わかりやすい議事録の書き方は？
まずは、わかりやすい議事録の書き方を3つ解説します。
- 簡潔な文章で書く
- 箇条書きで書く
- 文章以外も活用する
ひとつずつ解説していきます。
簡潔な文章で書く
そもそも議事録は、単なる文字起こしではなく業務を円滑に進めるために必要な資料です。
そのため一言一句漏らさず書く必要はなく、わかりやすく簡潔な文章で書く必要があります。
留意すべきポイントは、下記の通りです。
- 文章は5W1Hを意識する
- 「誰が何をしたのか」を明確に記載する
ほかにも敬語での記載は文章が長くなるため、「だ・である調」でまとめましょう。
箇条書きで書く
議事録では、箇条書き項目を増やすイメージで記載するとわかりやすく作成できます。
一文一意を意識した文章を心がけましょう。
文章以外も活用する
議事録を作成する際は、必要に応じて文章以外も活用します。
具体例は、下記の通りです。
- メモの添付
- 会議の様子を写真
- ホワイトボードの図示
また会議で活用したWebサイトURLや過去の資料なども、わかりやすく伝えるために記載しましょう。
議事録が追いつかない人が知っておくべきことは？
ここまで、わかりやすい議事録の書き方をお伝えしました。
続いて、議事録が追いつかない人が知っておくべきことを解説します。
- 要点の数字・用語を把握する
- 記号・装飾を使う
- 議題決定事項をセットにする
それぞれ解説していきます。
要点の数字・用語を把握する
会議のなかで全ての言葉を一言一句聞き逃さずに、記録することは困難です。
そのため要点となる数字や用語を把握して、それらを起点としながらメモを取りましょう。
記号・装飾を使う
記号・装飾の活用によって、書き起こし作業の簡略化を図れます。
例えば「意見への賛成や決定事項＝○」「反対意見や中止＝×」などのルールを決めることで、会議中の編集・修正作業を効率化できるでしょう。
議題決定事項をセットにする
会議で決定した事項は、議題と結論を矢印などでつないでセットにしておきましょう。
メモを取っている間は時系列を記録しているので、関係性を明確にするために、それぞれのつながりを可視化しておきます。
可視化する際は、発言者と決定者の名前も記載すると、さらにわかりやすい議事録を作成できます。
よりわかりやすい議事録の書き方は？
ここまで、議事録が追いつかない人が知っておくべきことをお伝えしました。
続いて、よりわかりやすい議事録の書き方を解説します。
- ピラミッド構造を理解する
- まずはメモを取る姿勢にする
- 柔軟性を持つ
ひとつずつ解説していきます。
ピラミッド構造を理解する
議事録は、ピラミッド構造になっている点を理解しましょう。
具体的には、標題・内容趣旨・会議内容の順番で階層が成り立っています。
- 標題
- 内容趣旨
- 会議内容
標題に内容が要約されており、反対に会議内容になると説明が詳細になる点を覚えておきましょう。
まずはメモを取る姿勢にする
議事録を書くにあたって、最初から完璧に書こうとは思わず、まずはメモを取る姿勢を持ちましょう。
決して格好よく書こうとはせずに、情報を集めることを優先してください。
例えば会議以外の余談やギャグなども、「関係なさそうだな」と勝手に判断せず記録しましょう。
また、会議が進むにつれて誰が発言したのかわからなくなる可能性があるので、忘れずにサインをつける工夫も必要です。
柔軟性を持つ
議事録を作成する際は、柔軟性を持って対応しましょう。
会議の際は、話の内容が整理されないまま進行するケースが一般的です。
そのため記録する際には、下記の意識を持つ必要があります。
- 言葉を言い換えて文章らしくする
- 言葉として表れていない部分を推測したうえで補記する
また主語を追加したり、不要な部分をカットしたりする柔軟性も担当者には求められます。
議事録を効率化させるおすすめツールは？
ここまで、よりわかりやすい議事録の書き方をお伝えしました。
続いて、議事録を効率化させるおすすめツールを紹介します。
- XMind
- SING
- Evernote
それぞれ解説していきます。
XMind
XMindとは、株式会社KOMODOが提供するマインドマップツールです。
文章や画像をツリー状に配置して、因果関係を整理できます。
マーカーやステッカー機能を活用することで、会議情報の整理・記録が可能です。
議事録をPDFとして書き出したい場合には、有料版（9,800円〜）を購入しましょう。
SING
SINGとは、株式会社スタジオ・アルカナが提供するクラウド型議事録作成・共有ツールです。
議事録の記録・管理・共有といった機能を、すべて無料で利用できます。
ほかにも会議前のアジェンダや議題を共有、会議後の確認・共有も可能です。
SINGは、参加者全員がリアルタイムで同じ議事録を確認しながら、会議の決定事項を把握できるツールといえるでしょう。
こちらの記事では、アジェンダの定義やビジネスへの応用方法、効果的な作り方を解説しているので、ぜひ参考にしてください。
Evernote
Evernoteとは、スケジュールやタスク、ノートをひとつにまとめられるデータ管理ツールです。
パソコンだけでなく、スマートフォンから簡単に議事録を記録・整理・共有できます。
また音声録音機能が搭載されているので、会議後に重要な箇所を再生して、記録の抜け漏れを防げるでしょう。
議事録作成はテンプレートを活用でき、用途に応じて何度もカスタマイズできます。
まとめ
今回は、わかりやすい議事録の書き方や活用したいツールを紹介しました。
議事録をわかりやすく書くコツは、下記の通りです。
- 簡潔な文章で書く
- 箇条書きで書く
- 文章以外も活用する
- ピラミッド構造を理解する
- まずはメモを取る姿勢にする
- 柔軟性を持つ
また、議事録が追いつかない方は「要点の数字・用語を把握する」「記号・装飾を使う」「議題決定事項をセットにする」などを覚えておきましょう。
本記事でお伝えしたさらに議事録を効率化させるツールも参考にして、自社の議事録作成に役立ててください。
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こちらの記事では、議事録作成ツールを選ぶ際のポイントやおすすめの議事録作成ツールを12個紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
