36協定とは？
36（サブロク）協定とは、企業が従業員に対して、労働基準法で定められている法内労働時間外の時間外労働や深夜労働、休日労働をさせる場合に締結が必要であり、所轄の労働基準監督署に届けれなければなりません。労働基準法違反とならないためにも、36協定についてしっかり理解し、勤怠管理や残業代の算出を行いましょう。
まずは、36協定の基本的な知識について徹底解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
36協定は全ての企業が届け出る必要がある？
３６協定は、以下に該当する全ての企業が締結し所轄の労働基準監督署に提出する必要があります。
- 法定労働時間を超えて労働させる（法定時間外労働）
- 法廷の休日に労働させる（法定休日労働）
また、従業員数に対しては定められていないため、労働者がたった1人であっても届け出る必要があります。労働基準監督署に提出する際は労使間で、「時間外労働・休日労働に関する協定書」を締結し、別途「36協定届」と一緒に提出する必要があることを理解しておきましょう。
また、36協定は誰と締結するかについては、以下となります。
■36協定は「使用者」と「労働者の代表※３」とが締結します。
※３ 「労働者の代表」とは、次の者をいいます。
① 労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合
② 上記①の労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者（以下のいずれにも 該当する者）
■ 36協定は事業場（本社、支店、営業所など）ごとに締結することが必要です。
36協定届けを提出しなかったら罰則がある
36協定を締結や労働基準監督署への届け出を行わず従業員に残業をさせることは違法であり、労働基準法違反となった場合は以下のどちらかの刑罰の対象となりますので、しっかり理解し注意しましょう。
- 6ヶ月以下の懲役
- 30万円以下の罰金
また、「有害業務」となる業務の時間外労働に関しては、36協定届が提出されている場合においても、1日2時間を超えてはいけないと定められており、これを超える時間外労働をさせた場合にも罰則がありますので、合わせて理解ておきましょう。
36協定の届出に関する注意事項
36協定を提携した後、「様式第9号の種類」を労働基準監督署に対して届け出ましょう。この際、協定書のそのものは届出の書類と兼用することが可能ですが、その場合は、届出書に労務署の署名又は、記名押印し、協定書の写しを事業場に3年間保存しておくとされていますので、期限内の破棄がないよう注意が必要です。
また以下の3点も合わせて注意しておきましょう。
- 届出書は2部提出すること
- 有効期限の開始までに届け出ること
- 労働者への周知の必要
届出書は、「所轄労働基準監督署用」「事業場の控え用」と2部提出し、提出時の受付印が押された後「事業用の控え用」は返されれるので、作業場の見えやすい場所への掲示や備え付け、書面の交付などの方法にて労働者に通知する必要があります。
また、36協定はこの届出をもって有効となるため「協定しなければならない事項」に含まれる有効期限の開始までに提出することが必要です。この有効期限とは、最長でも1年間とすることが望ましいとされていて、定期的に見直しを行うことが必要とされています。
企業が知っておくべき36協定の基礎知識は？
ここでは、知っておくべき36協定の基礎知識について下記の内容を徹底解説していきます。勤怠管理を行う部署や担当者だけでなく、企業全体で知っておくべき内容でもありますので、しっかり理解しておきましょう。
- 36協定の上限や超えるとどうなるのか
- 36協定の締結条件はどのようなものか
知識1：36協定の上限は？
大企業は2019年の4月〜、中小企業は2020年4月〜に時間外労働の上限規制が定められました。この改正により、時間外労働の上限は原則として「月45時間・年360時間」となりこれを超えることができません。しかし、臨時的な事情の場合にはこれを超えることができますが、以下の遵守した上で合意する必要があります。
臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合（特別条項）でも、以下を守らなけれ ばなりません。
・時間外労働が年720時間以内
・時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
・時間外労働と休日労働の合計について、「２か月平均」「３か月平均」「４か月平 均」「５か月平均」「６か月平均」が全て１月当たり80時間以内
・時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年６か月が限度
また、特別事項の有無に関わらず、1年を通して常に時間外労働と休日労働の合計は、月100時間未満、2〜6ヶ月平均80時間以内にしなければいけませんので、しっかり理解し注意しておきましょう。
36協定の上限を超えるとどうなるのか？
３６協定の上限を超えてしまうと、労働基準法違反となり罰則が科される恐れがあります。罰則の内容は「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」となります。また、罰則の対象者は企業だけでなく、労務管理を担当する責任者についても罰則の対象となってしまいます。
うっかり超えてしまっていて、労働基準法違反となっていたという事態を避けるためにも、36協定の規制内容をの理解を深め、36協定書の提出以外にも、従業員の労働時間の把握の徹底など注意することも重要となるでしょう。
知識2：36協定の締結条件は？
36協定の締結条件には、以下のケースがあることを理解しておくことが必要です。
- 過半数組合があるケース
- 過半数組合がないケース
36協定を締結する場合には、あらかじめ労働組合などと書面で締結しておく必要があります。ここからはそれぞれのケースに対して、必要となってくる条件を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
過半数組合があるケース
過半数組合とは、正社員だけでなくパートやアルバイトなどを含めるすべての社員の過半数で組織されている組合です。36協定を締結する際は、この社員の過半数で組織する労働組合との書面による協定が必要となります。
36協定を締結する際は、改めて事業場の労働者数及び労働組合員数が過半数組合となっているかを必ず確認しておくことが必要となります。
過半数組合がないケース
過半数組合がないケースでは、社員の過半数を代表する人との書面による協定が必要です。過半数代表者の要件となる人の選出の際は、以下の3点について注意する必要があります。
- 労働者の過半数を代表していること
- 36協定を締結するための過半数代表者を選出することを明らかにした上で、投票や挙手などにより選出すること
- 労働基準法第41条第2号に規定する管理監督者ではないこと
部長や工場長といったマネジメント職の社員は、過半数の社員からの信頼があったとしても代表者にはなれない点も合わせて理解しておきましょう。
上記にある「過半数を代表していること」とは、過半数組合があるケースと同様、正社員だけでなくパートやアルバイトなど事業場のすべての労働者の過半数を代表している必要があり、代表者の選出の手続きに参加できるようにする必要があります。また選出の際は、支持していることが明確に民主的な手法「投票・挙手・労働者による話し合い・持ち回り決議」をとることが必要です。
自動的に選出した場合には、36協定が無効となりますので、注意しましょう。
36協定の上限を超過しないための対策は？
時間外労働の上限規制は、他の労働基準法の中でも特に罰則規定が厳格になっていますので、特に注意して管理することが重要です。そのための対策として以下について詳しく解説していますので、適切な対策を行っていきましょう。
- 健康確保措置の取り決めを行う
- 社員の勤怠管理を徹底する
- 就業規則を改訂する
- 特別休暇を設ける
対策1：健康確保措置の取り決めを行う
36協定で定められている時間外労働の45時間を超えることは、脳や心臓などの身体的な病気に関わるリスクが高まるとされています。そのため、45時間を超える労働をさせる場合には、企業に対し健康と福祉確保のための処置対応が義務付けられていることからも以下のような、健康確保措置の取り決めを行いましょう。
◆限度時間を超えて労働させる労働者の健康・福祉を確保するための措置について、次の中 から協定することが望ましいことに留意しなければなりません。
(1) 医師による面接指導
(2) 深夜業（22時～５時）の回数制限
(3) 終業から始業までの休息時間の確保（勤務間インターバル）
(4) 代償休日・特別な休暇の付与
(5) 健康診断
(6) 連続休暇の取得
(7) 心とからだの相談窓口の設置
(8) 配置転換
(9) 産業医等による助言・指導や保健指導
対策2：社員の勤怠管理を徹底する
労働基準法では、労働時間や休日について規定が定められていることからも、企業や労務を担当する部署・担当者が従業員の労働時間を正しく把握し管理することが重要となるでしょう。
- タイムカード
- パソコン使用時間の記録
管理を行うには上記のような方法がありますが、これらの方法をとることができずにやむを得ない場合には、適正な申告を阻害しない等、適切な措置を講じた上で自己申告によることができます。
また、ここで大切なのは作成した労働時間の状況の記録は、3年間の保存が必要であることを理解しておくことです。
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対策3：就業規則を改訂する
36協定を締結する際に、合わせて就業規則を改定することも、上限を超えないための対策であると言えます。特別条件である「割増賃金率」を定めている場合には、それに合わせた就業規則としましょう。この「割増賃金率」は残業代の計算や支払いにも大きく関係するため、就業規則を改定した際には従業員への周知も重要となります。
割増賃金率の改定の例は以下となりますので、参考にしてください。
- 時間外労働45時間以下：25%
- 時間外労働45時間以上、60時間以下：35%
対策4：特別休暇を設ける
長時間労働は、脳や心臓などの身体的な病気に関わるリスクが高まるとされていることからも、従業員の勤務スケジュールや健康状態に応じて、特別休暇を与えることも望ましいと言えるでしょう。
この社員への特別休暇は、義務的な措置ではありませんが、36協定の上限を超過とならないための効果的な対策であると言えるでしょう。また、特別休暇を設けることで、従業員のモチベーションの維持や向上につもつながる効果が期待されますので、積極的に利用したい対策です。
以下の記事、『モチベーションとは？モチベーションが下がる理由と上げる方法を徹底解説します！』では、モチベーションについて詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
従業員に法定時間外労働をさせる際に必要な「36（サブロク）協定」について詳しく解説しました。時間外労働について適切な対策や処置を行うことは、労働基準法違反から罰則の対象となるだけでなく、従業員満足度の向上や離職率の低下、生産性などパフォーマンスの発揮にも繋がりますので、しっかり理解し行動することが重要です。
以下の記事『従業員満足度を高める方法は？満足度に影響する要素、施策の事例まで解説！』では、従業員満足度に影響する要素や、労働時間の最適化などの従業員満足度を高める切り口について網羅的に徹底解説していますので、合わせて参考にしてください。
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