職務分掌とは？簡単にいえば「職務の交通整理」
職務分掌は、一般的にあまり聞き馴染みがない言葉かもしれませんが、人事や組織運営にとって非常に重要な概念です。ここではまず、その言葉の意味を紐解き、類似したビジネス用語との違いや、それを行うメリットについて見ていきましょう。
職務分掌の意味と読み方
職務分掌の読み方は「ショクムブンショウ」です。職務分掌は、企業などの組織において、それぞれの部門や部署の責任者、各業務の担当者の行うべき職務を適切に配分し、職務における責任の所在と裁量範囲を明確化することを意味します。
職務分掌を、ひと言で簡単にいえば「職務の交通整理」です。
大企業を中心として、職務分掌を明文化した職務分掌規程を作成する企業が多く見られます。変化の激しい現代では、想定もしなかった仕事も発生することがあるでしょう。
そういったイレギュラーなケースにも対応できるように、合理性がある職務分掌規程を作成しておくことが、企業経営および組織運営にとって重要です。
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職務分掌と業務分掌の違いとは
職務分掌と業務分掌は一見似ているようで、意味するところは違います。「業務」とは部署やチームなどの「セクション」が担当するもので、「職務」とはさまざまな立場の「人」が担当するものです。
業務分掌は全体の業務を各セクションが、どのように分担（棲み分け）しているかを掌握することです。一方、職務分掌はそれぞれの立場の人が、どういう裁量権をどの範囲で持っているかを掌握することとなります。
職務分掌は規程として文書化して保存することが多い
業務分掌は図表として表現されることはあっても、社内規程として設定されることはありません。業務内容は流動的なので常に変化していくものであり、社内規程にするには無理があります。
しかし、特に大企業などでは職務分掌を「職務分掌規程」として明文化した上で社内規程のひとつとして、組織内での共有文書とするケースがよく見られます。
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職務分掌の英語訳 “Segregation of Duties” は厳密には意味が違う？
日本語の「職務分掌」は、英語訳としては “Division of Duties”（職務の分担）もしくは “Segregation of Duties”（職務の隔離）が当てられます。
しかしながら、前者は問題ないですが後者は必ずしも同義とはなりません。「職務分掌」は言葉どおり職務を手分けして適切に分担する意味があり、 “Segregation of Duties” はむしろ別のビジネス用語「セグリゲーション」の概念に近いです。
セグリゲーションは、職務の役割や裁量権を明確化させる点では職務分掌と似ていますが、目的が異なります。
組織運営を効率化するのが職務分掌の目的ですが、セグリゲーションは従業員のコンプライアンスの遵守、つまり不正防止などの内部統制が目的となっています。
平たくいえば、従業員が自分勝手な行動をとらないよう監視する目的で行われるものであり、職務分掌と明確に区別するために「セグリゲーション」という用語が用いられているわけです。
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職務分掌とジョブディスクリプションとの違い
ジョブディスクリプションとは、主に企業の採用活動において、募集している求人内容について詳細に記載した文書です。ミスマッチを避けるために、業務に求められるスキルや適性などを明確化する目的で作成されます。
職務分掌は個々の人材が担う職務の裁量範囲や責任範囲の明確化であり、ジョブディスクリプションの業務に必要となるスキルや適性とは、定義する対象が異なります。
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職務分掌を実施するメリット
職務分掌を実施すれば職務の責任の所在を明確にできるため、組織運営をスムーズに進めるために有益です。「これは一体誰のマターなの？」などの、無用なストレスが少なくなります。
加えて責任と裁量の範囲が明確化されることで、各人材の職務に対する責任感が強まるため、業績向上に寄与する面も確実にあります。
ここでは職務分掌を行うことによる具体的なメリットを整理すると、主に以下の4つが挙げられます。
- 組織運営効率化に役立つ
- 業務効率化に役立つ
- 人材育成に役立つ
- 内部統制に役立つ
それぞれのメリットを見ていきましょう。
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組織運営効率化に役立つ
役職や担当ごとの職務の責任および裁量の範囲を定め、職務分掌規程として明文化しておくことは、組織をマネジメントする際に役立ちます。
業務効率化に役立つ
職務分掌ができていなければ、どの仕事を誰が行うべきなのかが曖昧となり、別々の社員が同じ目的の業務をしている非効率な状況が生じがちです。
しかし職務分掌でそれが明確になると、自ずと業務の重複を回避しやすくなります。そしてリソースの浪費を避け、業務の適切な配分ができるようになるでしょう。
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人材育成に役立つ
従業員ごとの職務を明確にすれば、その職務のスペシャリストを育成しやすくなります。これまで日本の大企業の多くはゼネラリスト（総合型人材）の育成が主流でした。一部の専門職以外は、職務を限定しない採用が行われてきたのです。
これは社内の事情を広く把握する幹部候補を育てるためには優れている反面、特定の高度に専門的な業務の専門家を育成しづらいデメリットがありました。
しかし職務分掌は、いわゆる「ジョブ型」雇用とも非常に相性が良く、スペシャリスト人材の育成にも役立ちます。
また、職責が明確になることで各人材が責任感を実感しやすくなり、モチベーションの向上や主体性の発揮などが期待できるでしょう。結果的に、人材力の底上げにつながります。
内部統制に役立つ
前述のとおり職務分掌自体は、セグリゲーションのように監視目的ではありません。とはいえ、各職務の意義を誰もが理解できるようにする作業なので、自ずと各人は企業の一員としてあるべき自分の姿を想像します。
それによって、監視という抑圧的な方向からではなく、各人材の内面からポジティブな姿勢が発現するのを促すという面において、内部統制にも資することは確実です。
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職務分掌を実施する際の手順
職務分掌を実際に行う際の、具体的な手順を解説します。基本的には、以下のような流れで作成するのが望ましいでしょう。
- 組織図で全体を俯瞰して把握する
- 職務内容を洗い出す
- 裁量権を割り振る
- 職務分掌表作成で可視化し、職務分掌規程作成で明文化する
それぞれの手順を見ていきましょう。
組織図で全体を俯瞰して把握する
まず、組織図の作成から始めます。組織図には、本社と支社から、各部門から各部署まで、組織を構成するセクションを全て記載しましょう。
組織の全体像を組織図として可視化し、俯瞰することでセクション同士の関係性が明らかになります。そこから、連携が必要となる領域も自ずと見えてくるでしょう。
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職務内容を洗い出す
次に、職務単位で担当する具体的な「役割」や「責任」を確認します。社内にてヒアリングやアンケートを実施し、現場からの生の声を取り入れましょう。
職務内容を客観的に洗い出すことで、業務の無駄な重複や非効率なオペレーションを発見する手がかりにもなります。
裁量権を割り振る
セクション間の関係性や、連携が求められる業務を考慮した上で、適切かつバランス良く裁量権を振り分けましょう。裁量権の範囲は責任の範囲と連動します。
裁量権が曖昧だと、将来イレギュラーな事態が発生した際に、責任のなすり合いや軋轢のもととなるので、この作業は重要です。先の職務内容の洗い出しと裁量権の割り振りができれば、ひとまず職務分掌の全体像は完成です。
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製造業を中心に推進される「ヒヤリハット」活動については以下の特集記事『ヒヤリハットとは何か？さまざまな分野での事例も含めて日本一簡単に解説！』でフォーカスして徹底解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご覧ください。
職務分掌表作成で可視化し、職務分掌規程作成で明文化する
職務分掌の全体像をもとに、職務ごとに取り組むべき仕事内容を記載した「職務分掌表」を作成します。この職務分掌表によって、職務分掌で交通整理された内容が可視化されるといえるでしょう。
この段階で経営者には職務分掌表と経営ビジョンにズレがないかを確認してもらい、各セクションの責任者には役割と裁量権に不備・過剰・不足がないかを確認してもらいます。
経営者と各責任者の声を反映することで、理想と現実のギャップを最小化できます。完成した「職務分掌表」を従業員に周知し、その上で「職務分掌規程」を作成します。
職務分掌規程とは何か
職務分掌規程とは、職務ごとの責任や裁量権を明文化したものです。職務分掌規程を活かすためには、仕事の中で責任の所在や裁量範囲の確認が必要なときにすぐに確認できるよう、従業員に周知しておくことが大切です。
職務分掌規程は前述のとおり、社内規程のひとつに位置付けられます。ただし、労働基準監督署への届出が義務付けられている就業規程とは異なり、職務分掌規程は作成も届出も義務付けられていません。
職務分掌規程はテンプレート・文例を活用して作成できる
職務分掌規程はWeb上でテンプレートや文例が多く確認できますので、それらを雛形や参考にして作成できます。
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カードを使う現代人は要注意の「スキミング」については、以下の特集記事『スキミングとはなに？3つのカテゴリー別に日本一わかりやすく解説！』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。
まとめ
職務分掌についてその意味や類似用語との違い、メリット、作成のフローなどをわかりやすく解説しました。企業組織の運営をスムーズに進めていくためには、職務分掌および職務分掌表、職務分掌規程の作成と周知は大きな意味があります。
経営者や責任職のみなさんは、もし自社でまだ職務分掌が行われていなければ、組織運営の円滑化のためにぜひ実施を検討してみることをおすすめします。
なお、従業員の職務を交通整理するのに寄与する職務分掌と並行して、従業員の仕事に向き合う人生の質を高めるウェルビーイングの実現も企業にとって重要です。
企業の経営者や人事部門は、福利厚生の観点からウェルビーイング実現に向けた努力が求められています。
そんなウェルビーイングについては、以下の特集記事『ウェルビーイングとは？社会・福祉・健康・経営等の視点からみた重要性』で詳しく解説しています。人事に携わる、あるいはご興味があるみなさんは、ぜひそちらも参考にご一読ください。
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