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そもそもBoxとは？
まずは、そもそもBoxとはどういうサービスなのかという、基本的なところから紐解いていきましょう。
Boxとは世界中に広がるクラウドストレージサービス
Boxとは2005年にアメリカでリリースされたクラウドストレージサービスで、本社はカリフォルニアにあります。
クラウドストレージサービスとは、クラウド上でファイルを保存および共有できるサービスです。インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこでも保存されたファイルにアクセスでき、ファイルの共有やアップロード、ダウンロードもできます。
クラウドストレージサービスは、パンデミックの影響でリモートワークの普及が進むに伴い、ますます需要が高まっています。なかでもBoxは、世界でもトップクラスのシェアを誇るサービスです。Boxのユーザーは、すでに世界中に広がっています。
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テレワークとその生産性については、以下の特集記事『テレワークは生産性を向上or低下？国内事情や海外の議論も含めて徹底解説！』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。
Boxは使い方がシンプルで汎用性が高いサービス
Boxは使い方がいたってシンプルなため、幅広く利用できる高い汎用性を持つサービスです。個人利用、法人利用、政府や行政機関にいたるまで多くのユーザーに支持されています。
多種多様な形式のファイルを管理でき、議事録の保存や営業情報・資料・マニュアルの共有など、あらゆるビジネスニーズに対応できるファイル共有サービスです。日本においても個人、および法人のユーザーが増えています。
なお、当サイトの読者のみなさんが携わっていると思われる、サブスク型ビジネス、とりわけSaaSビジネスにとっての最重要課題は「カスタマーサクセス」です。
そんな「カスタマーサクセス」について、以下の特集記事『カスタマーサクセスとは？サブスク型SaaSビジネスの生命線を完全解説！』で特集しています。ぜひご一読ください。
また、SaaSを含むBtoB企業における、マーケティング組織の類型と作り方や、営業部門との関係性に関して以下の特集記事『現代のマーケティング組織の類型と作り方とは？営業部門との関係性も解説』で解説しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
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クラウドストレージサービスBoxの4大特徴とは？
認知度が高くユーザー数が多いクラウドストレージサービスBoxには、以下のような4つの大きな特徴があります。
- 個人利用なら無料プランで10GBまで使用できる
- 法人利用なら無料トライアルで体験して利用を決められる
- ビジネスプランはノーリミットで使える
- セキュリティレベルが極めて高い
それぞれの特徴を見ていきましょう。
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働き方改革によって導入が進む、フレックスタイム制度については以下の特集記事『フレックスタイム制度とは？労使協定や就業規則の対応も含め、日本一わかりやすく解説！』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。
個人利用なら無料プランで10GBまで使用できる
第1の特徴として、無料プランでストレージの容量10GBまでが使用できることです。10GBのストレージ容量があれば、写真等の画像ファイルでいえば約3,000ファイルが保存できます。
無料プランでは、一回にアップロードできる容量は250MB以下という制限こそありますが、管理・保存に関する基本機能はすべて利用可能です。
ただし無料プランはあくまで個人利用に限られるので、法人・企業・チームでの利用はできません。そのため、組織で導入する際には無料プランの対象外になるのでご注意ください。
なお、無料プランで使える機能は以下のとおりです。
- ストレージ容量上限: 10 GB
- ファイルアップロード上限： 250 MB
- バージョン履歴: 1各ファイルにつき1バージョンへのアクセス
- Box Sign: 電子サイン上限 5ドキュメント(月当たり)新登場標準の電子サイン機能(リアルタイムの監査証跡を含む)
- Box Canvas近日公開無制限・無期限のCanvasおよび標準機能
- Microsoft 365、Google Workspaceの統合機能をビルトイン
- セキュアなファイル共有
- 二要素認証ユーザーアクセスにおけるセキュリティを強化
- 場所を問わないアクセス
- Boxモバイルアプリによるコラボレーション
- デスクトップエクスペリエンスの統合
- フォルダ、リンクの共有
- Boxコミュニティへのアクセス
- オンデマンドのオンライントレーニングBox Educationによる豊富なトレーニング資料へのアクセス
- メモ作成、プロジェクト管理
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育児休暇と育児休業制度については、以下の特集記事『育児休暇および育児休業制度とは？トレンドの男性の育休を含めて日本一わかりやすく解説』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。
法人利用なら無料トライアルで体験して利用を決められる
第2の特徴として、法人利用の場合には無料プランはありませんが、14日間の無料トライアルプで体験してから利用するかどうかを決められることです。合わなければキャンセルが可能です。
無料期間も基本機能はすべて使えます。一度のアップロードの容量は5GBという制限がありますが、ストレージは無制限で使えます。
なお、無料トライアルで使える機能は以下のとおりです。
- 無制限のストレージ
- ファイルのアップロードサイズの上限5GB
- データ喪失保護
- 高度なユーザーレポート/セキュリティレポート
- ユーザーグループ
- Active DirectoryおよびSSO（シングルサインオン）統合
- モバイルセキュリティコントロール
- EMMプロバイダとの統合
- 1月あたり50,000 API呼び出し
無料トライアルでもほとんど実際の契約時と同じ機能を試せるので、検討している企業にとって妥当な判断材料となるでしょう。
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ビジネスプランはノーリミットで使える
第3の特徴として、ビジネスプラン（有料）は4種類ありますが、いずれもストレージ容量を無制限で使えることです。そのため、容量のリミットに合わせてファイルを整理する手間がかかりません。
ただし「個人向け」有料プランおよび「ビジネスチーム」向けの有料プラン（＝ビジネススタータープラン※紛らわしいですがビジネスプランとは異なります）は、それぞれストレージの容量制限が100GBとなっていますので、ご注意ください。
各ビジネスプランの月額料金
また、利用料金はユーザー数に応じて変動します。ビジネスプランの最安プラン「Business」でも1ユーザーにつき税込み1,980円の月額料金です。
つまり、機能を使いこなせるチームでなければ、費用対効果が悪くなる可能性があるのは否めません。
ちなみに「Business」以外のプランの、1ユーザーあたりの月額料金は「Business Plus」で税込み3,300円、「Enterprise」で税込み4,620円、「Enterprise Plus」はカスタムプランなのでクライアントごとに変動します。
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セキュリティレベルが極めて高い
第4の特徴として、セキュリティレベルが極めて高いことです。
企業がクラウドストレージを使う場合、社外秘の重要な情報や自社の顧客情報を管理することが多いので、脆弱なセキュリティではリスクがあります。利用契約をするためには、そのサービスに信頼できるセキュリティが必要です。
世界のトップ企業が信頼を置くセキュリティ
その点でBoxは、二要素認証やハイレベルなセキュリティ制御などの世界最高水準のセキュリティを誇っており、過去に一度も重大な情報流出などが発生していません。
このセキュリティの信頼度が、世界のトップ企業から支持を得ている大きな要因となっています。ただし、ユーザーの設定ミスによって情報が意図せずに公開されてしまった事例はありますので、ユーザー側は使用時に注意が必要です。
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当サイト「kyozon」とは、読者のみなさんの日々の業務に役立つ情報群を発信し、ユーザーとベンダーのコミュニケーションを大いに活性化させるWebサービスです。また、読者のみなさんは関心があるサービスの資料を、無料でダウンロードでき、お役立ち資料としてご活用いただけます。
Boxの基本的な使い方
Boxの使い方にややこしい点は、ほとんどありません。クラウドストレージサービスを初めて利用する場合でも、基本の使い方さえ理解しておけば、応用が比較的簡単にできます。
ここでは基本的な使い方をご紹介しておきましょう。
利用登録
まずはBoxに利用登録を行いましょう。個人利用なら無料プランで始めればよいでしょう。企業で使う場合は、使用するストレージ容量がどんどん増えていくことを考えると、Businessプラン4種類から選ぶのが、容量を気にしないで快適に使えてよいでしょう。
ビジネスプランとは別に「ビジネススタータープラン」もありますが、100GBというストレージの容量制限があるので、すぐに上限に達しがちです。
登録方法はBox公式サイトから直接申し込みできます。なお、代理店経由での契約もでき、その場合は代理店が独自に提供するオリジナルの特典・サポートなどが受けられる場合があります。
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ファイルのアップロード
保有ファイルをBoxにアップロードします。「アップロード」ボタンを押すとデバイス内のファイル一覧が表示されるので、アップロードするものを選択して実行します。
ファイルのダウンロード
Boxのストレージ内にあるファイルのダウンロードが可能です。対象のファイルをクリックして、ポップアップリストから「ダウンロード」を選択して実行することで、デバイスにファイルがダウンロードされます。
複数のファイルを一度にダウンロードするためには、Shiftキーを押しながら複数のファイルを選択します。選択された複数のファイルは圧縮され、ZIPファイルとしてダウンロードされます。
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ファイル共有
Boxのメインのファイル共有には、2種類のやり方があります。
- フォルダへの招待
- 共有リンクの発行・送付
個別に見ていきましょう。
フォルダへの招待
ひとつはユーザーをフォルダに招待する方法です。共有ウィンドウにある「ユーザーを招待」を選択して「名前またはメールアドレスを追加」を選択します。
共有したい相手の名前またはメールアドレス、付与する権限（閲覧可・ダウンロード可などの7種類の権限）を選択して送信すれば完了です。この共有方法は、個別に付与する権限を分けられるのが特徴といえるでしょう。
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共有リンクの発行・送付
もうひとつの方法は、共有リンクを使う方法です。共有したいファイルをクリックし、共有ウィンドウを開けば、URLが発行されます。発行されたURLをコピーして、共有したい相手にメール等で送ることにより、ファイル共有が可能となります。
個別の権限付与はできないがBoxアカウントのない相手との共有が可能
共有リンクの発行はファルダに招待する方法とは違って、個別で異なる権限を付与することはできません。
しかし「リンクを知っている全員がダウンロード可」「リンクを知っている全員が閲覧可」といった一括の権限付与や、「会社のユーザーのみ閲覧可」などの限定的な制限はかけられます。
フォルダー招待より大枠な制限になるとはいえ、Boxアカウントを持っていない相手にもファイル共有ができます。
ファイル更新
Boxではファイルを更新しても、フォルダへの招待や共有リンクの発行・送付の作業をその都度行う必要はありません。
変更を加えたファイルをクリックし、「新しいバージョンをアップロード」を行うことで、共有対象者やその権限は変わらず、ファイルの内容だけを更新できます。
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まとめ
世界中で愛用されているクラウドストレージサービスBoxについて、特徴や基本機能、基本的な使い方について解説しました。個人と法人、各プランによって詳細が異なるので、興味があればBox公式サイトで確認できます。
クラウドストレージサービスの利用を検討している企業のみなさんは、ここでご紹介した情報を参考にBoxの「無料プラン」もしくは「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。
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なお、当メディア「kyozon」のメインテーマのひとつが「マーケティング」です。当サイトにて、マーケティングに役立つ、さまざまなサービスの資料が無料でダウンロードできます。マーケティング担当者や責任職のみなさんは、ぜひご利用ください。
また、ビジネススキルの中でも高度な部類に入るのが「マーケティングスキル」です。
マーケティングスキルはビジネスにおける自分の最強のリソース（資源）であることを、以下の特集記事『マーケティングスキルは身につけて損がないビジネス上の最強の自己資源』で総合的に詳しく解説しています。ぜひそちらも、参考にご覧ください。
ちなみに、そもそもマーケティングとは一体どういうものなのかについて知りたいみなさんのためには、以下の特集記事『マーケティングとはなにか？その意味や定義を日本一わかりやすく解説』において、掘り下げつつわかりやすく解説しています。
基礎的情報として、ぜひ参考にご一読ください。
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※2023年以降のマーケティング戦略構築に参考になる、マーケティングトレンドについて、以下の特集記事『マーケティングトレンドを徹底解剖！2022年までの考察と2023年の展望』で総合的かつ詳細に解説しています。ぜひとも、参考にご一読ください。
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「マーケティングマネジメント」について、そのプロセスと業界別成功例を以下の特集記事『マーケティングマネジメントとは？プロセスと業界別成功例を徹底解説』で詳細に解説しています。そちら、ぜひ参考にご覧ください。
