なぜ情報共有ツールが必要？導入のメリットとおすすめツールを19個紹介！

情報共有ツールとは

ビジネスにおいての情報共有ツールとは、社内外問わず情報管理やコミュニケーションなどを円滑にするために必須なツールです。

情報共有ツールの代表的なものとしては、チャットツールや社内SNS、オンラインストレージなどがあるため、コミュニケーションやノウハウの共有不足を減らせられるでしょう。

メンバー同士が同じ知識やノウハウを持つことによって、特定の人へ同じ質問を繰り返さなくなるので生産性も上がりやすくなります。また、顧客への質問にもスムーズに回答できるので、自社の信頼性の向上にも繋がるでしょう。

情報共有ツールの種類

ここでは情報共有ツールの種類を4つ解説します。

1. 社内wiki・ナレッジ共有ツール
2. ビジネスチャットツール
3. プロジェクト管理ツール
4. グループウェアツール

1つずつ順番にみていきましょう。

社内wiki・ナレッジ共有ツール

社内wikiとは、社内情報をツールにストックし、メンバーに共有できるツールです。社内のノウハウや情報などは、アップロードするだけで簡単に情報共有でき、スマートフォンなどで閲覧したり、更新したりできます。

ナレッジ共有とは、個人が持っている知識やノウハウをチームに共有することをいます。成果を出しているスタッフの知識などを共有することにより、会社全体のスキルを底上げしやすくなるでしょう。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、社内のコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。主な機能としては、テキストチャットやビデオ通話が中心です。

ビジネスチャットは、例え大人数でも一斉にメッセージを送信できるので、連絡事項を伝えたり、ファイル共有したりするときなどに役立つでしょう。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、各プロジェクトの進捗を把握できるツールです。プロジェクトの工程やスケジュールなどをツールによって可視化できるため、進行具合がわかります。

メンバーが複数の業務を抱えていないかを確認できるので、業務の偏りを減らすのに役立ちます。他にもアラート機能を備えているので納期の遅延などを未然に防げます。

グループウェアツール

グループウェアツールは、情報の効率化やコミュニケーションの活性化、業務効率化に役立つアプリケーションが備わっています。企業は1つのプロジェクトを複数名で実施すると、コミュニケーションを取りにくくなるだけでなく、進捗具合も把握しにくい状況になります。

しかし、グループウェアツールを使えば、スケジュール管理やプロジェクト管理などの機能があるので、テレワークなど社外で仕事する人にも効果的です。グループウェアは、ファイル共有や社内SNS機能、チャット機能も備えているので、コミュニケーションを円滑にできます。

情報共有ツールを導入するメリット

ここでは情報共有ツール導入によって得られるメリットを3つ解説します。

1. 社内の人間関係を構築しやすくなる
2. ノウハウが蓄積される
3. 情報の管理が簡単になる

1つずつ順番にみていきましょう。

社内の人間関係を構築しやすくなる

情報共有ツールを導入すると、良い人間関係を構築しやすくなるでしょう。なぜなら情報共有ツールは、チャット機能やスケジュール管理機能も備えているためコミュニケーションを取りやすくなるからです。

特にスケジュール管理機能は、他のメンバーも閲覧でき、誰がどのぐらいの業務量を抱えているか把握できます。もし、特定の人に業務に偏りがあるなら手助けしやすくなるため、残業時間の削減につながるでしょう。

働きやすい環境を構築できるため、離職率が下がり、高い知識やノウハウを持った人材が在籍し続けるのに役立ちます。

ノウハウが蓄積される

情報共有ツールには、マニュアルを作成できる機能や、オンラインストレージ機能を装備しているツールもあります。従来の問題点は個人がたくさんの知識やノウハウを持っていても共有できず、メンバー1人1人のスキルはバラバラでした。

しかし、ツールを活用すれば1人1人が得た知識やノウハウ、社内情報を記録できるのでチームメンバー全員が同じ認識を持てます。

情報の管理が簡単になる

情報共有ツールはクラウド上で管理されるため、顧客やメンバーに質問されることや、会議の内容を記録として残せます。情報共有ツールはスマートフォンやタブレットでも知識やノウハウを検索したり、更新したりできるので、リアルタイムに情報を管理できます。

情報共有ツールおすすめ19選

ここでは多くの企業が導入しているおすすめの情報共有ツールを20個紹介していきます。

1. NotePM（ノートピーエム）
2. Notion（ノーション）
3. esa（エサ）
4. Qast（キャスト）
5. welog（ウィーログ
6. DocBase（ドックベース）
7. Confluence（コンフルエンス）
8. Slack（スラック）
9. Chatwork（チャットワーク）
10. LINE WORKS（ラインワークス）
11. gamba!（ガンバ）
12. Backlog（バックログ）
13. Asana（アサナ）
14. Trello（トレロ
15. Redmine（レッドマイン）
16. Documal SaaS（ドキュマルサース）
17. サイボウズoffice
18. Microsoft 365 (旧称 Office 365)
19. Google Workspace

1つずつ順番にみていきましょう。

社内wiki・ナレッジツール

1.NotePM（ノートピーエム）

NotePMは社員がさまざまな情報をツールに書き込んで蓄積していくことにより、社内の知りたい情報を見つけられるツールです。検索機能が強力でWordやPDFなどの全文検索が可能です。

2.Notion（ノーション）

Notionはビジネスやプライベートなどさまざまな場面において役立つ情報共有ツールです。豊富な機能を備えているため、メモアプリとして重宝できるでしょう。

Notionは多くのタスクを一元管理できるため作業効率も上がりやすくなります。

3.esa（エサ）

esaは「最初から完璧を目指さない」をコンセプトにし、コンテンツ作成の途中でも公開できる機能が備わっています。

早めに情報共有するメリットは、現在抱えている仕事や悩み、アイディアを1人で抱え込まず助けを求められることです。esaはチーム全体でプロジェクトを遂行するのに役立つツールです。

4.Qast（キャスト）

Qastはany株式会社が提供するナレッジ経営クラウドです。個人のノウハウを組織全体で共有できるため、誰でも統一した認識を持てるようになります。

5.welog（ウィーログ）

welogは組織全体でノウハウを共有できるツールです。初心者でも簡単に使えたり、充実したサポートを受けられたりするので、安心して使えるでしょう。また、価格も低価格のため気軽に始められます。

6.DocBase（ドックベース）

DocBaseは株式会社クレイが運営するテキスト型の情報共有ツールです。

セキュリティの高さが強みで、ログイン時の2段階認証や、シングルサインオン、編集履歴の保存などさまざまな機能を備えています。また、情報セキュリティの国際規格を取得しているため、安心して利用できるツールです。

7.Confluence（コンフルエンス）

Confluenceはチームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツールです。外部連携機能も備えているため、SlackやTrello、Dropbxなどとも連携できます。

ビジネスチャットツール

8.Slack（スラック）

Slackは世界150ヵ国で使われているビジネスチャットツールです。GoogleドライブやZoomなどさまざまな外部アプリの連携が可能で、連携したアプリは通知をSlackに集約できます。

9.Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは30万社以上の企業に導入されているビジネスチャットツールです。セキュリティ管理を重視しており、サーバーとの通信をすべて暗号化しているのでメッセージのやりとりも安全にできます。

10.LINE WORKS（ラインワークス）

LINE WORKSはワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツールです。

通常のLINEは個人利用ですが、LINE WORKSは法人サービスとして利用するため、組織で仕事をスムーズに実施するための機能が充実しているのが特徴です。

11.gamba!（ガンバ）

gambaは日報をベースにした社内SNS型の日報アプリです。日報を社内メンバーで閲覧でき、さらにコメントで返信したり、いいねを付けたりできます。情報共有が活発になると仕事のやりがいにも繋がっていくでしょう。

プロジェクト管理ツール

12.Backlog（バックログ）

Backlogは、シンプルで直感的に使えるデザインが特徴のプロジェクト管理ツールです。1つのプラットフォームでチームメンバー全員の作業状況を把握できるので、プロジェクトを滞りなく進められます。

13.Asana（アサナ）

Asanaはプロジェクトとタスクを一元管理できる情報共有ツールです。チーム内で作業スケジュールを確認できるため、不測時によるスケジュールの変更などにも柔軟に対応できるツールです。

14.Trello（トレロ）

Trelloはカード型のタスク管理ツールです。主にカンバン方式において効果を発揮するでしょう。Trelloは付箋のようにタスクを貼り付けできるので、チームのタスク管理をしやすく、誰が業務を抱え込んでいるのかすぐにわかります。

15.Redmine（レッドマイン）

Redmineは誰でも利用できるオープンソフトウェアのプロジェクト管理ツールです。Redmineには「チケット」という機能があり、やるべき作業をチケットに登録します。

チケットは、作業開始日・期日・進捗率のデータを元にして、ガントチャートを出力できます。

16.Documal SaaS（ドキュマルサース）

 Documal SaaSは、パソコンやスマートフォン、インターネット環境があれば場所を選ばず利用できるクラウドサービスです。文書管理機能とワークフロー機能を備えており、さまざまな業種で利用されています。

機能性や操作性が高く、文書作成の手間を省け作業を効率化できます。

グループウェアツール

17.サイボウズoffice

サイボウズofficeは「誰でもかんたんに使える」をコンセプトにしているグループウェアツールです。

サポート体制が整っており、「コミュニケーション」「対応スキル」「回答スキル」の3つを軸にし、オペレーターを評価する内部評価を定期的に実施しています。また、勉強会も定期的に開催しているので、オペレーターのスキルは他社よりも高いといえるでしょう。

18.Microsoft 365 (旧称 Office 365)

Microsoft 365は、Microsoft Office製品のサブスクリプションサービスです。従来のOfficeのWordやExcel、PowerPointなどはすべてMicrosoft365の1ヶ所にまとめられています。

月額換金制であるため、従来のように買い切る必要もないのでコストも抑えられます。

19.Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウド型の業務ツールです。Gmailやオンライン文章作成ツールのドキュメントなど、ビジネスに必要な機能が揃っています。

セキュリティも高く設定されているため、情報漏洩のリスクもほとんど心配ありません。

情報共有ツールの選び方

ここでは情報共有ツールの選び方を3つ解説いたします。

1. 目的を明確にする
2. 操作しやすいか
3. 必要な情報にアクセスできるか

1つずつ順番にみていきましょう。

目的を明確にする

まず、自社で情報共有ツールを導入する目的を明確にしておきましょう。例えば、社員のスケジュールを管理したいのか、コミュニケーションを円滑にしたいのかによって導入するツールが変わります。

自社の目的とあわない機能が備わっていると、ツールの使い勝手が悪くなってしまい使用頻度も減っていきます。ツール導入前は管理側と既存メンバーと一緒に話し合い、目的を明確にしておきましょう。

操作しやすいか

情報共有ツールを導入するときは、操作が簡単なツールを選ぶと使用頻度も上がり、効率化を期待できるでしょう。例えば、直感的に判断できるデザインなのか、アプリを使ってどこでも情報更新できるのかを確認し、簡単に使えそうなツールを選びます。

自社で必要な機能を絞り、導入コストをムダにしないようにしましょう。

必要な情報にアクセスできるか

情報共有ツールは、知りたい情報に簡単にアクセスできるのかも重要なポイントであるため、次のことに注目していきましょう。

• 検索機能が優れているか
• 検索したときの表示方法はわかりやすいのか
• フォルダやカテゴリごとで見やすいか
• 社内で導入しているツールと連携できるか

以上を確認しておき、知りたい情報にすぐにアクセスできるか試してみましょう。

無料トライアル期間があるか

情報共有ツールを選ぶときは、無料トライアル期間を設けているツールを選ぶようにしましょう。本格的に導入する前にツールを使うことによって、想定している効果が出るのか、社内で有効活用できるか検証できるからです。

また、無料トライアルは検証するまでに十分な時間を設けているかも確認ポイントです。なぜなら、チャットツールのような比較的時間を必要としないツールから、ナレッジ共有などのように時間を必要とするツールがあるからです。

自社の導入目的によって、検証可能なトライアル期間があるか確認しましょう。

情報共有ツールを上手に使うには？活用事例まとめ

情報共有ツールを活用することで、チームのコミュニケーションや作業効率を向上させることができます。また、情報共有ツールは、社内の情報共有をスムーズに行うことができるため、組織の生産性向上にも貢献することが期待されます。以下に、情報共有ツールの活用事例を詳しく説明します。

チームメンバーのタスク管理

情報共有ツールを利用することで、チームメンバーが担当するタスクやスケジュールを共有することができます。タスクの進捗状況や優先順位などを共有することで、全体の進捗管理がしやすくなります。

情報の共有

情報共有ツールを利用することで、チームメンバーが共有したい情報を簡単に共有することができます。例えば、新しいプロジェクトの情報や、市場調査の結果などを共有することで、チームメンバー間の情報共有がスムーズになります。

データの共有

情報共有ツールを利用することで、チームメンバーがデータを共有することができます。例えば、報告書やスプレッドシート、画像ファイルなどを共有することで、チームメンバー間でのデータのやり取りがスムーズになります。

コミュニケーションの効率化

情報共有ツールを利用することで、チームメンバー間のコミュニケーションが効率的に行えます。メッセージ機能やコメント機能を使って、すぐに意見交換を行うことができます。また、ビデオ会議機能を利用することで、リアルタイムでのコミュニケーションも可能です。

ドキュメント管理

情報共有ツールを利用することで、ドキュメント管理がしやすくなります。例えば、ドキュメントのバージョン管理や、アクセス権限の管理などが可能です。また、複数の人が同時に編集できる機能もあり、コラボレーション作業がスムーズに行えます。

ワークフロー管理

情報共有ツールを利用することで、ワークフローの管理がしやすくなります。例えば、タスクのステータスを管理するワークフローツールを利用することで、全体の進捗状況を把握しやすくなります。

プロジェクト管理

情報共有ツールを利用することで、プロジェクト管理がしやすくなります。プロジェクトの目標やタスクの分担などを共有することで、プロジェクトの進捗管理がしやすくなります。また、プロジェクトのスケジュールや予算管理なども可能です。

ナレッジマネジメント

情報共有ツールを利用することで、ナレッジマネジメントがしやすくなります。チームメンバーが共有する情報やデータ、ドキュメントを組織内で共有することで、社内の知識共有がしやすくなります。これにより、同じ問題に対して複数の人が解決策を考えることができ、より高度な問題解決が可能となります。

クラウドストレージ

情報共有ツールを利用することで、クラウドストレージとしても活用することができます。クラウドストレージを利用することで、データのバックアップや共有がしやすくなります。また、クラウド上でデータを管理することで、物理的なストレージ容量の問題も解決できます。

カレンダー管理

情報共有ツールを利用することで、カレンダー管理がしやすくなります。カレンダーにスケジュールを登録することで、チームメンバーの予定を確認することができます。また、カレンダーを共有することで、重要なイベントやミーティングを見逃すことがなくなります。

まとめ

情報共有ツールは、社内で知識やノウハウを持つ人が限定されるのではなく、メンバー全員に共有し、一定のスキルを持つためのツールです。ツールにはさまざまな種類がありますが、失敗を避けるためには次のことに注目しましょう。

• 導入目的は何か
• 簡単に使いこなせるのか
• 無料トライアルがあるのか
• 必要な情報にすぐアクセスできるのか

以上をよく確認してから、本格的に導入を検討しましょう。情報共有ツールは、社内でルールを統一できるため、メンバー全員が同じ認識を持つのに役立ちます。

ぜひ、今回紹介したツールを参考にし、自社の問題点を解決してください。