今回は「Web会議」を導入するとどんなメリットがあるかについてご紹介します。
ここでは、
- 「Web会議」のメリット
- 「Web会議」を取り入れることにより実現できる5つの未来
という流れで解説していきます。
「Web会議」のメリット
「Web会議」のメリットはつぎのとおりです。
- 移動にかかるコストを削減できる！
- 移動にかかる時間や労力を削減できる！
- 会議の準備にかかる時間や労力を削減できる！
- 場所によらずどこからでも参加できる！
- 録画・録音により会議の記録が容易！
・・・いかがでしょうか。
「いやいや、そんなことは分かってるんだよ」と思われましたでしょうか？
そこで今回はさらに踏み込んで、それによって「どんな未来が実現するのか」まで解説していきます。
「Web会議」を日常業務に組み込んだらどんな未来が実現するのか
まず、「Web会議」を日常業務に組み込むことで未来はどのように変わるのでしょうか。
実現すること①：売上が格段にアップする
「Web会議」を日常に組み込むと、売上が格段にアップします。
どういうことか
まずは「Web会議」を日常に組み込んでいると、場所によらずどこからでも会議・商談・ミーティングに参加でき、ムダな移動が削減できます。
そうすると、次のようなことが起きるようになります。
- これまで移動に取られていた時間や労力を他に回せる
- サクッとミーティングができるため、情報伝達のスピードが上がる
- 移動時間を考慮しなくていいので、スケジュール調整がスムーズに
- どこからでも簡単に参加できるため、商談の上司や先輩の同席回数を増やせる
そうなるとどんなことができるか
上記のような状態になると次のようなことができるようになります。
- コミュニケーションや生産活動にリソース（時間、労力）を集中できる
- 顧客との接触機会を最大化でき、商談の数を増やせる。（1日10件商談といった猛者の事例も。商談数がこれまでの約5倍）
- フィードバックを都度受けられ、習熟スピードが向上するとともに成約率が向上する
- 上記により、業務の進捗スピード（生産効率）が向上、品質もアップする
売上は「従業員の生産効率」「商談数」「成約率」「品質」に対して有意に影響することは言うまでもありません。
とくに、営業職の場合は「商談数」や「成約率」に売上は大きく影響してくるため、たとえば、単純計算ですが「商談数」が4倍になれば「売上」も4倍になります。
結論：「Web会議」を日常業務に取り入れると「売上」が格段にアップする。
【事例】
実現すること②：優秀な人を採用できる
「Web会議」を日常に取り入れると、優秀な人を採用できます。
逆に、「Web会議」を導入できる余地があるのに導入していないと、人が離れていきます。
どういうことか
「Web会議」を利用すれば、場所によらずどこに住んでいる人とも移動を伴わずに「面接」もできれば「細やかなフォローアップ」をすることもできます。
そうなるとどんなことができるか
上記のような状態になると次のようなことができるようになります。
- ターゲット層の総数が増える
- 就活生との接触機会を最大化でき、フォローアップや面談ができる人数が増える
- 交通費の兼ね合いで、これまで二の足を踏んでいた地方や海外の優秀な学生にもアプローチできる
ターゲット層の総数が増えれば、優秀な学生や求職者の確率が高くなります。さらに其々に対して、きめ細かなフォローアップができれば優秀な人を採用できるようになります。
「Web会議」を取り入れていないことが採用活動で不利になる
一方で、「Web会議」を取り入れていないことが採用活動では不利になります。
「Web会議」を取り入れていないということは、「テレワーク」も実現できていないことにほぼ等しいです。
2019年のビフォーコロナのデータ（株式会社リクルートキャリア プレスリリース）では、15%の就活生がすでにテレワークなど柔軟な働き方ができることを企業選びの基準にしています。
それに加え、現在はコロナ情勢ですから、そんな状況でもなおテレワークを取り入れていない企業は、”コロナブラック企業” と評価され、最初の段階で志望企業から外されてしまうということは想像に難くありません。
結論：「Web会議」を日常に取り入れると、優秀な人を採用できる。
一方で、「Web会議」を取り入れる余地があるのに取り入れていないと、人が離れていく。
【事例】
実現すること③：経費を削減できる
「Web会議」を日常に取り入れると、経費を削減できます。
削減できる項目は次のとおりです。
- 交通費（出張、商談、採用活動、拠点間会議、研修、セミナー）
- 宿泊費（出張、採用活動）
- 会場利用費
これらは決して小さな金額ではなく、年間に一人当たり10万円~数100万円の経費を削減できるのではないでしょうか。
結論：「Web会議」を日常に取り入れると、経費を削減できる
【事例】
実現すること④：会議のムダな準備を削減できる
「Web会議」ではリアルの会議と異なり、ムダな準備を削減できます。
これは「実現すること①」の「コミュニケーションにリソース（時間、労力）を集中できる」に含めてもよいのですが、「Web会議」の特徴的な事象なのであえて分けています。
ムダな準備の削減とは次のとおりです。
- 配布資料の印刷不要（プリンターへの送信、印刷、冊数確認、配布）
- 会議室やプロジェクターのセッティング不要
- 会議室予約で会議室のサイズを毎回調整しなくていい
規模にもよりますが、配布資料の印刷周りの手間、会議室予約、プロジェクターのセッティングで毎回30分はかかっているのではないでしょうか。
もしあなたが準備する立場ではなくて「行くだけだよ」という方であっても、準備されている方には毎回30分の工数が発生しているということです。
「Web会議」であれば、そういったムダな人的コストを削減することができます。
結論：「Web会議」を日常に取り入れると、会議のムダな準備を削減できる。
実現すること⑤：柔軟な働き方を実現できる
「Web会議」を日常に取り入れると、柔軟な働き方を実現できます。
正確には「Web会議」だけでは不十分で、すべての業務をデジタルシフトする必要があります。
ですが、「Web会議」はテレワークなどの柔軟な働き方には決して欠くことができない条件の一つなので今回特別に「実現すること」の一つとして挙げました。
「Web会議」は場所によらずネットワークがつながっていればどこからでも参加することができます。
つまり、次のことができるようになります。
- わざわざオフィスに行かなくとも会議に参加できる
- 海外拠点など、国をまたいだ会議を毎日することもできる
- 家事・子育て・介護と仕事を両立できる
つまり、働くことに「場所という制約」を取り除くことができ、それにより場所に囚われない柔軟な働き方を実現できます。
結論：「Web会議」を日常に取り入れると、場所に囚われない柔軟な働き方を実現できる。
シンプルで使いやすいおすすめのWeb会議システム
ではシンプルで使いやすいおすすめのWeb会議システム「Calling meeting」をご紹介します。
Web会議システム「Calling meeting」｜株式会社ネオラボ
「Calling meeting」は、シンプルな操作性で初めて使う人でも直感的な操作が可能なWeb会議システムです。
URLだけで会議が始められ、非常にスムーズなコミュニケーションを実現します。
まとめ
いかがだったでしょうか？
今回は、「Web会議」の「メリット」とそれにより「実現できる未来」を紹介してきました。
今回の新型コロナウィルス感染拡大を背景に、我々の暮らし方や働き方は歴史的な変わり目を迎えています。その中でオンラインで会議をする「Web会議」が「新たな日常（ニューノーマル）」になりゆくことはほぼ確実と思われます。
日本政府としても「会議のオンライン化」を求めています。コロナ情勢に適応するためにも、「Web会議」の仕組みを活用して新しい働き方にアップデートし、自粛経済でも業績アップできる会社を目指してみてはいかがだろうか。
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記事執筆・編集：中條 優
画像出典元：「Calling」公式HP
