プライオリティとは？
プライオリティとは「優先度」や「優先順位」を意味する言葉で、ビジネスシーンでよく使われます。
複数案件を掛け持ちしているときや、さまざまなタスクをこなすときなどに、優先すべき仕事を「プライオリティが高い」と表現します。
プライオリティの語源
プライオリティは、もともと英語の「Priority」をそのまま使っています。
Priorityとは、「優先する／より重要な」などを意味する英語の「Prior」に、名詞語尾の「ity」が接続したかたちの言葉です。英語でも「優先／優先順位」といったことを意味するため、日本のビジネスシーンでも同様の意味で使われています。
プライオリティを重要視すべき理由
複数案件を掛け持ちしたり、多様なタスクを並行したりしなければならないシーンは珍しくありません。しかし、一人で対応できる仕事には限界があります。
そのため、それぞれの仕事の優先度を見極め、優先順位の高い仕事からこなしていく必要があるのです。
たとえば、競合他社の製品と迷っている顧客への対応を遅らせると、競合他社にとられ失注してしまう可能性があります。また、プロジェクトで優先すべきタスクを後回しにしてしまい、他のタスクが進行できずに全体のスケジュールが遅延することもあるでしょう。
このように、仕事を効率的に回すためには、優先度、つまりプライオリティの見極めが重要なのです。
プライオリティの対義語
プライオリティは「優先」を意味する言葉なので、対義語は「劣後」です。
ただし、あまり浸透していない言葉のため「後回し」「先延ばし」などが使われることもあります。シーンに合わせて、適切な言葉を選びましょう。
また、英語のPriorityの場合は、「Posteriority」が使われます。Posteriorityは「劣後」という意味ではありませんが、「（順番が）後にあること」といった意味合いがあります。
プライオリティの使い方／プライオリティがつく言葉
「プライオリティ」という言葉の使い方や、「プライオリティ」がつく言葉を紹介します。ぜひ日常の会話に入れてみましょう。
プライオリティの使い方
「プライオリティを決める」
優先順位を決める、という意味です。「今日の業務のプライオリティを決めよう」などと使います。
「プライオリティが高い／低い」
優先度が高い／低い、という意味です。タスクや案件の優先順位を決める際「こちらのタスクのほうがプライオリティは高い」などと使います。
「プライオリティを上げる／下げる」
優先度を上げる／下げる、という意味です。「この案件は受注確率が高そうだから、プライオリティを上げましょう」などと使います。
「プライオリティを獲得する」
優先権を獲得することや、優位な立場に立つことを意味するときに用います。「この案件でプライオリティを獲得した」などと使います。
「プライオリティを置く」
その事柄を優先するときや重要視するときに用います。「自社の強みであるサポートにプライオリティを置こう」などと使います。
「トッププライオリティ」
ほかの事柄に比べて、優先度を高くする事柄に対して用います。「本プロジェクトにおいて、このタスクがトッププライオリティだ」などと使います。
「ファーストプライオリティ」
最も優先すべき事柄に対して使われ、トッププライオリティよりも強い意味合いがあります。「明日までに作成しなければいけない資料があるため、トッププライオリティで取り組む」などと使います。
プライオリティがつく言葉
「プライオリティシート」
バスや電車などの公共交通機関における「優先席」を意味します。高齢者、妊娠中の女性、小さい子ども、病気・ケガを患っている人などが優先的に座れる座席です。
「プライオリティパス」
空港ラウンジを利用できるサービスです。主にクレジットカードに付帯するサービスで、飛行機に搭乗するまでの待ち時間を快適に過ごせます。
「プライオリティ・シーティング」
東京ディズニーリゾートのレストランで、事前予約した時間に行くと、席が空き次第優先的に案内してもらえるサービスです。ディズニーのレストランは混雑していることが多いため、最小の待ち時間で食事ができます。
「プライオリティ」を使うシーン
ビジネスシーンでよく使われる「プライオリティ」という言葉。しかし、あまり馴染みのない方は「どのタイミングで使うの？」「どういうシーンで使うべき？」と思うかもしれません。
そこで、プライオリティを使うシーンを紹介します。
自分のタスクを整理する
日々多くのタスクを抱えていると、どこから手を付けて良いのかわからなくなります。
そこで、それぞれのタスクを洗い出して優先順位を決めることで、自分のやるべきことや一日のスケジュールが明確になります。
プライオリティという言葉を使うと、上記のアクションを以下のように言うことが可能です。
- 「今日のタスクを洗い出してプライオリティをつけよう」
- 「今日は、どのタスクにプライオリティを置こうか」
- 「プライオリティが高いタスクから取り掛かろう」
タスクを整理して優先順位をつけてこなすことで、効率的にタスクを完了させていくことができます。
なお、タスク管理の重要性は以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご参考ください。
誰かへ業務を依頼する
日々の仕事では、プロジェクトメンバーや部下などに業務を依頼する場面も多々あります。優先的に取り組んでほしい業務を依頼するときもあれば、メンバーが今取り組んでいる業務ではない業務を優先してほしいときもあるでしょう。
そうしたとき、このように表現します。
- 「このタスクのプライオリティを上げて対応してください」
- 「今やっている業務は、プライオリティを下げても大丈夫です」
- 「AさんとBさんは、この業務にトッププライオリティにしてください」
誰かに「この仕事をやって」と依頼するよりも、「この仕事のプライオリティを上げて」と言うほうが、相手も自分の仕事を整理しやすくなるでしょう。
進捗状況を確認する
営業活動やプロジェクトなどの進捗を確認する際にも、プライオリティという言葉を使うことで状況を把握しやすくなります。
- 「この顧客は単価が高めだから、プライオリティを上げて対応しよう」
- 「今のままだと今月は売上目標の達成が厳しそうだから、既存顧客のフォローにプライオリティを置きましょう」
- 「納期に間に合わせるために、このタスクのプライオリティを高くしたほうが良さそうだ。Aさんもこのタスクに入ってください」
このように、進捗に合わせて優先すべきことを決める際にも、プライオリティという言葉を活用できます。
なお、プロジェクト管理の重要性は以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご参考ください。
発注先を決める
発注先を決める際、「他社より優位な立場にある」「優先権を持っている」などの意味合いで、プライオリティという言葉を使います。
- 「A社の製品はB社の製品よりも価格面でもサポート面でもプライオリティがある」
- 「複数社によるプレゼンの結果、当社がプライオリティを獲得できた」
このように、「プライオリティが高い／ある」などは、他社と比較して優位にある状況を意味します。
プライオリティを明確にするメリット
ビジネスシーンでは、プライオリティを明確にすべき場面が少なくありません。その理由は、以下の通りです。
業務が効率化する
複数の業務を抱えているとき、事前にそれぞれの業務のプライオリティを決めてから取り組むことで、効率的に仕事が回ります。
たとえば、営業担当者から顧客への営業資料作成を依頼された場合、プライオリティを見誤って後回しにしてしまうと、商談当日までに資料が完成していないという事態にもなりかねません。このように、業務のプライオリティを見極められず、先に片付けるべき業務を先延ばしにすると、自分だけでなく顧客や社内メンバーにも迷惑がかかります。
また、プロジェクトなどのチームで進める仕事においては、タスクを明確化してプライオリティを決め、スケジュールを組んで進めていかなければ、円滑に進行できません。もしも優先すべきタスクが後回しになっていれば、ほかのタスクにも影響がおよび、スケジュールの大幅な遅延もありえます。
プライオリティを見極めることで仕事が円滑に進み、業務効率化につながるでしょう。
企業の利益が最大化する
業務にプライオリティをつけて進行できれば、利益の最大化も見込めます。
たとえば顧客からのクレームを後回しにすると、クレームだけでは済まなくなり、自社への信頼度にも大きな影響を与えかねません。逆に、クレームを最優先して対応し、真摯な態度でスピーディに解決することで、良い評判につながって顧客が増える可能性があるでしょう。
また、複数の案件を抱えているときでも、利益率や単価が高い案件を優先することで、売上の最大化が期待できます。ただし、プライオリティの低い案件を放置するのではなく、メールや資料送付などでフォローすることも忘れないようにしましょう。
働き方改革につながる
多くの業務を抱えていると「あれもこれもやらなければならない」と思い込んでしまい、すべてを片付けようとして残業する人も少なくありません。しかし業務のプライオリティを見極められると、自分がその日にやるべき業務が明確になります。そのため、その日にやらなければならない業務と次の日に持ち越せる業務が明確になり、長時間労働を是正できるのです。
業務の効率化や長時間労働の是正により、従業員のプライベートの時間も増えるためワークライフバランスが実現して満足度も高まるでしょう。従業員満足度が高まれば離職率にも影響し、優秀な人材の確保にもつながるのです。
まとめ
ビジネスシーンでは、物事の優先度や優先順位を見極めなければならないシーンが少なくありません。そのため「プライオリティ」という言葉を使う機会も多くあるでしょう。
そのため、そもそもプライオリティとはどういう意味なのか、プライオリティをどのようなシーンで使うのか、などを知っておく必要があります。
また、業務やプロジェクトを進める際には、プライオリティを明確にしてから取り組むことを意識しましょう。ぜひ本記事を参考に、日々の業務のプライオリティを見極めてください。
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