プレゼンテーションとは？
プレゼンテーションとは「プレゼン」とも略され、企画やテーマについて聞き手の理解が深まるよう、効果的に説明・発表することです。
単に言葉で説明するだけでなく、PowerPointなどのプレゼンテーションソフトでプレゼン資料を作成したり、動画やデモ画面などを用意したりして、スクリーンに映し出しながら行う場合もあります。また、聞き手に資料を渡したり、実際に製品を使いながら説明したりすることもあり、さまざまな方法を用いて効果的な説明を行います。
社会人になるとプレゼンを行う機会が増えますが、実は「小学校での自由研究の発表」など、プレゼンだと意識をしていなくても経験したことがあるという人も少なくありません。
プレゼンテーションの定義
英語の「Presentation」とは、もともと「提示」や「発表」、「紹介」といった意味合いがあります。そのため、ビジネスにおけるプレゼンテーションも、相手に理解を促すために効果的な説明や発表などを指します。
なお、Presentationの語源は、「Present（プレゼント）」に名詞をつくるための接尾辞がついたものです。「Present（プレゼント）」自体にも「発表する」「提示する」などの意味が含まれますが、多くの方が認知しているのは「贈る」「贈り物をする」などの使い方ではないでしょうか。そのためPresentationは、一方的な説明ではなく「相手に贈る＝相手が理解してくれる」という意味合いで使われています。
プレゼンの使い方
「プレゼン」や「プレゼンテーション」はどのようなときに使うのでしょうか。例文を紹介します。
- 「明日のプレゼンテーションで使用する資料が完成しました」
- 「他社より優れたプレゼンができたため、わが社が受注を獲得できた」
- 「新入社員のプレゼンの練習のため、社内でデモンストレーションをしよう」
このように「プレゼン」や「プレゼンテーション」はビジネスで使用する機会が多い言葉なので、どのような場面で使うのか覚えておきましょう。
プレゼンテーションを行う目的
プレゼンテーションを行う主な目的は、伝えたいことを聞き手に理解してもらい行動を促すことです。企画内容や提案内容などを一方的に説明するのは、プレゼンではありません。
誰しも、目的や意図、内容について深く理解していなければ、次のアクションに移ることは難しいでしょう。
したがって、資料や実物などを用いたわかりやすいプレゼンテーションによって聞き手の理解を深め、次のアクションが取りやすいように促します。
プレゼンテーションを成功させるには？
「プレゼンテーションは難しそう」「プレゼンは苦手」という方も多いのではないでしょうか。しかし、ちょっとした工夫で成功率を上げることが可能です。 プレゼンを成功させるポイントを5つにまとめたので、それぞれ解説します。
相手視点で考える
プレゼンの基礎は、聞き手にとってのわかりやすさです。
「自分が伝えたいことをわかりやすく話しているが、うまくいかない」という人は、相手の立場や視点になって俯瞰的に見てみると「一方的な説明になっていた」「資料がわかりにくい」などの改善点が見つかる可能性があります。 内容によっては、実物を触ってもらったり、サービスのデモ画面を見せたりしながら説明したほうがわかりやすい場合もあるでしょう。
「なかなか相手視点で考えることが難しい」という人は、上司や同僚にプレゼンのデモンストレーションをしてみるのも一つの手です。第三者によって客観的に聞いてもらうことで、改善点が見つかりやすくなります。
相手の期待感を高める
プレゼンでは、聞き手に話を理解してもらう前に、そもそも聞き手が最後まで関心を持って聞いてくれることが重要です。途中で関心がなくなってしまうと、話を最後まで聞いてもらえずにプレゼンの効果が得られません。
話し方やプレゼン内容の構成が重要ですが、特に重視したいのが冒頭での「つかみ」です。 冒頭で「もっと聞きたい」「なぜなのか知りたい」と思ってもらえるよう、最初に期待感を高めるよう構成しましょう。
ストーリーテリングを活用する
プレゼンで相手の心を動かすには、ストーリーテリングが効果的です。
ストーリーテリングとは、データや機能などを説明するだけでなく、事例やエピソードなどを交えストーリー性をもたせて話す方法です。 プレゼンにもストーリーテリングを用いることで、相手の想像力をかきたてるため「商品を使っている未来の自分」や「サービス導入後のイメージ」を想像しやすくなります。
シンプルに伝える
プレゼンではシンプルさも重要です。回りくどい表現を使ったり、専門用語を多用したりすると、聞き手の理解が深まりません。
余計な情報や冗長な表現は避け、できるだけシンプルな内容を心がけましょう。
ターゲットを明確化する
誰をターゲットにして話すか明確になっていないと、効果的なプレゼンを行えません。
たとえば、小学生を相手にプレゼンするのと、専門家を相手にプレゼンするのでは、言葉や表現、話し方などが変わるはずです。
上記は極端な例ではありますが、ターゲットを明確にすることで、相手にとって効果的なプレゼン内容を設計できます。
プレゼンテーションをする上で注意すべきことは？
プレゼンを行う際には上記のポイントを押さえ、さらに以下の注意点にも気をつけましょう。
はっきり・ゆっくりと話す
話し方で意識する点は「はっきり」と「ゆっくり」です。
プレゼン内容が優れていても、だらしない話し方や早口では、プレゼン内容が伝わりません。
- 重要な部分は大きめの声で話す
- 聞き手の反応を見ながら話すスピードを調整する
- 会場が広い場合は奥まで届くようはっきり話す
これらの工夫をしながらプレゼンを進めましょう。
根拠を示す
プレゼン内容に明確な根拠がなければ、聞き手は「本当にその効果が得られるの？」「嘘くさくて宣伝色が強い」などと感じてしまいます。
根拠を裏付けるデータを用意し、プレゼン内容に説得力をもたせましょう。
専門用語はなるべく使わない
聞き手が大勢いる場合、聞き手によって知識の差が生じる場合があります。誰でも理解できるように、専門用語はなるべく使わずにかみ砕いて表現しましょう。
また、近年ビジネスシーンでよく使われる横文字のビジネス用語に関しても、知らない人もいます。広く認知されている言葉でない言葉は、なるべく別の表現を用いるようにしましょう。
まとめ
プレゼン（プレゼンテーション）とは、聞き手の理解を深めるための説明方法で、聞き手に次のアクションを促す効果が期待できる手法です。
ただ説明するのではなく、聞き手が理解しやすいように相手視点でプレゼン内容を考え、流れや話し方を工夫することでより効果が高まるでしょう。
プレゼンは緊張する人も多いですが、事前にしっかりと準備をしておくことで当日安心して迎えることができるので、ぜひ本記事の内容を参考にしてプレゼンに臨んでください。
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