企業側がすべきオンライン面接の準備
企業がオンライン面接を準備する際に、必要となる準備は下記の4つです。
- ネットワーク環境の整備
- オンライン面接用ツールの選定
- 応募者への案内
- 面接官同士でのすり合わせ
ひとつずつ解説していきます。
ネットワーク環境の整備
オンライン面接で企業側が最初に行う準備は、ネットワーク環境の整備です。
面接の際に使用する機器は、下記があれば問題ありません。
- パソコン
- タブレット
- スマートフォン
ただし、オンライン面接で利用するツールによって求められるスペックが異なるので、事前にデバイスのスペックを確認しておきましょう。
またスムーズな進行をするために、下記の点にも注意が必要です。
- パソコンにマイクやカメラが搭載されているか
- オンライン面接時の通信環境が悪いところではないか
通信環境については、応募者に対しても注意喚起しておきましょう。
オンライン面接用ツールの選定
オンライン面接で企業側がすべき準備には、オンライン面接用ツールの選定があります。
利用できるツールは、無料・有料といったさまざまな種類があります。
オンライン面接で活用されているツールは、下記の通りです。
| ツール名 | 特徴 |
| Zoom |
|
| Skype |
|
| BIZMEE |
|
有料プランを利用する際は、それぞれの特徴や料金を比較して、自社に適したツールを選びましょう。
応募者への案内
オンライン面接用のツールを選定できたら、応募者へ案内を行います。
応募者の中にはオンライン面接の経験がない方もいるので、ツールで作成したURLを共有する際は、下記についてお伝えしておきましょう。
- 当日の面接の流れ
- ツールの基本的な使用方法
その際に、面接時の通信環境についても触れておきます。
ツールの使用方法を簡単にまとめておけば、応募者も安心して面接に臨めるはずです。
面接官同士でのすり合わせ
オンライン面接で面接官が複数人いる場合は、事前に面接官同士ですり合わせを行いましょう。
すり合わせる際にお互いで確認しておく項目は、下記の通りです。
- 役割
- 作業内容
- 評価方法
- 面接の流れ
さらに面接官の立場によっては、評価基準がまちまちになるかもしれません。
そのため、採用するにあたっての優先順位と評価項目の内容もすり合わせておきましょう。
こちらの記事では、採用活動の効果を可視化する「採用見える化クラウド」の特徴や導入メリット、料金プランを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
企業がオンライン面接をするメリット・デメリット
ここまで、企業側がすべきオンライン面接の準備をお伝えしました。
続いて、企業がオンライン面接をするメリット・デメリットを解説します。
- 企業がオンライン面接をするメリット
- 企業がオンライン面接をするデメリット
それぞれ解説していきます。
企業がオンライン面接をするメリット
まずは、企業がオンライン面接をするメリットを見ていきましょう。
- いつでも・どこでも面接ができる
- 面接の様子を録画できる
- 採用コストを削減できる
ひとつずつ解説していきます。
いつでも・どこでも面接ができる
オンライン面接を企業が行うメリットとして、いつでも・どこでも面接できる点があげられます。
例えば遠方の応募者の面接を行う場合、日程の調整が大変でした。
しかしオンライン面接であれば、企業側と応募者側のスキマ時間を活用した面接が可能です。
また、オフラインと違い短期間で選考を進められるので、採用したい応募者を他社に決められるリスクも減らせるでしょう。
面接の様子を録画できる
オンライン面接のメリットは、面接の様子を録画して社内で共有できる点です。
カメラ機能で録画することで、応募者に関する情報を社内共有できるので、自社に適した人材を早期に採用できます。
また面接の様子を録画するメリットは、下記の通りです。
- 面接官の振り返りができる
- 面接官を育成するための教材になる
さらに、面接官ごとの判断基準が比較できるので、面接を仕組み化できます。
面接官のスキルアップにもつながり、結果として企業の生産性向上に寄与するでしょう。
採用コストを削減できる
オンライン面接は、採用コストを削減できるメリットがあります。
これまでは、面接会場の設営や当日のスタッフの配置、交通費の支給といった事前準備が必要でした。
しかしオンライン面接は、会場の確保や費用面でのコストがかからず、事務的な対応が必要ありません。
リモートワークを導入している企業であれば、自宅からオンライン面接できるので、大幅なコスト削減につながるでしょう。
企業がオンライン面接をするデメリット
次に、企業がオンライン面接をするデメリットを解説します。
- コミュニケーションラグが発生する
- 環境・雰囲気が伝わりづらい
それぞれ解説していきます。
コミュニケーションラグが発生する
企業がオンライン面接を行うデメリットとして、コミュニケーションラグが発生する点です。
声や表情は伝わりますが、お互いの通信環境によってはやりとりにラグが生じてしまい、会話のテンポが悪くなるでしょう。
また、パソコンや通信環境に不具合があると、面接を中断することがあるかもしれません。
スムーズに進行するために企業側が準備することは、下記の3つです。
- 事前に研修を行う
- 想定されるトラブルを面接官全員で共有しておく
ほかにも話が終わったタイミングで「以上です」と伝えたり、要点を簡潔にまとめたりしましょう。
環境・雰囲気が伝わりづらい
オンライン面接では、職場の環境・雰囲気を応募者に伝えづらい点がデメリットです。
実際に企業で働いている社員の様子を正確に伝えるには、企業を訪れなければ難しいでしょう。
「採用後に働くイメージが持てず不安に感じてしまい、内定を辞退する」といった結果になるかもしれません。
とはいえ声と表情は伝わるので、熱意を持って職場の様子を応募者に伝えてあげましょう。
対策として、内定後に社員と話せる懇親会を開催したり、採用動画を作成したりしましょう。
企業がオンライン面接をする上での注意点
ここまで、企業がオンライン面接をするメリット・デメリットをお伝えしました。
続いて、企業がオンライン面接をする上での注意点を解説します。
- ドタキャンに備える
- リアクションを対面のときよりも強調する
- 面接開始前に待機しておく
- 面接官から先に退席する
ひとつずつ解説していきます。
ドタキャンに備える
企業がオンライン面接をする際に注意するポイントは、ドタキャンに備えることです。
オフライン面接と比べて、オンライン面接は軽視されやすく応募者が現れないこともあります。
そのため面接官は、対策として下記の4つを意識しましょう。
- 迅速にレスポンスする
- 丁寧な対応を心がける
- 質問はできる範囲で回答する
- 応募対応マニュアルを社内で作成する
また、LINEや電話番号、Messengerなどのすぐに連絡できる手段も確認しておく必要があります。
仮にドタキャンされてしまった場合は、状況を確認して「日程を再度調整」「次の応募者をピックアップ」しましょう。
リアクションを対面のときよりも強調する
オンライン面接は応募者の表情や反応が読み取りづらいため、対面のときよりもリアクションは強調しましょう。
特に応募者は緊張しながら面接に臨んでいるため、面接官の表情が読み取れなければ、さらに緊張してしまい本来の力を発揮できないかもしれません。
オンライン面接で強調するポイントは、下記の3つです。
- 笑顔を意識的に作る
- 大きくはっきり相づちをうつ
- ジェスチャーを交えてリアクションする
ちなみに相づちをうつ際は、タイミングがずれたり音声に遅延が生じたりするので、言葉の相づちは控えましょう。
面接開始前に待機しておく
面接官は、オンライン面接が始まる前には待機しておきましょう。
応募者が先に入室してしまうと、「日時を間違えたのか」と不安になるはずです。
ほかにも、面接開始前に下記のポイントに気をつけながら通話テストを行いましょう。
- ラグは発生しないか
- マイクの音は入っているか
- 自分のカメラは映っているか
- イヤホンから音が聞こえているか
想定されるトラブルをなくした状態で本番に臨むことが、応募者への配慮にもつながります。
面接官から先に退席する
オンライン面接が終了したら、面接官から先に退席しましょう。
応募者は、面接官が退席してから接続を切ることがマナーであると認識しています。
そのため、退席は面接官から速やかに行いましょう。
しかし、続けてほかの応募者との面接を控えている場合もありえます。
その際は「お先にご退席ください」と伝えて、先に応募者が退席しても問題ない旨を伝えましょう。
企業がオンライン面接をする際のポイント
ここまで、企業がオンライン面接をする上での注意点をお伝えしました。
続いて、企業がオンライン面接をする際のポイントを解説します。
- 応募者の緊張を解く
- 質問すべき内容をまとめておく
- オンライン面接終了後は速やかに評価する
それぞれ解説していきます。
応募者の緊張を解く
企業がオンライン面接をする際には、応募者の緊張をアイスブレイクで解くようにしましょう。
応募者が入室して、すぐ質問を始めても応募者の緊張感が高まるだけです。
質問をする前にアイスブレイクを入れることで、緊張感を和らげて自己開示を促せるので、ミスマッチの防止につながります。
応募者の緊張を解くアイスブレイクのネタは、下記の4つです。
- 天気
- 出身地
- 趣味・特技
- オンライン面接・リモートワーク
応募者が本来の状態で話せるように、緊張感を解ける工夫を凝らしましょう。
質問すべき内容をまとめておく
面接官によっては、オンライン面接に慣れていない場合もあります。
そのため質問すべき内容を事前にまとめておくと、スムーズに進行できるでしょう。
オンライン面接で質問される内容は、下記の通りです。
- 志望理由
- 価値観・性格
- キャリアプラン
- 履歴書・職務経歴書
質問内容をまとめて応募者に共有しておくことで、やり取りの円滑化につながります。
オンライン面接終了後は速やかに評価する
オンライン面接が終了したら、面接官は速やかに応募者の評価を行いましょう。
オフラインと違い、オンライン面接では相手の印象が残りにくいです。
なので仮に応募者の印象が薄れても良いように、下記の評価項目を設定しておきましょう。
- 理解度
- 志望度
- 人間性
- 強調性
- コミュニケーション力
評価を視覚化できれば、時間が経ったとしても確認時に思い出しやすくなります。
こちらの記事では、応募者の適性を検査できるサービスやメリット・デメリット、注意点を解説しているので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
今回は、企業が行うべきオンライン面接の準備やメリット・デメリット、注意点を解説しました。
企業がオンライン面接を行う際に、準備するべき項目は下記の4つです。
- ネットワーク環境の整備
- オンライン面接用ツールの選定
- 応募者への案内
- 面接官同士でのすり合わせ
また、「採用コストを削減できる」「環境・雰囲気が伝わりづらい」などのメリット・デメリットもあります。
本記事でお伝えしたオンライン面接時の注意点やポイントを参考にして、自社の採用活用に活かしてください。
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