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カイクラの主な機能やメリットは?CTIシステムを選ぶときのポイントも解説

投稿日:2023年7月25日 /

更新日:2023年7月25日

カイクラの主な機能やメリットは?CTIシステムを選ぶときのポイントも解説
● CTI● インサイドセールス● コスト削減● データ連携● 情報管理● 顧客データ分析● 顧客管理

CTIシステムを導入するにあたって、顧客に均質な対応を行うことは重要です。しかし実際は、「一部の担当者しか対応内容を把握できていない」と悩んでいる企業も少なくないはず。そこで今回は、顧客コミュニケーションを一元管理できるCTIシステム「カイクラ」の主な機能やメリット、CTIシステムを選ぶときのポイントを解説します。

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目次

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カイクラとは

カイクラとは

カイクラとは、株式会社シンカが提供する顧客情報の一元管理が可能なCTIシステムです。

電話業務の課題を解消するDXツールとして、2,700社以上の導入実績があります。

カイクラの特徴は、下記の通りです。

  • 着信と同時に顧客情報が表示される
  • 指定した日時にメッセージを予約・送信できる
  • 電話の内容を音声・テキストの両方で保存できる

また3.4万人以上のユーザーに利用されており、99.6%の継続率を誇っています(2023年7月時点)。

カイクラの料金プランは、下記の通りです。

 内容
導入費用(税抜)181,000円〜
月額料金(税抜)31,000円〜


さらに詳しい料金プランに関しては、公式サイトから問い合わせを行う必要があります。

カイクラの主な機能

カイクラの主な機能

カイクラの主な機能は、下記の3つです。

  • 電話対応改善機能
  • 録音・記録機能
  • その他の便利機能

それぞれ解説していきます。

電話対応改善機能

カイクラの電話対応改善機能として、下記の9つが挙げられます。

  • 着信時ポップアップ
  • 着信時に顧客情報表示
  • 顧客情報管理
  • 自由項目追加
  • 電話番号グルーピング
  • 顧客タグ付け
  • 複数拠点利用
  • 着信先の名称表示
  • Googleマップ連携

ひとつずつ解説していきます。

着信時ポップアップ

カイクラの着信時ポップアップでは、着信と同時に相手の企業名や担当者名などがパソコン画面に表示されます。

電話対応前に相手の情報を知れるので、余裕を持った電話対応が可能です。

着信時に顧客情報表示

カイクラの顧客情報表示とは、電話がかかってきたタイミングで顧客情報をパソコンやスマートフォン、タブレットに表示させる機能です。

表示される項目例として、下記があります。

  • 名前
  • 住所
  • 過去の着信回数
  • 過去にやりとりした際のメモ

顧客情報表示はアプリケーションを活用して、着信通知することも可能です。

顧客情報管理

カイクラでは、クラウド上に顧客情報を管理・蓄積できます。

自由に顧客タグや項目をカスタマイズできるので、オリジナルの顧客情報基盤を構築できます。

また対応履歴も残せるので、チーム全体で最新情報を共有したうえでの顧客対応が可能です。

自由項目追加

カイクラでは、顧客情報の項目を30個まで自由にカスタマイズできます。

項目例として、自社営業担当者名やアレルギー情報、部屋番号/建物名などがあります。

電話番号グルーピング

カイクラの電話番号グルーピングとは、複数の着信があった際でも同じ顧客情報を表示する機能です。

例えば、自宅の電話番号と携帯番号が同じ人から異なる着信があった際も、ひとつの顧客情報として表示されます。

そのため固定電話と携帯電話の使い分けや、同じグループとして登録も可能です。

顧客タグ付け

カイクラでは顧客ごとにタグを付けて、そのタグを検索条件として指定できます。

タグの例は、商談中や訪問先、クレーム対応、VIPなどがあります。

複数拠点利用

カイクラでは、顧客情報を複数拠点で共有できます。

例えば支店・グループ会社間で同じ顧客データベースの運用が可能です。

また顧客対応人材が手薄な拠点に、ほかの拠点へフォローさせることもできます。

着信先の名称表示

カイクラでは、着信先の名称がどの電話番号にかけてきているのか表示されます。

そのため、企業の代表電話番号や問い合わせ専用電話番号といった複数の電話番号で受電する際に、着信している電話番号が表示されます。

Googleマップ連携

カイクラに取引先の住所が登録されている場合、ワンクリックでGoogleマップへ遷移できます。

そのため、取引先の住所を確認しながらやりとりできるでしょう。

録音・記録機能

カイクラの録音・記録機能は、下記の6つが挙げられます。

  • 顧客対応メモ
  • 通話自動録音
  • 通話内容の自動文字起こし
  • 着信タグ
  • 折り返しフラグ
  • 発着信履歴

それぞれ解説していきます。

顧客対応メモ

カイクラの顧客対応メモとは、やりとりした内容や過去の問い合わせ内容などを社内で共有できる機能です。

付箋や電話伝言メモで共有した際に発生する、紛失リスクを回避できます。

通話自動録音

カイクラの通話自動録音とは、音声・テキストの両方で電話内容を保存できる機能です。

会話の重要な部分をいつでも・どこでも聞き直せるので、安心して電話対応できます。

また、クレームの抑止や内容共有としての利用も可能です。

通話内容の自動文字起こし

カイクラでは、通話内容を全て自動でテキスト化します。

事前に気になるキーワードを指定しておけば、そのキーワードを含んだ音声がアラートを自動で抽出します。

またAIを搭載しているので、テキスト化の精度向上にも寄与するでしょう。

着信タグ

カイクラの着信タグでは、作成したタグと顧客情報を紐づけられます。

取引先と着信タグを紐づけることで、現況を把握・共有できるでしょう。

折り返しフラグ

カイクラでは、不在着信や担当者から折り返しが必要な場合にフラグを立てられます。

折り返し漏れを防ぎ、機会損失も解消できるので、顧客満足度の向上につながるでしょう。

発着信履歴

カイクラの発着信履歴とは、発着信した電話番号を一覧で表示できる機能です。

着信先を登録することで、下記のメリットがあります。

  • 社名や氏名を一眼で確認できる
  • 顧客情報をワンクリックで表示できる
  • 登録したキーワードから検索履歴できる
  • 話中や夜間・休日の着信履歴を確認できる

さらに、発着信履歴情報のエクスポートも可能です。

その他の便利機能

カイクラのその他の便利機能は、下記の5つが挙げられます。

  • SMS連絡
  • FaceTalk
  • 分析レポート
  • 外部システム連携
  • スマホアプリ

それぞれ解説していきます。

SMS連絡

カイクラのSMS連絡は会社の電話番号としてSMS送信できるため、対応の属人化を防げます。

ほかには、下記のケースでも有効です。

  • 来店予約の確認・家賃督促
  • 電話がつながりにくい取引先への連絡・不在時の伝言

外出している社員の折り返し連絡を伝える用途としても、活用できるでしょう。

FaceTalk

カイクラのFaceTalkとは、ブラウザだけで1対1のビデオ通話ができる機能です。

動画や音声、画面共有、録画できる機能が搭載されており、ビデオ通話履歴も履歴から一元管理できます。

分析レポート

カイクラの分析レポートでは、グラフで曜日や時間帯別の電話料を確認できます。

そのため、業務量の確認と人材配置を考慮する際に活用できるでしょう。

さらに発信と着信の多い相手先ベスト10も分かります。

外部システム連携

カイクラは、既存の顧客管理システムとの連携が可能です。

SFAやCRMなどの連携先システムの画面をワンクリックで開けるので、検索の手間を省けます。

スマホアプリ

カイクラのスマホアプリを活用することで、外出先でも社内の着信履歴を確認できます。

仮にスマートフォンの電話帳に顧客情報を入れていない場合でも、カイクラの顧客情報から架電が可能です。

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カイクラを導入するメリット

カイクラを導入するメリット

ここまで、カイクラの主な機能をお伝えしました。

続いて、カイクラを導入するメリットを解説します。

  • 顧客コミュニケーションを一元管理できる
  • 通話を録音してAIが自動でテキスト化する
  • ワンクリックでSMS送信できる

ひとつずつ解説していきます。

顧客コミュニケーションを一元管理できる

カイクラを導入するメリットは、顧客コミュニケーションを一元管理できる点です。

着信があった際は、パソコンやスマートフォン、タブレットに顧客情報や対応履歴が表示されます。

そのため担当者以外でも、これまでの経緯を把握しながら対応できるでしょう。

また社内で対応履歴を共有することで、電話対応の負担を軽減しながら顧客満足度の向上を図れます。

通話を録音してAIが自動でテキスト化する

カイクラは、通話を録音してAIが自動でテキスト化してくれる点がメリットです。

通話の録音は固定電話と携帯電話に対応しており、音声・テキストの両方で保存されます。

そのため、内容の難しい会話を好きなタイミングで聞き直せるでしょう。

またAIが搭載されているので、例えば「業界用語」の学習などは使用頻度が多いほど、テキスト化の精度は向上します。

ワンクリックでSMS送信できる

カイクラを導入するメリットは、ワンクリックでSMS送信できる点です。

予約送信や一括送信、自動送信、テンプレート機能にも対応しているので、さまざまなシーンに合わせて送信できます。

SMSだけでなく、電話やビデオ通話時の顧客対応履歴も一元管理できます。

CTIシステムを選ぶときのポイント

CTIシステムを選ぶときのポイント

ここまで、カイクラを導入するメリットをお伝えしました。

続いて、CTIシステムを選ぶときのポイントを解説します。

  • インバウンドかアウトバウンドか
  • クラウド型かオンプレミス型か
  • 料金形態が自社に適しているか
  • 必要な機能が備わっているか
  • 外部システムと連携できるか

ひとつずつ解説していきます。

インバウンドかアウトバウンドか

CTIシステムを選ぶ際は、インバウンドかアウトバウンドなのかを明確にしましょう。

それぞれの特徴は、下記の通りです。

 特徴
インバウンド
  • 音声を自動でテキスト化できる
  • 着信時に顧客情報を表示できる
  • 通話内容を確認して、記録として残せる
アウトバウンド
  • 電話番号をフィルタリングして、誤発信を防げる
  • 顧客リストに記録された電話番号に自動で電話をかけられる
  • 複数の電話番号に自動で架電して、繋がった電話だけを担当者に振り分けられる


そのため「入電対応する場合はインバウンド」「アポイントを効率的に獲得する場合はアウトバウンド」と覚えておきましょう。

また効果を得るためには、どんな機能が必要なのか明確にする必要があります。

こちらの記事では、CTIとコールセンターシステムの違いやCTIシステムの導入メリット・デメリットについて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

クラウド型かオンプレミス型か

CTIシステムを選ぶにあたって、クラウド型かオンプレミス型のどちらが適しているか確認しておきましょう。

それぞれの違いは、下記の通りです。

 特徴
クラウド型
  • 導入から稼働までの期間が短い
  • 機能や規模の変更を簡単に行える
  • インターネット環境があれば利用できる
  • システムを構築する必要がないので、低コストで導入できる
オンプレミス型
  • 社内環境に合わせてカスタマイズできる
  • クラウド型よりセキュアな環境を構築できる
  • 導入費用が発生するが、資産として保有できる


導入期間や費用といったコストの観点で異なる点があるので、自社に合ったシステムを選びましょう。

料金形態が自社に適しているか

CTIシステムは、料金形態が自社に適しているものを選ぶ必要があります。

料金はクラウド型・オンプレミス型で異なるので、事前確認は欠かせません。

どちらも共通しているポイントは、導入席数や連携機能で大幅に料金が変動する点です。

そのため、導入前には各システム会社に相見積もりを依頼しましょう。

必要な機能が備わっているか

CTIシステムを選ぶ際は、必要な機能が備わっているか確認しましょう。

例えば、本記事でお伝えしているカイクラに搭載されている機能は下記の通りです。

機能特徴
レポート・分析
  • 業務量を予測して、人材配置を適切に行える
  • 電話量を曜日や時間帯別で確認できるので、業務効率化を図れる
スマホアプリ
  • 外出先でも、迅速に折り返し対応できる
  • 迅速対応によって、顧客との信頼関係を構築できる
システム連携
  • 顧客情報の蓄積によって、取引先と良好な関係を築ける
  • 顧客からリピーター、ロイヤルカスタマーまで育てられ、利益の最大化を図れる


追加すべき機能によって、得られる効果やメリットは異なります。

そのため導入を検討しているCTIシステムに、必要な機能が備わっているか確認が必要です。

外部システムと連携できるか

外部システムと連携できるCTIシステムであるかどうかは、選ぶ際に大切なポイントです。

特に、既存システムと連携できるか確認しておきましょう。

仮に連携できない場合のデメリットとして、下記が挙げられます。

  • システムの利便性を最大限に活かせない
  • 改めてデータを入力しなければならない

そのため、かえって業務量が増えてしまうリスクは避けなければいけません。

まずは既存のSFAやCRM、チャットツール、カートシステムと連携できるか確認しましょう。

【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したいCTIシステム

【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したいCTIシステム

ここまで、CTIシステムを選ぶときのポイントをお伝えしました。

続いて、kyozon編集部がおすすめするCTIシステムを2つ紹介します。

  • Re:lation(リレーション)
  • スケッターズ

それぞれ紹介していきます。

こちらの記事ではWeb会議のメリットや日常業務に組み込んだ際に実現する5つのポイントを解説しているので、ぜひ参考にしてください。

Re:lation(リレーション)

Re:lation(リレーション)

 内容

提供会社

株式会社インゲージ

導入費用

15,000円〜

月額料金

12,800円〜

機能

  • 60以上の外部システムと連携
  • ワンクリックで上司に承認確認
  • 過去のやりとりを時系列で表示

あらゆるSNSからの問い合わせを動画面に表示可能
あらゆるSNSからの問い合わせを動画面に表示可能
カスタマーサポート業務において、対応しているチケットに対して別社員が対応して二重送付が起きてしまう現状があり、対応中であるインシデントが一目でわかるこちらの製品の導入を決意しました。二重対応が防げるだけではなく、複数のチャネルからの問い合わせ(Instagram,LINE)を一括管理できるため、同ユーザー様が別チャネルから問い合わせを行った際にも二重対応が防げ、応用度にたけているといった所感です。また、CS内での連携がうまくいくようになったのは、コメントが残せる機能で、対応中のインシデントの下にコメントを書き込め、引継ぎの際に別アプリを開く手間も省けました。効率が上がっただけではなくミス防止にもなり、有用なアプリケーションです。
  • 業種:メーカー/製造系
  • 会社名:ベースフード株式会社
  • 従業員規模:31〜100人
  • 部署:マーケティング部
  • 役職:一般社員・職員
review]Re:lation(リレーション)とは、電話やメール、チャットなどからの問い合わせを一元管理できるカスタマーサポート管理ツールです。

 

Re:lation(リレーション)とは、電話やメール、チャットなどからの問い合わせを一元管理できるカスタマーサポート管理ツールです。

顧客対応時に発生する二重返信や対応漏れ、問い合わせの属人化を防ぐ機能が搭載されています。

Re:lation(リレーション)では、メールを送信する際に発生する誤字脱字があった際はハイライトで表示されます。

また、上司の確認が必要なメールはワンクリックで依頼できるため、ダブルチェックが簡単です。

レポート機能を活用することで対応時間の分析もできるので、人材教育にも役立てられるでしょう。

 

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 内容
提供会社LIFE STYLE株式会社
初期費用100,000円〜
料金プラン(月額)400,000円〜
無料トライアル要問い合わせ


新規事業開拓に存分に活かせるツール
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Googleストリートビューをはじめとした外部ツールとの連携をすることでオンライン上で場所を問わず交渉をしていけることから今の時代にあった営業展開を効率していくことが可能になりました。それに伴い新規顧客の獲得から成約までを一貫してサポートしてもらえるので対象の顧客を逃すことなく最後までしっかりと追いかけていくことが可能になりました。そして責任者と営業チームの間に入っていけることから「チーム育成」に直接的にかかわっていくことができるようになったので、リード獲得が可能になるまでフォローしていけます。結果的に全体的の成績向上に直接的にかかわることができるようになりました。新規事業の開拓には非常に使いやすいツールだと思いました。
  • 業種:金融/保険系
  • 会社名:東京海上ホールディングス株式会社
  • 従業員規模:301〜1,000人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:係長・主任クラス



スケッターズとは、BtoBやSaaS事業に特化したオンラインセールスのアウトソーシングサービスです。

2020年に立ち上げたSaaSビジネスの支援実績は、20社30サービスにのぼります。

またオンラインセールスのノウハウも豊富で、実績は下記の通りです。

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デジタルマーケティングだけで獲得できなかったリードを、ノウハウを駆使したオンラインセールスで獲得できるでしょう。

 
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こちらの記事では、CTIシステムを比較する際のポイントやおすすめのCTIシステムを5つ紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

まとめ

今回は、カイクラの主な機能やメリット、CTIシステムを選ぶときのポイントを解説しました。

カイクラとは、株式会社シンカが提供する顧客情報の一元管理が可能なCTIシステムです。

主な機能として、下記の3つがあるとお伝えしました。

  • 電話対応改善機能
  • 録音・記録機能
  • その他の便利機能

また、導入するメリットには「顧客コミュニケーションを一元管理できる」「ワンクリックでSMS送信できる」などがあります。

本記事でお伝えしたCTIシステムを選ぶときのポイントも参考にして、カイクラの導入を検討してください。

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