労務管理システムに関する基礎知識
はじめに労務管理システムに関する基礎知識について解説します。
労務管理システムとは
労務管理システムとは、人事や経理などのバックオフィス系業務の作業を支援する仕組みを備えているものを指します。
- 入社や退社の手続き
- 雇用契約手続き
- 従業員情報管理
- 各種税務処理
- マイナンバー管理
- 勤怠管理
- 年末調整
- 人事評価
- 社員名簿
- 給与計算
上記はバックオフィス業務の一例ですが、どの業務においても基本的に個人情報を取り扱うこと、お金に関わること、その上で処理に手間がかかるものばかりと言えます。労務管理システムによってすべて対応できる内容でもあり、デジタル的に処理することで効率化や最適化が期待できます。
労務管理システムと社内の基幹システムとの違い
労務管理システムと社内の基幹システムとの違いは、労務管理システムは様々な業界や業種に対応できるようになっていること、電子申請が可能になることなど、労務管理について最適化されている事が違いと言えます。
同様に社内の基幹システムは他の領域の業務は作業を担うことがありますが、労務管理システムは労務管理の部分だけに対応していることも違いと言えるでしょう。
また、社内の基幹システムが受発注などにのみに対応している場合など、 労務管理システムを導入することでバックオフィス系業務の一部をデジタル化することにもつながります。 その他にも倉庫管理や商品管理などの基幹システムはあるが、労務管理についてはアナログだったという場合も労務管理システムの導入は非常に効果的です。
労務管理システムが必要となる基準
労務管理システムが必要となる基準として、人事や経理などのバックオフィス系業務に負担を感じている場合が挙げられます。労務管理は企業や組織として必要であっても、利益が売上に直接つながるというイメージがないためデジタル化が遅れがちです。
結果として年末や年度末のタイミングで労務管理に遅延が生じてしまったり、作業量が多すぎてミスが増えたりしてしまいます。また、労務管理などのバックオフィス系業務は、他の部門や部署に手伝ってもらうということが難しい側面もあること、単純に忙しい時だけ人を増やすということができないことはあり、労務管理システムの導入によって効率化や最適化を行う必要があるのです。
労務管理システムの導入効果
次に労務管理システムの導入効果について解説します。
労務管理に関する事務処理の負担や時間の削減
労務管理システムの導入効果として、労務管理に関する事務処理の負担や時間の削減が挙げられます。労務管理に特化したシステムであれば、デジタル化によって人事や経理に関する最適化や効率化が実現できるため、アナログな方法で事務処理をしていた場合は大幅な削減効果が期待できます。
ある程度の規模の企業だけでなく、小規模で他の事務処理も兼業しているような担当者の負担の軽減にもなるため、忙しくて自分がすぐに辞めてしまう、定着率が悪いといったようなことの改善にもつながるでしょう。
自動化によるヒューマンエラーの削減
労務管理システムの導入効果として、自動化によるヒューマンエラーの削減が挙げられます。基本的に労務管理の事務処理は定型で同じことの繰り返しなため、デジタル的に処理する事に非常に向いています。もちろん、多少の目視によるチェックは必要ではあるものの、自動で入力する箇所が減れば減るほどヒューマンエラーが起こる可能性は下がっていくでしょう。
現実問題として労務管理は個人情報の塊であり、うっかりミスやヒューマンエラーによって従業員にネガティブな影響があれば、信頼できない会社として退職されてしまう可能性もあります。特にお金の面については正確でなければ信頼を大幅に損ねるため、労務管理システムによって正しいキーを得られるというのは非常に大事であると覚えておきましょう。
ペーパーレス化や電子申請が実現できるという利点も
労務管理システムの導入効果として、ペーパーレス化や電子申請が実現できるという利点も挙げられます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットのアプリなどで対応できるタイプであれば、最初から紙の書類に書く必要がなくなるため、紙の書類からから転記する作業から解放されます。
同様に電子申請が実現できることで、公的機関に対する姿勢も非常にスムーズになり、紙の書類で行なっていた事務所に要していた労力や時間を削減できるでしょう。その他にも電子契約する機能が備わっていれば、雇用関係に関する煩雑な手続きも簡単になるため、入社や退社に関する能力の段も削減されます。
労務管理システムの選び方
次に労務管理システムの選び方について解説します。
自社の抱える労務管理の課題や問題を抽出する
労務管理システムの選び方として、まずは自社の抱える労務管理の課題や問題を抽出することから始めましょう。例えば、年末調整の時に非常に大変な思いをさせている、シフトの調整が大変だ、バックオフィスのマンパワーが足りないなど労務管理のボトルネックとなる部分を把握するということです。
また、人事や経理の実務担当者にヒアリングを行い、直接的に課題や問題を把握することも必要といえるでしょう。どんなことに困っており、どんなことに時間がかかっているのか、現場の声を聞くことで、労務管理システムを選ぶ際にどんな機能が必要か早くできるようになります。
課題や問題の改善につながる機能があるか精査する
課題や問題の抽出ができたら、改善につながる機能がある労務管理システムを探しましょう。基本的には電子申請が可能であり、事務処理の自動化が実現できること、前提としてペーパーレス化になることなどが挙げられます。
同様に昨今ではマイナンバーにも対応する必要があるため、マイナンバーに対応しているかどうかもチェックしておくと良いでしょう。その他にも労務管理に関する業務をどこまで支援する機能があるのか、外部システムの連携がしやすいかどうかもチェックすることをおすすめします。
現場の実務担当者が扱いやすいかどうかテストする
労務管理システムの選び方として、現場の実務担当者が扱いやすいかどうかテストすることも大切です。可能であれば無料トライアルや無料プランなどを利用し、実際の使い心地を試してみましょう。テストが難しい場合においても必ず現場の実務担当者に意見を聞いて、必要な機能もあるか、状況の改善に繋がるかなどを確認しておくことが大切です。
また、労務管理システムを導入して、運用する段階で効率化や最適化どころか手間が増えたような場合は、すぐに他の労務管理システムに切り替えることも前もって検討しておきましょう。使い続けることで無駄なコストが増えていかないようにするためにも、導入する前後で使い続けられるかどうかしっかりと精査することをおすすめします。
【kyozon編集部おすすめ】労務管理システムの人気サービス
ここでは、kyozon編集部が厳選した労務管理システムを5つ紹介します。
- マッチボックス
- マネーフォワード クラウド勤怠
- 給与奉行クラウド
- 奉行Edge 労務管理電子化クラウド
- スマカン
それぞれの詳細を解説していきます。
【人材をスポット雇用】マッチボックス
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社Matchbox Technologies |
| 価格 | 要問合せ |
| 無料トライアル | × |
| 主な特徴 |
|
マッチボックスは、派遣会社に頼らず、人材確保と労務処理を低コストで行う就労マッチングアプリです。現役従業員、OG・OB、自社での就業経験がある派遣労働者やアルバイト経験者をアプリに登録することで、必要なときに必要な人材をより確保できます。教育費と派遣費を削減できるのはマッチボックスの魅力です。
さらに、採用業務から雇用手続き、給与支払いなどの労務処理が一括で行えるため、生産性向上に貢献します。
即戦力のある人材を早急に採用し、労務処理の工数を減らしたい場合は、マッチボックスがおすすめです。
【働き方改革まで支援】マネーフォワード クラウド勤怠
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社マネーフォワード |
| 価格 |
※上記費用に各サービスの従量課金とオプション料金が追加されます |
| 無料トライアル | 〇（1か月） |
| 主な特徴 |
|
【複雑な給与体系も自動計算】給与奉行クラウド
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社オービックビジネスコンサルタント |
| 価格 |
※そのほか、従業員数ごとにプランあり |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 主な特徴 |
|
また、社会保険労務士や税理士等がシステムを一緒に使える無償ライセンスが付属されています。リアルタイムに専門家と情報を共有でき、書類の作成や発送などの手間なやり取りが無くなるのは利点です。
税務・労務リスクに不安がある場合は、専門家を給与奉行クラウドでつないで、体制を構築してみませんか。
【バックオフィス業務の生産性を向上】奉行Edge 労務管理電子化クラウド
| 内容 | |
| 提供会社 | 株式会社オービックビジネスコンサルタント |
| 価格 |
※法人単位、年間契約のみ ※従業員20名、労務担当者1名の場合 |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 主な特徴 |
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産前産後休業の申請や出産報告、扶養家族の変更や住所変更など、一連の手続きを従業員がスマートフォンやパソコンで簡単に行えます。また、担当者はデスクから電子申請できるため、時間を大幅に削減できるのが特徴です。
奉行Edge 労務管理電子化クラウドに収集、蓄積された人事情報は、そのほかの奉行サービスとの連携で活用でき、総務・人事・労務のバックオフィス業務の生産性向上に貢献します。
【戦略人事のタレントマネジメントシステム】スマカン
| 内容 | |
| 提供会社 | スマカン株式会社 |
| 価格 | 月額料金：50,000円～ ※詳細は要見積もり |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 主な特徴 |
|
非エンジニアでも直感的に操作できるUIが特徴で、人材データベースや評価シートの設計が可能です。また、登録した人材データをクロス分析し、経営課題克服のための人事戦略に役立てることができます。
さらに、暗号化や脆弱性診断、データベース多重化、災害対策のセキュリティ対策を施しているため、安心して人事業務を遂行できます。
労務管理システム主要9選の比較表と主な機能や特徴
次に労務管理システム主要9選の比較表と主な機能や特徴について解説します。
主な機能や特徴 | 提供タイプ | 料金 | 無料トライアル | 機能の充実度 | |
COMPANY | ・人事管理 | クラウド型 | 要問い合わせ | ◯ | ★★★☆☆ |
ジョブカン労務HR | ・従業員情報管理 | クラウド型 | 400円/ユーザー/月〜 | ◯ | ★★★★☆ |
SmartHR | ・雇用契約機能 | クラウド型 | 要問い合わせ | ◯ | ★★★★★ |
オフィスステーション労務 | ・人事手続き | クラウド型 | 440円/ユーザー/月 | ◯ | ★★★☆☆ |
ApplyNow Sign | ・電子雇用契約 | クラウド型 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ★★★☆☆ |
HRBrain労務管理 | ・入社手続き | クラウド型 | 要問い合わせ | ◯ | ★★★★☆ |
freee人事労務 | ・労務管理 | クラウド型 | ・3,980円/月〜 | ◯ | ★★★★☆ |
クラウドハウス労務 | ・入社手続き | クラウド型 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ★★★★☆ |
HybRid | ・マイナンバー管理 | クラウド型 | 165円/ユーザー/月〜 | 要問い合わせ | ★★★☆☆ |
※機能の充実度については機能の豊富さと外部サービスやツールとの連携しやすさで評価しています。
COMPANY
COMPANYは株式会社Works Human Intelligenceが提供する統合人事システムです。
名称 | COMPANY |
提供元 | 株式会社Works Human Intelligence |
公式URL | |
料金やプラン | 要問い合わせ |
主な機能や特徴 | ・人事管理 |
上記がCOMPANYの基本情報です。人事管理や給与計算、勤怠管理など労務管理に関する昨日がしっかりと備わっています。人事管理については大規模な企業にも対応しており、人事異動などのワークフローにも対応しています。給与計算においても行政手続きまでサポート対応しているため、煩雑な事務処理の負担を大幅に軽減できるでしょう。
勤怠管理の部分ではフレックスや裁量労働、変形労働や在宅勤務などにも対応できるため、人事管理や給与計算の機能と組み合わせることでさらなる自動化の恩恵が受けられるのも利点です 。その他にもタレントマネジメント機能によって、社内の人材情報を可視化分析できるようになるため、人材配置や作業分配もしやすくなるでしょう。
ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは株式会社 DONUTSが提供する労務管理システムです。
名称 | ジョブカン労務HR | |
提供元 | 株式会社 DONUTS | |
公式URL | ||
プラン | 無料プラン | 有料プラン |
料金 | 無料 | 400円/ユーザー/月 |
従業員数 | 5人 | 無制限 |
利用機能 | 制限あり | 制限なし |
主な機能や特徴 | ・従業員情報管理 | |
上記がジョブカン労務HRの基本情報です。労務管理に関するほとんどの業務に対応しており、電子契約機能なども備わっているため労務管理のデジタル化がしやすくなっています。正確性が求められる労務手続きや年末調整、マイナンバー管理にも対応しているため、ヒューマンエラーやうっかりミスの軽減も期待できます。
その他にもストレスチェック機能が備わっており、従業員満足度の向上のために何をすべきかということも見えてくるようになるため、離職率の低下や定着率の向上、職場環境の改善したい場合にもおすすめです。
SmartHR
SmartHRは株式会社SmartHRが提供するクラウド人事労務ソフトです。
名称 | SmartHR |
提供元 | 株式会社SmartHR |
公式URL | |
料金やプラン | 要問い合わせ |
主な機能や特徴 | ・雇用契約機能 |
上記がSmartHRの基本情報です。 労務管理の業務や作業のデジタル化がしやすくなっており、外部サービスとの連携もしやすいことから、社内全体のDX推進をしたい場合に向いています。従業員データベースや人事評価機能によって人材をしっかりと把握し、配置シュミレーションによって適材適所で無駄のない配置ができるのも魅力です。
雇用契約機能や申請及び承認機能もあるため、対面での対応もごくわずかで済むようになり、画面上でほとんどの労務管理の事務処理を進めることができます。結果としてバックオフィス系業務の最適化や効率化の実現につながり、労力や時間の負担も大幅に削減されるでしょう。
オフィスステーション労務
オフィスステーション労務は株式会社エフアンドエムが提供する人事労務クラウドソフトです。
名称 | オフィスステーション労務 |
提供元 | 株式会社エフアンドエム |
公式URL | |
料金やプラン | 440円/ユーザー/月 |
主な機能や特徴 | ・利用者管理 |
上記がオフィスステーション労務の基本情報です。 マイページと呼ばれる従業員ごとの専用ページによって、従業員自身が自分の情報を入力できるようになっています。そのため、紙の書類ベースで事務処理をする必要が少なくなり、バックオフィス系業務の手作業での入力も格段に減らすことにつながるでしょう。
電子申請にも対応していることから、年末調整や入社や退社の手続きもしやすくなっており、人事部や経理におけるボトルネックとなる業務を最小限にすることにもつながります。結果として労務管理における正確性や信頼性も高めることにつながり、従業員が安心して働けるようにもなるでしょう。
ApplyNow Sign
ApplyNow Signは株式会社ApplyNowが提供する電子雇用契約サービスです。
名称 | ApplyNow Sign |
提供元 | 株式会社ApplyNow |
公式URL | |
料金やプラン | 要問い合わせ |
主な機能や特徴 | ・電子雇用契約 |
上記がApplyNow Signの基本情報です。 労務管理における雇用の段階からデジタル化が可能になっており、動画面接サービスと連動することでオンラインで雇用契約を結ぶ段階まで進めることができます。電子雇用契約機能によって契約し、さらに契約情報をデジタル的に管理できることから、ペーパーレス化も推進されるでしょう。
暗号化通信やデータ保護にも注力されているため、個人情報漏洩などのセキュリティインシデントが発生する可能性も限りなく低いです。さらにISO 27001の認証を取得していることから、オンラインやデジタルでも安心して使い続けられるのが魅力と言えるでしょう。
HRBrain労務管理
HRBrain労務管理は株式会社HRBrainが提供する労務管理ソフトです。
名称 | HRBrain労務管理 |
提供元 | 株式会社HRBrain |
公式URL | |
料金やプラン | 要問い合わせ |
主な機能や特徴 | ・入社手続き |
上記がHRBrain労務管理の基本情報です。労務管理で取り扱う情報のデジタル化が可能な仕組みが備わっており、バックオフィス系業務のペーパーレス化や自動化が実現できます。アプリによって従業員に労務管理に関する情報を入力してもらうことで、労務担当者の負担を大幅に減らすとともに、従業員データの一元管理ができるのも利点です。
年末調整や電子申請マイナンバー管理にも対応しており、個人情報に関連する煩雑な事務処理の負担の軽減にもつながるでしょう。 導入時にしっかりとしたサポート体制もあることから、導入を成功させたい場合にも大変おすすめです。
freee人事労務
freee人事労務はfreee株式会社が提供する労務管理システムです。
名称 | freee人事労務 | ||
提供元 | freee株式会社 | ||
公式URL | |||
プラン | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ |
料金 | 3,980円/月 | 8,080円/月 | 要問い合わせ |
従業員料金 | 500円/ユーザー/月 | 700円/ユーザー/月 | 要問い合わせ |
主な機能や特徴 | ・労務管理 | ||
上記がfreee人事労務の基本情報です。労務に関する事務処理にありがちなうっかりミスやヒューマンエラーを最小限にする機能が多数備わっています。タイムカードの打刻、入社手続き、身の上変更など、従業員自身の労務の情報は自分自身で入力が完了してもらう仕組みがあるため、ロームの管理者の負担が大幅に軽減されるのも利点です。
同時に労務管理を一元管理と自動化ができるようになることから、給与計算や税金などのそれからも解放されます。極力手作業をする部分が少なくなっていること、ほとんどの作業がペーパーレス化で行われることから、まずはバックオフィス系業務からDX推進を押したいという場合におすすめです。
クラウドハウス労務
クラウドハウス労務は株式会社Techouseが提供するクラウド業務支援サービスです。
名称 | クラウドハウス労務 |
提供元 | 株式会社Techouse |
公式URL | |
料金やプラン | 要問い合わせ |
主な機能や特徴 | ・入社手続き動画 |
上記がクラウドハウス労務の基本情報です。入社手続きや雇用契約の段階からペーパーレス化する仕組みが備わっており、その先の労務管理においてもデジタルで進められるようになっています。基本的に紙ベースの書類から解放されるようになるため、書類を探す時間や書類を保管するための労力やコストも限りなくゼロに近づけることができるでしょう。
従業員情報のデジタル的な一元管理を実現できるようになるため、人事評価や人材管理の部分においても効果検証や改善もしやすくなっています。従業員満足度の向上や離職率の低下、定着率の向上をしたいという場合に大変おすすめです。
10.HybRid
HybRidは株式会社CSS-consultingが提供するクラウド型人事システムです。
名称 | HybRid | |
提供元 | 株式会社CSS-consulting | |
公式URL | ||
プラン | 標準機能 | 労働条件通知書管理 |
料金 | 165円/ユーザー/月 | 110円/ユーザー/月 |
主な機能や特徴 | ・マイナンバー管理 | |
上記がHybRidの基本情報です。労務コンサルタントが長年の実務経験に基づいて作られたクラウド型の労務管理システムであり、実務の現場担当者の課題や問題を解決しやすいようになっています。労務管理に関する業務や作業を支援する機能が終わる時に備わっており、同時に工数を減らすための工夫がなされていることから、現場担当者の負担を大幅に削減することにつながるでしょう。
従業員側もスマホから様々な申請ができるようになっており、アルバイトやパートも含めて人材の入れ替わりが 多い場合にも役立ちます。 労務管理の事務処理が多すぎて困っている、紙の種類に対応しきれないという場合に大変おすすめです。
【kyozon編集部おすすめ】バックオフィス業務をまとめて効率化！「ジンジャーシリーズ」
バックオフィス業務のサポートシステムのなかには、ほかの事務業務との連携でより効率化を図れるものがあります。多くのシステムの中から、経理や給与の効率化もおこなえる「ジンジャーシリーズ」を、次の3つピックアップして紹介します。
- ジンジャー勤怠
- ジンジャー給与
- ジンジャー経費
それぞれの詳細を解説します。
【勤怠の集計業務を効率化！】ジンジャー勤怠
| 内容 | |
| 価格 |
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| 無料トライアル | 〇あり |
| 主な特徴 |
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詳細はこちら
ジンジャー勤怠は勤怠管理に関する業務をサポートするシステムです。残業時間の集計や、有給休暇の残日数の計算、打刻漏れの確認など、手間のかかる業務を大幅に自動化・効率化できます。
勤怠情報はリアルタイムで関連システムに反映されるため、情報の抜けや漏れ、遅延もなく管理できます。手入力の必要が無くなるため、書類のペーパーレス化や業務の電子化も進められます。
また、有給消化や残業時間の制限が適切に遵守されているかを確認できるアラート機能もあるため、コンプライアンスや従業員の働きすぎの対策にも最適です。
【労務管理と連携して給与計算！】ジンジャー給与
| 内容 | |
| 価格 |
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| 無料トライアル | 〇あり |
| 主な特徴 |
|
詳細はこちら
ジンジャー給与は給与計算を自動化できるサービスです。ジンジャー勤怠との連携で給与を自動計算する機能が備わっているため、あわせて導入することで必要な情報を自動で入力し、給与に関する業務を大幅に効率化できます。
操作性も簡単で、画面に表示されるステップに沿って進めるだけでスピーディーに給与計算をおこなえます。給与明細もWEB発行できるため、ペーパーレス化の推進にも最適です。
ジンジャー勤怠とあわせて導入することで手作業やCSV経由の加工・インポート作業を不要にできます。 勤怠と給与管理を手入力や手作業で行っている場合には、ジンジャーシリーズの導入を検討してみましょう。
【経費精算のデジタル化を推進！】ジンジャー経費
| 内容 | |
| 価格 |
|
| 無料トライアル | 〇あり |
| 主な特徴 |
|
詳細はこちら
ジンジャー経費は経費精算の業務効率化に最適なシステムです。書類やレシートなどの紙媒体の保存・管理や、交通費申請のミス、手入力の手間などの悩みに対して、効率的な解決手段を提供します。電子帳簿保存法にも対応済みです。
紙媒体の電子化では、高精度なOCR機能（画像内の文字を読み取る機能）を使用します。書類をカメラで捉えるだけで情報が入力できるため、操作性も簡単です。
ジンジャーシリーズは無料トライアルも提供されているため、自社フローに合わせた導入が可能かどうかを確かめてから利用を開始することができます。まずは資料請求をおこない、トライアル利用の準備を進めることがおすすめです。
まとめ
今回は労務管理システムに関する基礎知識、労務管理システムの導入効果、労務管理システムの選び方、そして労務管理システム主要9選の比較表と主な機能や特徴についてお話しました。
労務管理やバックオフィス系の業務は、基本的にペーパーレス化するだけでも大幅に負担が軽減されます。実際に入社から退社までの間、従業員が働き続ける間には様々な紙の書類が必要であり、一昔前であれば紙の書類で契約や承認を行うのが当たり前でした。現代では紙の書類に依存することなく、デジタル時に労務管理を処理していくことが可能な時代になりましたので、アナログな方法から卒業してデジタルで効率化や最適化を行いましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。この記事が労務管理システムについて詳しく知りたかった方のお役に立てれば幸いです。
