業務効率化ツールを利用するメリット
業務効率化ツールを利用するメリットは以下のとおりです。
- コスト削減になる
- ヒューマンエラーを減らせる
- 働き方改革になる
- 従業員の労働意欲が向上する
- 離職率の低下につながる
順に解説します。
コスト削減になる
業務効率化ツールを利用するメリットの1つは、コスト削減になる点です。Web会議やチャットなどのコミュニケーションツールの活用で、リモートワークや在宅勤務が実現でき、オフィスの家賃・光熱費・従業員の交通費を削減できます。
進捗管理ツールを用いれば、誰が何をどこまで進めているのかが可視化されるため、業務の停滞が防げます。他にはRPAツールにより、事務処理を自動化すれば人件費の削減が可能です。業務効率化ツールの代金はかかりますが、長期的に考えるとコスト削減が期待できるでしょう。
さらに、業務効率化ツールにより業務時間の短縮や自動化が行え、同じ時間でより多くの業務の処理が可能です。1人当たりの生産性が上がり、利益率向上にも貢献します。
業務効率化ツールの導入でコスト削減と生産性向上が図れれば、企業の競争力を高めることにもつながるでしょう。
ヒューマンエラーを減らせる
業務効率化ツールの利用によって、人為的なミスを減らせるほか、ミスした際の修正工数の発生を防げます。これも業務効率化ツール導入のメリットの1つだといえるでしょう。
例えば、従業員が手作業で書類作成する場合、数字の桁数の入力間違いや記入漏れ、計算ミスなどヒューマンエラーの発生が潜んでいますが、自動化できる業務効率化ツールを使用すると、アラートやエラーを出したり自動計算をしたりしてミスの防止が可能です。
従業員の負担を減らし、ストレスや疲労によるミス・トラブルの発生リスクを低減するとともに、業務品質の向上が期待できます。
働き方改革になる
業務効率化ツールの利用は、働き方改革を推進します。例えば、クラウドストレージを利用し、オンライン上でデータ保存できる環境を整えると、外出時や出張時にデータへアクセス可能となり働く場所を選びません。
Web会議システムを使用すれば、電話では伝えづらい説明でも、パソコンの画面で資料を映しながらわかりやすく説明できるため効率化に役立ちます。さらに、チャットツールの利用は従業員同士のコミュニケーションを促し、チームワークの向上につながるでしょう。
インターネットがあれば業務を進められるため、働く場所にとらわれず、柔軟な働き方を実現できるのが業務効率化ツールを利用するメリットです。リモートワークができれば従業員の満足度向上も期待できます。
従業員の労働意欲が向上する
業務効率化ツールの導入は、従業員の労働意欲の向上に貢献します。
手間のかかる業務を自動化できれば、従業員は高付加価値な業務により多くの時間を割けるようになり、やりがいのある仕事に取り組めるほか、自分自身のスキルアップに取り組めるようになります。
従業員の労働意欲が向上するとともに、自己実現ができる環境を作る一助となるのが業務効率化ツールの魅力です。
離職率の低下につながる
業務効率化ツールの導入には、離職率の低下につながるメリットがあります。業務効率化ツールによって業務をスムーズにこなせるようになると、従業員は過剰な業務負荷とストレスから解放されます。
業務効率化ツールの活用は、ワークライフバランスの改善が期待できるとともに、時短勤務やリモートワークの実現で従業員がより柔軟に働ける環境の整備が可能です。
育児や介護などの理由で退職する従業員を抑制できるほか、キャリアアップに使える時間が増え、自由度高く働ける職場環境になれば離職率の低下につながるでしょう。
業務効率化ツールを導入するデメリット
業務効率化ツールを導入するデメリットは以下のとおりです。
- 固定費が上がる
- 生産性の低下につながる
- 従業員の主体性が失われる
順に解説します。
固定費が上がる
業務効率化ツールを導入するデメリットの1つは、ツール導入により固定費が上がることです。固定費はランニングコストを指し、ツールを利用するために必要なサーバーの電気代やメンテナンス費用などが含まれます。
業務効率化ツールによって価格に差があり、月額料金は利用人数や機能の違いで設定されていることが多く、高額な場合もあります。しかし、固定費を下げたいがゆえに安価なツールを導入すると操作性が悪かったり、セキュリティに問題があったりする場合があるので注意が必要です。
生産性の低下につながる
業務効率化ツールの導入には、業務プロセスの変更が伴います。これまでの業務フローや作業方法が変わるため、従業員は作業を覚えなおさなくてはなりません。
変化を嫌う従業員が出て、ツール利用を嫌がり、新しい業務プロセスへ変更してくれない可能性もあります。
マニュアル準備や研修実施により対策は取れますが、従業員がツールに慣れるまでは時間がかかり、一時的に生産性が低下することは念頭に置いておきましょう。
従業員の主体性が失われる
業務効率化ツール導入の際に業務プロセスを見直し、無駄を省いた状態を作り上げて運用を開始することが重要です。しかし、運用開始後、従業員は現状に満足して考えることを止めてしまう場合があります。
改善や工夫を行わずにいると、長期的に変化や発展がなくなり、企業の成長を阻害する可能性があります。
そのため、定期的な業務プロセスの見直しや改善が必要不可欠です。新たな課題や問題点を見つけ、改善策を提案することで、業務効率化の取り組みを持続的に進められるとともに、従業員の主体性が保てるようになります。
まとめ
業務効率化ツールの導入には、初期費用や時間がかかるデメリットもありますが、それ以上に多くのメリットがあります。利益率向上や働き方改革の推進、労働意欲の向上、離職率の低下など、従業員や企業にとってプラスに働く要素が多いです。
ただし、ツール導入時は従業員の意見を十分に聞き、導入検討を進めましょう。また、ツール導入後も業務プロセスの見直しや改善を行うことが重要です。業務効率化ツールを上手に活用し、発展していく企業を目指しましょう。
