ECMとは？
ECMとは、コンテンツマネジメントシステムのことで「Enterprise Contents Management（エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント・システム）」を指します。
テキストや画像、音声、動画などのコンテンツを一括で管理できるシステムであり、企業内で点在しがちなコンテンツをまとめることが可能です。
ファイルの管理に使われることが多いECMですが、CADや医療画像などのデータにも対応していることから、さまざまな現場で活用されている状況です。
文書システムとの違い
ECMはよく文書システムと混同されがちですが、それぞれ対応しているコンテンツに違いがあります。
ECMは上記でも触れた通り、テキスト、画像、音声、動画のほか、CADや医療用データなどに対応していますが、文書システムの対応コンテンツはWordやExcel、PDF化された文書などです。
文書システムよりも対応している範囲が広く、組織内で連携されやすいのがECMの特徴と言えます。
ECMが重要視されているのはなぜなのか
ECMが重要視されている理由は何なのでしょうか。
現代ならではの背景もあるため、以下からECMが重要視されるようになっている理由を解説していきます。
情報の活用が急増している
ECMが重要視されるようになった理由として、「情報の活用が急増している」が挙げられます。
急速な勢いでデジタル化が進んでいるうえに、コンテンツの量が膨大となっている今、企業はそれらを適切に管理しなければならなくなりました。
それ以前は、比較的サイズの小さな文書のみの管理にとどまっていたものの、ビッグデータやIOT化、デジタルトランスフォーメーションなどの影響によって、コンテンツは管理するだけではなく活用することといった新しい価値が生まれたのです。
セキュリティを強化する必要がある
企業のおけるセキュリティの課題は、ECMが重要視されるようになった理由の一つです。
社員や部署などが各自でコンテンツを管理することになると、その重要な情報が漏洩したり、紛失したりするリスクがあります。
これまでにも、業務で使う端末の置き忘れが発生したり、退職予定の社員が社外へと情報を持ち出したりする事例がありました。
セキュリティの強化は、企業だけではなく働く社員を守ることにもつながります。情報の重要性や価値が高まっている今こそ、セキュリティ強化は必要不可欠であり、一層ECMが重視される理由になっているといえます。
「2025年の崖」への対応が必要になる
「2025年の崖」への対応の必要性は、ECMを重視するきっかけでもあります。
2025年の崖とは、もしも日本企業がDXの取り組みが不十分なままである場合、2025年意向は1年間で大きな経済損失（最大で12兆円）が発生すると予想されていて、国際競争力で不利になってしまうといった課題のことです。
2025年の崖に向けて、今日本企業は急ピッチでDX化を推進しており、その取り組みの一貫として「ECMの活用」があるのです。
DX化が進んでいない場合、既存のシステムを理解した社員が定年退職したり、老朽化・複雑化・ブラックボックス化したシステムによって情報漏洩が起きたりするなど、企業の損失は計り知れません。
現時点で点在して管理されているようなコンテンツも、ECMの活用で一元管理でき、誰もがコンテンツにアクセスしたり、活用したりすることが可能となります。
グローバルへ対応する必要がある
グローバルへ対応できるようになるためにも、ECMは重要です。
日本企業がグローバル化することで、国内外を問わずに支店・拠点が設けられるようになります。
仮にグローバル化が進むと、各支店・拠点で管理するコンテンツも増えがちで、それを放置することは結果的にコンテンツ管理における複雑化をもたらします。
そのため、グローバルへ対応するべく、ECMを活用して一括で管理する必要があるのです。
ECMを活用できれば、世界中のどこにいても必要なときに社内の情報へアクセスができますし、有効活用することができるようになり、さまざまなリスクを軽減することにつながります。
コンプライアンスへの注目度が高まっている
近年、国内では「コンプライアンス」が注目されるようになりました。コンプライアンスとはのことであり、法令遵守を意味します。規則を守ること、法令や社会のルールを守ることなどが挙げられ、ECMにも関わる部分です。
具体的には、企業が扱うデータを適切に管理すること、自社だけではなく働く従業員や取引先などの情報も保護するにあたって、ECMは非常に便利なのです。
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）」の改正によって、国内すべての事業者に電子取引のデータを保存するよう定められたことをふまえても、ECMは必要なシステムとなっています。
ECMの基本的な機能
ECMが注目されていること、重要性が高いことについて分かったところで、気になるのが「どのような機能が完備されているのか」といった点ではないでしょうか。
ここからは、ECMにおける基本的な機能を詳しく解説していきます。
コンテンツ保管機能
ECMの代表的な機能とも言えるのが「コンテンツ保管機能」です。
コンテンツ保管機能は、データ保管時の作成者や更新日時、保管期限などの属性情報を付与して保管できるのが特徴です。属性が付与されると、探しているデータを見つけやすくなるので、企業にありがちな「必要なデータがどこに保存されているのか分かりにくい」といった事態を改善することができます。
また、バージョン管理として旧版データも残しておくことが可能で、最新データ前の情報にもアクセスできます。
データのプレビュー自体は、ECM上でできるので、社員の端末に専用のアプリケーションをインストールしなくてもデータの確認が可能です。
検索機能
ECMでは、スピーディーに必要な情報へアクセスできるように、高度な検索機能が搭載されています。
具体的には、「ファイル名」「データ属性」「データが含んでいるキーワード」などでの検索が可能です。また、上記3つの要素を使った検索もできるので、情報のアクセスはよりスムーズになります。
アクセス権の設定機能
情報漏洩の防止や不正アクセスを防ぐためにも必要な「アクセス権の設定機能」は、ECMの基本機能の一つです。
データごと、ファイルごとにその情報を操作・閲覧できるユーザーを設定できるので、データの機密性が高まります。とくに、極秘で進めているプロジェクト関連や新規事業の情報などは、万が一競合他社の手に渡ってしまったら思いがけない損失になってしまう場合があるでしょう。
案件やプロジェクトに直接関わる社員のみアクセスできるようにするなど、ECMには大切なデータを守る役割も任せることができます。
情報セキュリティ機能
大切なデータを守るうえで欠かせない「情報セキュリティ機能」。ECMであれば、さまざまな機能を駆使して高いセキュリティを実現することができます。
具体的には、データを暗号化させたり、通信経路そのものを暗号化させたりすることも可能です。
また、操作履歴の記録や、アクセスログの分析など、さまざまな機能によってデータを安全に保管できるように設計されています。
重要な情報のセキュリティ性を高めたいと考えている企業にとって、ECMの情報セキュリティ機能は理想的と言えるでしょう。
ワークフロー機能
ワークフロー機能を備えたECMが多いことから、あらゆる業務の負担を軽減しやすくなっています。
たとえば、承認を得た書類を顧客や取引先などへ自動送信したり、忘れがちな承認や決裁について通知を送ったりできます。また、書類を社内回覧したり、システム内で書類の決裁を得られたりするなど、リモートワークを推進している企業や拠点が複数展開されている組織にとって便利な機能があります。
離れた場所からでも必要な工程をシステム上で進められる点は、ECMの魅力の一つです。
外部連携機能
ECMは、外部のシステム・ツールと連携できるのが特徴です。
企業が抱えるデータやコンテンツは必ずしも同じツール・システムで作られたものとは限りません。むしろ、さまざまなツール・システムで作られていることが多く、ECMにはさまざまな外部サービスと連携できるような柔軟性が求められます。
たとえば、「特定のシステムによって作成されたデータをECMに保存する」「会計システム上で生成されたデータの保存先としてECMを選ぶ」などの連携方法が可能です。
各システムやツールごとに保存しておく必要がなく、ECMのもとで一括で保存できます。
ECM導入のメリット・デメリット
ECMを導入するにあたり、メリット・デメリットはいずれもきちんと把握しておかなければなりません。
どのようなメリットがあり、注意すべきデメリットは何なのかを把握しておきましょう。
ECM導入のメリット
まずは、ECMを導入するメリットから解説していきます。
これから導入しようと検討している担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
機能活用により生産性が向上する
ECMを導入するメリットとして、まず挙げられるのが「機能活用によって生産性が向上すること」です。
本記事でも触れた通り、ECMにはさまざまな機能が搭載されています。各ツール・システム間を往復するような二度手間を省いてくれる機能や、ECM上で上司等の承認を得られる機能など、現場の時短・効率化につながるような機能が豊富です。
さまざまな機能があるので使いこなすまでにはある程度の時間を要するかもしれませんが、操作自体はシンプルであり、誰でも活用することができます。
また、必要なデータを見つけやすく、スピーディーにアクセスできることから、保存先をいろいろと探す時間も省くことが可能です。
結果的に、現場や部署、ひいては企業全体の生産性向上を期待できると言えるでしょう。
ノウハウ・スキルが均一化される
ECMを導入することで、ノウハウやスキルを社内で均一化できるといったメリットがあります。
あらゆるコンテンツを一括で管理でき、社員が必要なコンテンツ・データへ自由にアクセスできるようになることは、「特定の人物しか知ることができない」「特定の情報を知らない社員がいる」といった事態を避けることにつながります。
組織の中であらゆる情報を共有したり、蓄積したりできれば社員の教育としても良い影響が期待できるでしょう。
コンプライアンスが強化される
現代においてますます重視されることとなったコンプライアンス。ECMの導入を通して、課題になりがちなコンプライアンスの強化を実現できます。
データやコンテンツごとに、アクセスできるユーザーや範囲を決定できるうえに、アクセス履歴や更新履歴なども残せるので、よりセキュリティ性を向上できます。
コンプライアンスに基づいたデータ・コンテンツの管理に課題を感じている企業は、ECMの導入の必要性が高いと考えられるでしょう。
ECM導入のデメリット
ECM導入にはさまざまなメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。具体的に、どのようなデメリットがあるのかを詳しく見ていきましょう。
コストがかかる
ECM導入におけるデメリットとして、まず挙げられるのが「コストがかかること」です。
どのようなECMシステムを導入するのかによって、実際にかかる費用は異なるものの、基本的には以下のような費用が発生します。
【クラウド型ECMの場合】
- 月額利用料
- インターネット接続費用
【ソフトウェア型ECMの場合】
- ライセンス料
- サーバーの新調費用（自社サーバーでの運用を検討している場合に必要）
- インターネット接続費用
ECMは、さまざまなコストがかかることを念頭に置いたうえで、導入を検討する必要があります。
運用担当者の労力が大きくかかる
ECMの導入には「運用担当者に労力がかかる」といったデメリットがあります。
機能が豊富である点がECMの魅力ですが、その分、活用に関するルールを設けたり、整備したりしなければなりません。そのほか、基本的な設定である「ログイン可能なユーザー」「アクセス権」「活用・操作方法の周知」など、さまざまな対応に追われることが予想されます。
そのため、ECMの導入や運用を担当する社員は、導入から間もないうちは多くのタスクを抱えやすい点が難点です。
まとめ
ECMは、現代の企業が積極的に導入すべきシステムの一つです。DX戦略や2025年の崖、コンプライアンスなど、解消しなければならない課題が多い今、ECMは企業にとって大きな味方となってくれることが予想されます。
ECMの必要性を感じている企業や、コンテンツ・データの管理に問題意識を覚えている方は、ぜひECMの導入を視野に入れて対策を検討してみてはいかがでしょうか。
