少なくありません。また、新人とベテランをペアにするところを間違えて別日にしてしまったなども職場で起こり得るミスです。
シフト管理システムを導入して詳細設定をすれば、このようなシフト作成時におけるヒューマンエラーは解決できるでしょう。

シフトの安定による円滑な業務の実現

曜日、時間帯で必要人数を算出できるため、円滑な業務を実現できます。また、人員の不足の場合、システムを介して他店舗へヘルプ要請をして欠員補充が可能です。
従業員のスキルを把握できる機能があるので、スキルの考慮でシフト調整に悩む必要がなくなります。

スキル把握機能は店舗間のヘルプ要請時にも活用できるため、企業全体で円滑な業務を実現可能となるでしょう。

適切かつ効率のよい人員配置ができる

シフト管理システムでは「必要なスキルを持つ従業員を、適切な時間・場所に配置可能」できます。これにより、人件費が最適化され、お客様対応もスムーズに行えるでしょう。また、従業員の希望シフトを実現できるため、従業員との関係構築にも寄与すると考えられます。

予算や勤怠データと連携して一元管理

売上予算に合わせた人員数は平常時とキャンペーン時では異なります。そのため、販売管理システムからシフト管理システムへ売上予算データを取り込み、日々の必要人数を算出。売上予算に対する人員配置したシフトの作成が可能です。

また、シフト管理システムで作成したシフト表から勤怠予定データを作成。勤怠管理システムへデータ連携すれば、勤怠情報の二重管理が不要となります。

シフト管理システムを選ぶ際のポイント

シフト管理システムを選ぶ際には、以下の5つの視点が重要です。

• 詳細設定ができるか
  
• 勤務形態に合ったシフト対応しているか
  
• 店舗間共有機能の有無
  
• 手軽な連絡手段に対応しているか
  
• 予算や勤怠データと連携して一元管理

それぞれについて、1つずつご紹介します。

詳細設定ができるか

飲食業の場合、同じ職場でも「ホールとキッチン」のようにポジションが異なります。登録を分けて管理できれば、より安定したシフト作成が可能です。また、他店舗に掛け持ち勤務者がいる場合、午前と午後の勤務場所の設定もできます。同一勤務場所内でも、複数のポジションに分けてシフト作成することができるシステムを選びましょう。

さらに、勤務時間の上限下限設定、インターバルや連続勤務上限日数などの労働要件や従業員のスキル、タスクを細かく登録できるシステムは、より効率的なシフト作成を実現します。

勤務形態に合ったシフト対応しているか

飲食業界や販売業界、宿泊施設といったサービス業界、医療業界では、それぞれの勤務形態の違いからシフト作成方法が異なります。
医療業界やサービス業界では、日勤と夜勤の2勤交代制や、準夜勤を加えた3勤交代制を取り入れ、さらに土日勤務も加わってシフトパターンが複雑です。飲食業界はランチタイムとディナータイムに要員を増やしますが、仕事が立て込む時間以外は多くの要員を必要としません。

このように、細かな人員変動に対してシフトを自動作成できる機能があるシステムを選ぶとよいでしょう。また、職場では正社員と派遣社員、パート・アルバイトが一緒に働くケースがあったり、シフト制の従業員と固定制の従業員が一緒に働くケースもあったりします。

この場合、月・週・日の単位で従業員ごとの勤務日数や勤務時間を管理できるシステムでなければなりません。また、複数の勤務形態に対応しているシステムが望ましいでしょう。

店舗間共有機能の有無

多店舗展開している場合、自店舗のシフトだけでなく他店舗のシフト状況を確認できるシステムを選ぶと便利になります。予測以上にお客様が増えたり突然の欠員となったりした際、システムを介して随時ヘルプ要請を出すこともできます。また、他の従業員のシフトを確かめられることで従業員間の積極的な働きも期待できます。

手軽な連絡手段に対応しているか

シフト希望収集をする際、メールやSMSで確認をとっても開封率が低くなるため、催促が必要となる場合があります。また、専用アプリのダウンロードが必要な場合、従業員1人ひとりに手間を課さなければなりません。

手軽にシフト希望収集する方法として、LINEが挙げられます。LINEと連携できるシステムでは、提出し忘れていた場合でも自動リマインドされるため、こちらから催促する必要がなくなります。

アルバイト人数や若い世代が多い店舗では、LINEと連携できるシステムがおすすめです。

勤怠や給与計算システムと連携できるか

勤怠管理システムとシフト管理システムが一体化されていれば問題ありませんが、シフト管理に特化したシステムを導入する場合は、その後、勤怠管理・給与計算システムと連携する必要があります。

基本的には、使う機会が多いCSVデータで入出力ができれば問題ありませんが、詳細なデータを受け取りたい場合、データ入出力に対応しているシステムを選ぶ必要があるでしょう。 

シフト管理システムを導入する流れ

シフト管理システムの導入には、以下の4つのステップが必要です。

1. 目的を明確にする
   
2. 社内体制の構築
   
3. 社内情報の収集と管理
   
4. 検証・カスタマイズ

なお、社内体制の構築と社内情報の収集と整理においては下記の注意点で詳細に解説しています。

目的を明確にする

まず、導入するシフト管理システムの目的を明確にする必要があります。このステップを踏むことで、システムに必要な機能や要件を洗い出すだけでなく、システムの導入によって得られる効果やメリットを明確にできます。

社内体制の構築

シフト管理システムを導入するためには、社内の体制整備が必要です。システム運用に関わる担当者の人数や役割分担、運用管理体制、システム運用に必要な規程などを定めます。事前に社内体制を整備することで、シフト管理システムを適切に運用できるようになります。

社内情報の収集と整理

シフト管理システムを導入する際には、事前にシフト管理に関する社内情報を収集し、マスター情報として整理しておく必要があります。このステップを踏むことで、自動作成されるシフト表や作業割当表の精度を高めることができます。

社内情報の収集時に確認すべき情報は以下の通りです。

1. 会社情報(従業員の雇用区分などを定義)
2. 労基情報(所定労働日数 / 所定労働時間 / 休憩付与基準)
3. 従業員情報(労働契約情報 / スキル情報など)
4. 作業情報(作業内容情報)

検証・カスタマイズ

導入後のミスマッチを防ぐため、システムを稼働させ、目的に沿った運用ができているか、問題が発生していないかを確認します。仮に課題が見つかった場合は、必要に応じてカスタマイズを施し、最終確認へと移ります。

以上がシフト管理システムを導入する一般的な流れです。

社内体制の整備や情報収集には時間がかかるため、導入計画を立てる際には余裕を持ってスケジュールを組むことが重要です。また、システムの導入後も適宜改善を行い、システムの管理者や利用者が満足するシフト管理システムを構築することが求められます。

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シフト管理システム導入時の注意点

ここではシフト管理システムを導入する際の注意点を2つ解説します。

社内体制の構築

シフト管理システムを運用するためには、社内体制を整備することが重要です。飲食業や小売業など、各店舗でシフト作成を行う場合、店舗を統括する部署が全体責任部署として取りまとめなければなりません。各店舗にシフト管理システムの使い方を指導し、シフト管理システム導入後の報告を経営層に提出する必要が出てきます。

モデル店舗は全店舗の模範となる店舗であり、導入検証段階からシステム導入プロジェクトに参画します。全店舗に展開する際は、他店舗からの問い合わせや相談窓口となる体制を整備しておく必要があります。

また、シフト管理システムには個人情報が含まれるため、情報システム部門にシフト管理システム会社のセキュリティチェックを依頼する必要があります。シフト管理システムの導入には各部門の連携が必要です。短期間での導入は困難であることを念頭に置いておくことが重要です。

システムに登録する各種情報の収集と整理

シフト管理システム初期設定で登録する情報を事前に収集・整理しておきます。
具体的には以下4つの情報をまとめておきましょう。

• 会社や店舗情報
• 労基情報
• 従業員情報
• 作業情報

会社や店舗情報

会社や店舗の基本情報をシステムへ登録することで、シフト管理の中心となるデータを収集できます。店舗数や従業員数、営業時間などの情報を正確に登録すれば、システムがシフト作成の際に必要な条件を判断できるようになります。

労基情報

シフト作成には、労働法に基づいたルールを遵守する必要があります。所定労働日数や所定労働時間、法定休日を雇用区分ごとに定義し、労働時間に対応した休憩付与時間を定義します。これらの情報を正しく登録することで、シフト作成時に自動反映され、ルール違反を防げるようになるでしょう。

従業員情報

従業員の基本情報やシフト希望、休暇情報、勤務時間帯などの登録で、従業員ごとのシフト作成が容易となります。また、従業員の可能作業とスキルを登録すれば、適切な業務の割り当てが可能です。

作業情報

店舗内の作業の基準を設け、基準に分けた作業分類を作ります。また、その作業に対し、実施曜日と必要時間を定義します。これらの情報はシフト管理システムでシフト自動作成する際のデータベースとなるため、正確な情報収集と整理して置く必要があります。

収集した情報を見直し検討することで、業務効率が上がったりコスト削減にもつながったりするので、時間はかかりますが検討してみましょう。

まとめ

シフト管理システムは、シフト作成者の負荷軽減できるだけではありません。最適化された人員配置により人件費の適正化も可能です。ただし、導入には数か月から1年かかり、各部門との協力体制が整っている必要があります。

システム導入には時間と労力がかかりますが、全体最適を目指してシフト管理システムを導入検討してみてはいかがでしょうか。