ジョブマネとは
ジョブマネとは、グループウェアでありながら、さらに業務管理も可能なツールです。スケジュール管理やToDo管理、掲示板機能、工数管理機能など、業務やコミュニケーションにおけるあらゆる便利機能を搭載しているのが特徴です。
豊富な機能が魅力的なジョブマネですが、導入における初期費用やサポート費用は0円。コストをかけずに導入できることから、気軽に活用を検討しやすいツールと言えます。
また、ジョブマネはテレワークにも対応していますので、自宅で働く従業員と業務の管理を行ったり、円滑に情報やデータなどを共有可能です。テレワークにありがちなトラブルを未然に防ぎながら、業務を進められるのがジョブマネの魅力でしょう。
ちなみに、ジョブマネは、インボイス制度にも対応しています。2023年の10月からスタートするインボイス制度の準備や対応が進んでない現場にも、ジョブマネはおすすめできるツールです。
ジョブマネの主な機能
ジョブマネにはどのような機能があるのかは気になるところです。現場に導入した後の活用をイメージするためにも、以下の機能についてチェックしてみてください。
帳票作成・発行機能
ジョブマネの主な機能として、まず挙げられるのが「帳票作成・学校機能」です。カジュアルなデザインやビジネス向けのデザインなど、豊富なテンプレートから適した種類を選んで、必要項目を入力するだけで各種書類を作成できます。
作成できる書類は「見積書」「請求書」「納品書」「領収書」など。簡単に作成できるので、忙しい現場では重宝するでしょう。
管理機能
ジョブマネにおける「管理機能」は、帳票のステータスを管理できたり、得意先ごとの情報を管理できたりするのが特徴です。あらゆるデータをシステム上で管理できるので、データの探索も容易に行えるようになります。
また、システム上に電子保存された書類は、一覧形式で閲覧が可能です。検索方法は、「得意先名」「日付」「商品名」などがあり、必要なデータにすぐにたどりつくことができます。
ジョブマネを導入するメリット
仮にジョブマネを導入することとなった場合、現場ではどのようなメリットが得られるのでしょうか。ジョブマネの導入を検討している方は、以下のメリットと現場の課題を照らし合わせて、自社に合っているサービスであるかを判断してみてください。
グループウェアにより管理が楽になる
ジョブマネを導入するメリットとして、まず挙げられるのがあらゆる管理が楽になる点です。グループウェア機能を搭載しているジョブマネは、自分はもちろんのこと、他の従業員のスケジュールやタスクなども一目瞭然です。
同一画面で顧客の管理機能を使ったり、商談一覧や原価管理なども共有できます。メールやチャットなどで随時情報共有をしなくても、ジョブマネ上でお互いに現状を把握できることが魅力です。
基幹業務機能によりプロジェクト管理が円滑になる
ジョブマネを導入するメリットの一つが、基幹業務によってプロジェクト管理を円滑化できる点です。プロジェクト管理では、案件の進捗状況を把握するほか、見積もり書を作成したり、見込み客を把握したりと、細かく複雑なプロセスが多いもの。
ジョブマネを導入すれば、システム上で経費管理や購買管理、顧客管理、売上の集計や推移など、必要なフローに全て対応できます。ジョブマネを導入すれば、時間がかかりやすく工数も多いプロジェクト管理が時短かつ円滑になるでしょう。
ワークフロー機能により業務効率が向上する
ジョブマネには、ワークフロー機能（内部統制機能）が搭載されています。通常、ワークフローに関するシステムだけで100万円単位でお金がかかることがほとんど。しかし、ジョブマネは、搭載されている機能の一つとして気軽に活用することができます。
使い方はとても簡単で、申請者自身が稟議に必要な内容を入力するだけ。内容に誤りがないかを確認し、申請ボタンを押したら申請が完了します。
ジョブマネの導入に向いている企業の特徴
ここからは、ジョブマネの導入が向いている企業の特徴について解説します。自社や現場の状況・傾向と照らし合わせながら、導入が適しているか否かを判断してみましょう。
営業活動を効率化させたい企業
ジョブマネの導入に向いているのは、営業活動を効率化させたい企業です。スケジュール管理や、電話メモ、経費精算のほか、顧客管理や商談管理など、営業に必要なフローを全てジョブマネで完結できます。
複数人で情報を共有するのも簡単であるうえに、さまざまな申請・承認もシステム上で行えるのが魅力。手間や時間を省いて、営業活動を効率化させることが可能です。
SFA導入をしたいスタートアップ企業
SFA導入をしたいスタートアップ企業は、ジョブマネの導入が向いています。ジョブマネは従業員の人数が少ない企業などのような、比較的小規模な企業に適しているといった特徴があります。
一般的なSFAではコストが高く、スタートアップ企業としてはやや導入が難しく感じてしまうのが事実。ジョブマネであれば、低コストで導入できるため、予算に限りのあるスタートアップ企業でも検討しやすいサービスと言えるでしょう。
設立間もないベンチャー企業
設立間もないベンチャー企業は、ジョブマネの導入に向いています。時間的にも予算的にも、新たなシステムの導入にハードルの高さを感じる方は多いのではないでしょうか。
ジョブマネであれば、低コストで導入できるだけでなく、創業間もない企業が気になる「モニタリング」ができます。また、ジョブマネ上のデータが、将来的な意思決定のヒントにもなるでしょう。
プロジェクト管理ツールを選ぶときのポイント
プロジェクト管理ツールは、どのようなポイントをおさえて選ぶべきなのでしょうか。
ツール選びで失敗しないためにも、以下のポイントを把握したうえで導入を検討してください。
クラウド型かインストール型か
プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、クラウド型・インストール型のどちらにすべきかを慎重に考えましょう。それぞれに異なる利点があるので、把握したうえで自社に導入する必要があります。
ちなみに、クラウド型のプロジェクト管理ツールは、あらゆるデータがクラウド上に蓄積されていくので、複数のメンバーと共有しやすいうえに、さまざまな端末からシステムにアクセスできます。ただし、インターネット環境が必須となるので、環境によっては使用できない場合があります。
一方、インストール型は、端末にシステムを取り込んだら、インターネット環境がなくても使用が可能です。ただし、端末の容量を圧迫する場合もあるので注意が必要です。
必要な機能は搭載されているか
自社にマッチするプロジェクト管理ツールを導入するためにも、現場で必要としている機能が、導入を検討しているツールに搭載されているかを確認しましょう。ツールによって、搭載している機能には違いがあるので、自社の環境や使用目的などと照らし合わせたうえで検討する必要があります。
タスク管理やスケジュール管理、データの共有といった基本的な機能だけでいいのか、それとも資料の作成や各種申請・承認なども行えた方がいいのか、などを明確にすることが大切。自社の抱える課題を解決できるか否か、にフォーカスして導入するシステムを選ぶのも良いでしょう。
コストは予算に収まっているか
プロジェクト管理ツールを導入する際には、ツールの費用が自社の予算内であるかを確認しましょう。ツールによっては、相場よりも高いケースもあり、予算オーバーとなってしまうリスクもあります。
また、基本的な料金が予算内であっても、オプションを付与することで予算内に収まらなくなることも考えられます。必要な機能・オプションが揃っていて、尚且つ予算内で導入できるかをチェックしてください。
インターフェースは優れているか
インターフェースは、プロジェクト管理ツールを導入する際に注目すべきポイントでしょう。インターフェースが優れていることは、業務の効率化や、ミスの予防、コミュニケーションの円滑化など、さまざまな部分に影響を与えます。
一口にインターフェースといっても、適した仕組みなどは状況によって異なります。まずは、現場の業務フローや、課題となっている部分などに注目し、それをサポートできるようなインターフェースであるかを確認しましょう。
【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したいプロジェクト収支管理サービス
プロジェクト管理ツールを導入するのであれば、kyozon編集部イチオシの以下のプロジェクト収支管理サービスもおすすめです。使い勝手や操作性、コストなどさまざまな観点から評価を集めているサービスを厳選してご紹介します。
クラウドERP ZAC | クラウドERP
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社オロ |
| 無料トライアル | あり |
| 無料プラン | なし |
| 特徴 |
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クラウドERP ZACは、プロジェクトごとに損益を可視化できるクラウドERPです。プロジェクト単位で進行状況を確認できるだけでなく、基幹業務の一元管理もできます。
また、数か月先の売上や利益を正確に予測することも可能。現在は、広告代理店やコンサル業、シンクタンク業、webマーケティング業などあらゆる業界で導入されています。
プロカン | クラウド型基幹業務システム
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社シービーティー |
| 無料トライアル | あり |
| 無料プラン | なし |
| 特徴 |
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プロカンは、操作性にこだわったシンプルな基幹業務システムです。見やすさと使いやすさを追求したシステムで、初めてでも直感で操作しやすいのが魅力。
承認に関するワークフローは、クラウド上で進めることができ、デジタル決裁管理にも対応しています。デジタル印鑑も内蔵されているので、押印・捺印のための出社も不要です。
- 業種：サービス / 外食 / レジャー系
- 会社名：愛知トヨタ自動車株式会社
- 従業員規模：1001〜5000人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：係長・主任クラス
freee業務委託管理(旧pasture) | フリーランス管理システム
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | freee株式会社 |
| 無料トライアル | なし |
| 無料プラン | なし |
| 特徴 |
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freee業務委託管理(旧pasture)は、フリーランスとの契約が多い企業におすすめのフリーランス管理システムです。下請法、インボイス制度、電子帳簿保存法など、必要な法律に対応しています。
フリーランスに対する発注書の作成及び請求書の確認、契約書の発行など、一連の資料作成業務もシステム上で完結できます。また、発注履歴や評価機能をもとに、プロジェクトごとのアサインもしやすくなるのが魅力です。
まとめ
本ページでは、ジョブマネについて詳しくご紹介しました。ジョブマネは、初期費用やサポート費用が0円といったコスパの高さのほか、豊富な機能や管理方法の選択肢が多いことが魅力です。
システムの導入に高額なコストをかけられない中小企業やスタートアップ企業などから、とくに注目を集めているのが事実。限られた予算の中で、日々の業務を効率化したり、情報共有を行ったりすることが可能です。ぜひ、業務管理ツールの導入を検討している企業や、営業効率を高めたい担当者の方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、今回kyozon編集部としておすすめしたツールの導入も検討してみてください。さらなる業務効率化を図りつつ、正確に業務を進めやすくなるでしょう。
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