おすすめの受付システム8選を徹底比較！

おすすめの受付システム8選

近年、受付業務において、紙ベースの手書き受付からデジタル化への移行が進んでいます。このような中、様々な受付システムが開発・提供されるようになりました。受付システムは、顧客の待ち時間短縮や受付業務の効率化に大きな役割を果たします。

しかし、数多くの受付システムが存在するため、どのシステムを選べばよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。そこで、本記事では、おすすめの受付システムを8つ厳選して紹介します。

【主な受付システムの比較表】

1.ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、受付システムとして利用されるクラウドソフトウェアです。開発・運営会社は日本のACALL株式会社で、24時間365日のサポートを提供しています。特徴としては、多言語対応、予約管理、訪問者管理、リアルタイムチャットなどが挙げられます。

ACALL RECEPTIONを導入することで、遠隔地からでも訪問者とのコミュニケーションが可能になり、業務効率の向上が可能です。また、オンライン予約機能により、訪問者との待ち時間を短縮できます。その他のポイントとしては、柔軟なカスタマイズが可能で、導入コストが低いことが挙げられます。

2.ラクネコ

ラクネコは、受付システムとして利用されるクラウドソフトウェアです。開発・運営会社は株式会社プロトソリューションで、24時間365日のサポートを提供しています。特徴としては、多言語対応、予約管理、訪問者管理、自動受付機能、待ち時間表示などが挙げられます。

ラクネコを導入することで、受付業務の効率化が期待可能です。また、来訪者の待ち時間を短縮し、スムーズな受付対応が可能になります。その他のポイントとしては、操作性が簡単で、低コストで導入できます。さらに、スマートフォンからのアクセスにも対応しており、利便性が高いことが特徴です。 

3.VisitView 受付システム

VisitView 受付システムは、株式会社プロトソリューションが運営しているクラウド型の受付システムです。特徴としては、多言語対応、予約管理、訪問者管理、QRコード読み取り機能、セキュリティ機能などが挙げられます。VisitView 受付システムを導入することで、来訪者の受付が自動化され、受付業務の効率化が期待できます。

また、来訪者にはスムーズな受付対応が提供され、待ち時間の削減にもつながります。その他のポイントとしては、スマートフォンからのアクセスにも対応しており、訪問者が来訪前に事前登録できるため、スムーズな受付が可能です。さらに、来訪者データの管理も容易で、安心・安全な受付を実現することができるでしょう。

4.ipult

Ipultは、受付システムとして利用されるクラウドソフトウェアです。開発・運営会社は株式会社ネクストブリッジで、多言語に対応した24時間365日のサポートを提供しています。特徴としては、予約管理、訪問者管理、自動受付機能、待ち時間表示、スマートフォン連携機能などが挙げられます。

ipultを導入することで、来訪者の受付が自動化され、受付業務を効率化することができます。また、来訪者にはスムーズな受付対応が提供され、待ち時間の削減にもつながるでしょう。

その他のポイントとしては、スマートフォンからのアクセスにも対応しており、Webカメラやプリンターなどの周辺機器とも連携できます。さらに、カスタマイズ性が高く、ビジネスニーズに合わせた受付システムの構築が可能です。 

5.workhub Reception（ワークハブ レセプション）

workhub Receptionは、受付システムとして利用されるクラウドソフトウェアです。開発・運営会社は株式会社ビットキーで、24時間365日のサポートを提供しています。特徴としては、予約管理、訪問者管理、自動受付機能、Wi-Fi接続、スマートフォン連携機能などが挙げられます。

workhub Receptionを導入することで、来訪者の受付が自動化され、受付業務の効率化が期待できます。また、来訪者にはスムーズな受付対応が提供され、待ち時間の削減にもつながるでしょう。その他のポイントとしては、Wi-Fi接続機能により来訪者にインターネット接続を提供でき、スマートフォンからのアクセスにも対応しています。

さらに、訪問者データの管理も容易で、安心・安全な受付を実現できます。ビジネスニーズに合わせたカスタマイズも可能で、柔軟な受付システムの構築が可能です。

6.Smart at reception

Smart at receptionは、受付システムとして利用されるクラウドソフトウェアです。開発・運営会社はソフトバンクグループのSB C&S株式会社です。特徴としては、自動受付機能、訪問者管理、予約管理、Wi-Fi接続、スマートフォン連携機能、セキュリティ機能などが挙げられます。

Smart at receptionを導入することで、来訪者の受付が自動化され、受付業務の効率化が期待できます。また、来訪者にはスムーズな受付対応が提供され、待ち時間の削減にもつながるでしょう。セキュリティ面でも安心して利用でき、訪問者データの管理も容易であることが特徴です。

その他のポイントとしては、スマートフォンからのアクセスにも対応しており、ビジネスニーズに合わせたカスタマイズが可能です。さらに、Wi-Fi接続機能により来訪者にインターネット接続を提供することができます。企業のイメージアップにもつながり、利用者には快適な受付環境を提供できるでしょう。

7.I-Face

I-Faceは、顔認証による受付システムです。運営会社はHamee（ハミィ）株式会社で、高い認証精度や迅速な対応力が特徴です。I-Faceは、自動受付機能や訪問者管理、来訪者への連絡機能などを備えており、来訪者の受付が自動化され、受付業務の効率化が期待できます。

また、セキュリティ面にも配慮されており、不正な出入りを防止できます。メリットとしては、従来の手動受付と比較して、待ち時間の削減や来訪者へのサービス向上が期待できることが挙げられるでしょう。

また、運用コストの削減にもつながります。その他のポイントとしては、顔認証技術により高い認証精度を実現し、設置場所を選ばない柔軟性があります。さらに、運用データの蓄積・分析により、業務改善にも役立つでしょう。

8.RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、AI搭載の受付システムです。株式会社 RECEPTIONIST.が開発・運営しています。自然言語処理技術を利用して、音声やテキストによる受付が可能であり、訪問者の情報を収集・管理することが可能です。

また、カスタマイズ性が高く、多言語にも対応しています。人の手による受付と比較して、待ち時間の削減や受付業務を効率化することができ、さらに訪問者の利便性を向上させることが可能です。

その他のポイントとしては、AIによる自動応答機能により、24時間体制での受付が可能であり、社内業務の負荷軽減にもつながります。また、受付情報の分析により、業務改善に役立てることができます。

受付システムとは？

受付システムは、会議やイベントなどで参加者の受付をスムーズに行うためのシステムです。来訪者が自動で受付手続きを行えるため、待ち時間を短縮し、受付業務を効率化できます。受付業務に要する人件費を削減し、来訪者に対し標準化された案内やサービスの提供が可能です。

また、来訪者の情報をデータベースに蓄積することで、来訪者に合わせたサービス提供が可能です。受付システムは、特に大規模なイベントや施設などにおいて、スムーズな受付を実現するために向いています。企業、教育機関、病院、公共施設など、様々な分野で利用されています。

受付システムの主な機能としては、以下が挙げられます。

• 来客の予約と受付
• 来客と訪問先部署・社員の記録・管理
• スケジュール調整

来客の予約と受付

来客の予約と受付は、企業や施設において重要な業務の一つです。来社する来客の情報を受け付け、スムーズな受付業務を行うことで、来訪者へのサービス提供やビジネスマナー向上につながります。来訪者の予約には、日時や目的、来訪者情報などを確認することが求められます。

来訪者の予約情報は、受付担当者や関係者が簡単に閲覧できるように管理され、必要に応じて変更・キャンセル可能です。また、会議室管理機能があれば、来客の予約と同時に会議室の予約も行えるでしょう。これにより、会議室のダブルブッキングや空き時間の無駄を防止し、会議の円滑な進行につながります。

来客の予約と受付は、スムーズなビジネスのために欠かせない重要な業務であり、効率的なシステム導入によって、企業や施設の業務効率の向上や来訪者満足度の向上につながると言えます。

来客と訪問先部署・社員の記録・管理

来客と訪問先部署・社員の記録・管理は、企業や施設において欠かせない業務の一つです。来訪者がどこの部署の誰といつ会うのかを正確に把握し、必要な情報を提供することで、来訪者へのサービス提供やビジネスマナー向上につながるでしょう。

このような来客と訪問先部署・社員の記録・管理を効率化するために、データとして記録・管理することが重要になるでしょう。具体的には、来訪者の情報（氏名、所属企業、目的など）と、訪問先部署・社員の情報（所属部署、担当者氏名、連絡先など）をデータベースに蓄積し、必要に応じて検索・閲覧・変更・削除できます。

また、来訪者に名札やパスを発行すれば、施設内での移動や入退室管理も行うことが可能でしょう。このような来客と訪問先部署・社員の記録・管理は、企業や施設において、スムーズなビジネスのために欠かせない重要な業務であり、効率的なシステム導入によって、来訪者満足度の向上やセキュリティの向上につながると言えるのです。

スケジュール調整

スケジュール調整は、ビジネスやプライベートの両方において、時間の効率的な使い方が求められる重要な作業の一つです。特に、複数の人や企業が関わる場合には、個々のスケジュール調整を行うことが難しく、全体のスケジュールを調整する必要が考えられます。

このようなスケジュール調整を支援するために、受付システムの中には、自動的にスケジュールを調整してアポイントメントや会議室の予約をしてくれるものがあります。このようなシステムでは、参加者の予定を自動的に調べ、会議の日程や会議室の空き状況を確認し、最適な日程と会議室を提案してくれるでしょう。

また、参加者のスケジュールが変更された場合にも、自動的に変更を反映することが可能です。このようなシステムを利用すれば、個々のスケジュール調整にかかる手間や時間を大幅に削減できるでしょう。さらに、スケジュールが自動的に管理されることにより、ヒューマンエラーを防止し、より正確かつ迅速なスケジュール調整が可能となります。

これにより、ビジネスの効率化や時間の有効活用につながり、組織や個人の業務効率の向上が期待できるでしょう。

受付システムのメリット

受付システムの導入により、来客の予約と受付、来客と訪問先部署・社員の記録・管理、スケジュール調整など、受付業務の効率化が図れます。また、来客や訪問先部署・社員の情報をデータ化することで、セキュリティの強化や情報管理の向上も実現可能です。さらに、自動化によりヒューマンエラーを減らすことができ、受付スタッフの負担軽減や業務効率の向上にもつながります。

受付システム導入のメリットについて解説します。

• 人件費の削減
• 来訪者の情報管理を効率化
• 企業のイメージアップに貢献
• 社内セキュリティの向上

1.人件費の削減

受付システムを導入することで、来客の受付やスケジュール調整、訪問先部署・社員の管理など、受付業務の自動化が可能です。このように自動化によって、従来は必要だった人的手配や業務の労力を大幅に削減できるでしょう。

特に、大規模なイベントや複数の会社が入居するビルなど、来客数が多い場合には、受付スタッフの人員増加や長時間労働を必要とすることがありますが、受付システムの導入によって、人件費を大幅に削減可能です。

また、受付業務の自動化によって、人的ミスが減少することで、業務の品質向上にもつながります。このように、受付システムの導入によって、人件費の削減や業務効率化、品質向上などのメリットが得られるでしょう。

2.来訪者の情報管理を効率化

受付システムの導入により、来訪者に関する情報を一元的に管理可能です。このため、受付業務が効率化され、受付スタッフの業務負荷が軽減されます。受付システムは、来訪者の個人情報や来訪目的、訪問先の情報などを一元的に管理できるため、紙ベースで情報を記載する必要がなく、情報の漏洩リスクも減少するでしょう。

また、受付システムは、来訪者の情報を自動的に処理できるため、手作業でのデータ入力作業や、受付業務の膨大な時間を削減可能です。さらに、受付システムのデータベースに蓄積された情報を活用することで、来訪者の来訪履歴や訪問者の属性を分析でき、受付サービスの向上や施設の改善につなげられるでしょう。

3.企業のイメージアップに貢献

受付システムの導入は、来訪者の受け入れをスムーズに行うことができ、企業イメージの向上につながることがあります。受付業務が迅速に行われることで、来訪者は待たされずにすぐに対応されるため、企業のサービスレベルが向上するでしょう。

また、受付システムを使用することで、受付担当者は来訪者に対して迅速・丁寧に対応でき、信頼感や好印象を与えることが可能です。これらの要素は、企業の信頼性やブランド価値につながるため、受付システムの導入は企業のイメージアップに貢献できるでしょう。

4.社内セキュリティの向上

受付システムの導入によって、社内セキュリティが向上するというメリットがあります。受付システムを使うことで、来訪者の正確な人数把握が可能となり、セキュリティの確保が容易になるでしょう。

また、不正通行や立ち入りを未然に防ぐことも可能です。さらに、受付システムには来訪者に必要な情報を収集する機能があり、これにより来訪者がどの部署を訪れるのかや、会議室の予約状況などが把握できるようになります。

これにより、社内の情報漏えいリスクを軽減可能です。受付システムを導入することで、セキュリティの強化と情報漏えいの防止につながるでしょう。

受付システムを選定する4つのポイント 

受付システムを選定する際の重要なポイントは以下の通りです。

• 操作性のわかりやすさ
• 自社ツールとの連携が可能か
• 必要な機能を最小限のコストで実現させる
• サポート体制をチェックする

1.操作性のわかりやすさ

受付システムを選定する際のポイントとして、操作性のわかりやすさが重要です。受付システムには、タブレット型、固定型ロボット、自走型ロボットなどがあり、想定する来客が操作しやすい方を選ぶ必要があります。

特に、パネル操作が不慣れな顧客がいる場合や、オフィスが広い場合は、ロボットタイプが有用です。また、選ぶ際には、システムの操作性のわかりやすさだけでなく、セキュリティ面やスケジュール調整機能の有無なども重要なポイントとなるでしょう。

最終的には、自社の業務ニーズや来客数などを考慮して、最適な受付システムを選定することが大切です。

2.自社ツールとの連携が可能か

受付システムを導入する際、自社のツールとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。自社のチャットツールや管理ソフトウェア等との連携ができれば、顧客情報をスムーズにやりとりできるため、顧客対応がより効率的になるでしょう。

また、担当者に通知や電話等でつなげることができれば、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。運用フローに合わせて導入することが大切です。受付システムを選ぶ際には、自社の運用方法を考慮して、連携がスムーズに行えるシステムを選ぶことが望ましいでしょう。

3.必要な機能を最小限のコストで実現させる

受付システムを選定する際のポイントは、必要な機能を最小限のコストで実現させることです。自社にとって必要な機能を明確にし、必要のない機能に余計なコストをかけることを避けるようにしましょう。

また、コスト面においても、コパフォーマンスに優れている受付システムを選ぶことが大切です。例えば、最新の機能がついた高価なシステムを導入するよりも、必要な機能を備えた手頃な価格のシステムを選ぶことが、企業にとって経済的にも合理的な選択となります。受付システムは、企業の受付業務を円滑に進めるために欠かせないツールです。

選定する際には、必要な機能を備えたコストパフォーマンスに優れた受付システムを選ぶことが重要になります。

4.サポート体制をチェックする

受付システムを選定する際には、システム導入後のサポート体制もチェックが必要です。万が一トラブルが発生した場合、適切かつ迅速な対応をしてもらえるかどうかは非常に重要です。サポート体制が充実している場合は、導入後のトラブルに対する不安も軽減さるでしょう。

また、システムを利用する際に疑問や質問が生じた場合にも、迅速に回答を得られることが重要です。サポート体制をチェックする際には、問い合わせ先や対応時間帯などを確認し、自社の運用スタイルに適合しているかどうかも重要なポイントになります。

まとめ：自社に適した受付システムの導入を比較検討しよう

この記事では、8つのおすすめ受付システムを徹底比較しました。それぞれのシステムの特徴や利点、価格帯などが紹介されています。自社にとって適した受付システムを導入するためには、まず自社のニーズを把握し、それに合わせた機能や価格帯、そしてサポート体制を重視することが重要です。

また、導入前にはデモやトライアルを利用して、実際に使ってみることも大切です。最適な受付システムの導入によって、受付業務の効率化や来客体験の向上、そしてセキュリティの向上など、様々なメリットを享受できるでしょう。