チャットツールとは
チャットツールとは、オンライン上でチャットを行うためのツールです。ビジネスにおけるチャットツールは企業の機密情報を守るためのセキュリティ対策が施され、ビジネスに特化したものとなっています。
メールに比べ、スピーディーなコミュニケーションが可能で、複数人での情報共有が可能です。最近では、テレワークやリモートワークの普及に伴い、ビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。
チャットツールについてより深く知るために、以下2点を解説します。
- チャットツールとメールの違い
- チャットツールを導入する企業が増えている理由
それでは順に解説します。
チャットツールとメールの違い
チャットツールとメールの違いは以下のとおりです。
チャットツール | メール |
用件のみの連絡でよい | あいさつ文が必要 |
複数人での会話ができる | 複数人への連絡周知に向く |
レスポンスよくやり取りできる | レスポンスよくやり取りできない |
タスク管理できる | タスク管理できない |
チャットツールは、リアルタイムでのやり取りが可能で、返信が素早く、複数人での情報共有が容易にできます。会話をするようにやり取りするため、会話の流れがわかりやすいのが特徴です。
一方メールは返信に時間がかかるだけでなく、1通のメールにすべての用件を書いて送信します。そのため会話の流れがわかりづらく、複数人でのやり取りが複雑になりがちです。
そのほか、メールは公式なやり取りや重要な情報共有に向いていますが、チャットツールはスタンプやテキストフォーマットを変更できるなど、表現の幅が広く、コミュニケーションがよりフレンドリーになりやすい傾向があります。
チャットツールを導入する企業が増えている理由
チャットツールを導入する企業が増えている理由には、情報共有・コミュニケーションの効率化や会議時間の短縮が挙げられます。
2017年2月に伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が実施した大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査によると、チャットツールを活用している企業は約30%（116社 / 412社）でした。
チャットツールを活用している企業の導入理由は以下のとおりです。
導入理由 | 割合 |
スピーディーなコミュニケーションができる | 23.6% |
会議時間の短縮が期待できる | 15.7% |
複数人での情報共有が容易になる | 13.9% |
※複数回答 回答者数＝116社 回答数＝216
業務効率化や生産性向上、コミュニケーションの活性化による情報流通を期待し、チャットツールを導入していることがわかります。また、チャットツールの導入を決めた企業は、パソコンやスマートフォン、タブレットでチャットツールを利用しており、使いやすさやセキュリティ面を基準にサービスを選択しています。
民間企業にとどまらず、自治体でも「自治体DX」や「テレワーク推進」の実現にむけて、チャットツールの活用が増加中です。
このようにチャットツールは、業務効率化や生産性向上といった働き方改革に貢献するツールとして注目されています。
チャットツールの活用事例
実際にチャットツールを導入して業務改善が成功した事例を2件紹介します。
- 東洋アルミニウム株式会社の事例
- 株式会社サイバーエージェントの事例
順に紹介します。
東洋アルミニウム株式会社の事例
東洋アルミニウム株式会社では、工場での時間外労働、膨大なメール処理、長時間の会議といった課題があり、チャットツールの導入を決めました。複数のツールから選定し、コミュニケーションを効率化させる機能を有し、かつ国内企業への導入実績やセキュリティ・サポート面などを検討の上で導入を決定しました。
導入後は、報告・連絡・相談、決裁をチャット上で行い、製品、テーマごとのグループチャットで情報を一元化したり、会議前に資料をチャットでアップロードしたりすることで、意思決定の迅速化及び業務時間の短縮を実現しています。
その他、事前の資料共有による会議時間の大幅な短縮、ビデオチャットによる顧客対応の質の向上を達成しました。
出典：総務省ホームページ
株式会社サイバーエージェントの事例
株式会社サイバーエージェントでは、一般的なソーシャルサービス利用によるシャドーIT問題やメール使用による非効率さなどが課題となり、チャットツールの導入を決めました。
チャットツールは、役員を含む全社に対し導入を行い、業務プロセスをチャットに流すよう変更することに加え、顧客とのやり取りもメールからチャットワークに切り替えました。顧客ともリアルタイムなやり取りが可能となり、大企業とのセキュリティに厳しいやり取りも実現しています。
導入後は、事業本部全体でひと月あたり2万5千時間以上の業務を効率化させ、顧客を中心とした子会社、関連会社などグループ全体でのプロジェクト推進が実現しました。
出典：総務省ホームページ
チャットツールの導入メリット
チャットツールを導入するメリットは以下のとおりです。
- コミュニケーションが早くなる
- 気軽に関係構築ができる
- 複数人でリアルタイムに情報共有ができる
- タスク管理が手軽になる
- 強固なセキュリティ面
順に解説します。
コミュニケーションが早くなる
メールは返信が遅れ、返信が遅れることによる不安感を抱える場合があります。一方、チャットツールはリアルタイムにやり取りが可能となり、返信が早くなりやすい傾向にあるため、不安を抱えずコミュニケーションを取れるのが特徴です。
チャットツールには新着メッセージを知らせるプッシュ通知機能が備わり、連絡に気づきやすく、早急なやり取りが必要な場合には非常に有効です。その他、簡単な返信は文章を打ち込むことなくスタンプで伝えられるため、返信時間と相手の読む時間を減らし、時間短縮にも役立ちます。
社内でのチャットツール活用はもちろん、顧客対応においてもチャットツールは有効です。即座な対応が必要となるお問合せや顧客対応をメールからチャットに切り替えることで顧客満足度の向上につながります。
気軽に関係構築ができる
チャットは、あいさつ文からはじまるメールとは異なり、用件を書き出しから伝えられるため、かしこまる必要がありません。スタンプで返事をすることで相手との距離が縮まりやすく、SNSに近い感覚で利用できます。
若い世代向けのサービスを展開する企業は、顧客との距離を縮めやすいチャットの利用で、気軽にかつ親密な関係構築が期待できるでしょう。
複数人でリアルタイムに情報共有ができる
チャットツールは、複数人でリアルタイムに情報共有できるのがメリットの1つです。1対1のチャットのほか、複数人のグループチャットが作れるため、複数人へ情報を一括送信して簡単に共有できます。
部署やチームでグループチャットを作ればTOやCCなどの宛名入力が不要となり、手軽にメッセージやファイル共有が可能です。漏れなく情報伝達でき、スムーズな業務遂行に貢献します。
リモートワークや出張、外出等で会議に出られなくても、会議出席メンバーがグループチャットに概要を送れば質問や意見を伝えられます。リアルタイムに情報共有でき、意思決定の遅延対策が可能なのもチャットツールのメリットです。
タスク管理が手軽になる
タスク管理機能を備えたチャットツールを利用すれば、業務やプロジェクトのタスク管理をグループチャット内で行えます。タスク内容、担当者、納期を登録することで、期限や優先順位が可視化され、二重対応や作業漏れの防止が可能です。
各自タスク管理している場合、全体の進捗が把握できず、プロジェクトリーダーは確認に手間取ってしまいます。そこでチャットツールのタスク管理機能を活用すれば効率化が図れます。
強固なセキュリティ面
ビジネスに使用するチャットツールには、強固なセキュリティ機能が備わっています。チャットツールは、通常のメールと異なり、通信内容が暗号化されるほか、アクセス制限や認証機能などの機能があるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクが低減可能です。
さらに、通信履歴を確認できるログ機能が備わるチャットツールもあるため、セキュリティ面で不安な場合は、セキュリティ対策が十分に施されたツールを選ぶとよいでしょう。
まとめ
本記事では、ビジネスにおけるチャットツールの導入メリットを解説しました。チャットツールはコミュニケーションが円滑になるほか、関係構築や情報共有、タスク管理が手軽になるメリットがあります。
SNSや一般的なチャットツールとは異なり、ビジネスで利用するチャットツールはセキュリティ対策が施されているため安心して利用可能です。
業務効率化、生産性向上を目指してチャットツールを導入してみてはいかがでしょうか。
