オンラインストレージサービスにおけるセキュリティリスクは？セキュリティに強いサービスをご紹介！

オンラインストレージにおけるセキュリティのリスクは？

オンラインストレージは、クラウド上にデータやファイルを保管できるサービスです。また、さまざまなデバイスからアクセスや共有を行えるため、業務効率化の効果も期待できるでしょう。

インターネット環境があればいつでも利用することができ、便利なツールであると言えますが、セキュリティのリスクがあることを理解している方は少ないでしょう。

オンラインストレージにおけるセキュリティのリスクである以下の3つを詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

1. 情報漏洩
2. サーバーの停止
3. データ消失

リスク1：情報漏洩

まず1つめのリスクとして挙げられるのが、不正アクセスによる情報漏洩です。氏名や住所などの個人情報だけでなく、クラウド上に保存されたデータなども漏洩してしまうリスクがあります。

企業の経営に関わる書類や社員情報、口座番号などの機密情報が漏洩してしまっては、社会的信頼の失墜や多額の損害を抱えてしまうケースも考えられます。

対策案としては、以下が挙げられますのでぜひ参考にして取り入れてみてください。

• セキュリティの強さを重視してオンラインストレージサービスを選ぶ
• 難解や二要素認証を導入したパスワード設定

特に二要素認証を導入など難解なパスワード設定を行うことは重要です。標的型サイバー攻撃からも情報やデータを守るためにも、セキュリティの強さは意識しておきましょう。

リスク2：サーバーの停止

インターネット環境があれば、オンラインストレージサービスを時間や場所を問わずにアクセスすることができます。また、どのデバイスからでも利用できるため利便性が高いです。

しかし、オンラインストレージサービスを利用する中で、サーバーの停止によるリスクがあることを理解しておく必要があります。業務が止まってしまったり、作業中のデータが保存されずデータが消失してしまうなどの可能性も考えられます。

• 人的ミス
• サイバー攻撃

サーバーの停止の理由としては、主に上記の2つが挙げられますが、対策する方法はあるのでしょうか。

• 複数のデータセンターにファイルを保管
• サブサーバーへの自動バックアップ

メンテナンスなどで計画的に行うサーバー停止とは違い、人的ミスやサイバー攻撃については予測ができません。そこで、外付けHDDやSSDの利用や他のベンダーが提供するサービスを利用するなど、サーバーの停止に対して常に備えておくことが大切です。

リスク3：データ消失

前述したサーバー停止などでオンラインストレージサービスに障害が起きてしまうと、作業中のデータや最悪の場合保存されているすべてのデータが消失してしまう可能性もあります。

また、データ消失までとはいかずとも障害により一時的にデータへのアクセスができなくなるなど、業務に支障が生じるケースもあります。

そこで、サーバーの停止に備える対策と同様、利用状況に合わせてバックアップを行うことが大切であることを理解しておきましょう。

セキュリティが強いオンラインストレージサービス5選

オンラインストレージにおけるリスクや対策について理解していただけたでしょうか。ここからは、セキュリティが強いおすすめのオンラインストレージサービスを紹介していきます。

ここで紹介するサービスは以下の5つです。

1. 使えるファイル箱
2. GigaCC ASP
3. Box
4. Dropbox
5. NotePM

また、個人向けや法人向けなど会社の規模よってオンラインストレージサービスを選択する必要もあります。

そこで、以下の記事「【個人・法人】オンラインストレージのおすすめ12選！機能比較＆選び方のポイント9つを解説」では、分類ごとでおすすめのオンラインストレージサービスを紹介していますので、ぜひこちらも参考にしてください。

【個人・法人】オンラインストレージのおすすめ12選！機能比較＆選び方のポイント9つを解説

写真や動画、ドキュメントなどのファイルを保存・閲覧できる「オンラインストレージ」。 オンラインストレージを選ぶときは、用途・目的に応じたものを選ぶことで、使い勝手が格段にアップします。 とはいえ、どのオンラインストレージが合っているのかは、個人なのか法人なのかによっても異なるもの。また、どんなデータを預けたいのかによっても最適な製品が大きく変わります。 そこで本記事では、おすすめのオンラインストレージを15種類ピックアップ。 個人向け、小規模ビジネス向け、法人向けに分類し、それぞれの機能や特長を解説します。 オンラインストレージで知っておきたいチェックポイントもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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サービス1：使えるファイル箱

使いやすさはもちろん圧倒的なコストパフォーマンスでおすすめなのが、使えるファイル箱です。使えるファイル箱の主なポイントは以下であり、多くの中小企業に選ばれています。

1. ユーザー数が無制限のため、社員が増えても低コストで利用できる
2. 普段の使い慣れた方法でデータの取り扱いが可能
3. 高機能で低価格のため中小企業に向いている

ExplorerやFinderを利用しデスクトップ上でのファイル操作となるため、普段通りの操作でデータのアップロードやダウンロード、共有を行うことができます。また、ユーザーごとに権限を設定できる機能が搭載されているため、共有する情報の管理が簡単です。

低価格で利用できる「使えるファイル箱」は、以下の2種類のプランがあり、使いたい機能によって選択することができます。

どちらのプランも無料トライアルを利用できますので、一度試してみるのもいいでしょう。

サービス2：GigaCC ASP

GigaCC ASPは、スモールスタートから大規模な運用まで幅広く対応しています。セキュリティレベルに合わせたプランから選ぶことができるので、無駄なコストを発生させずにオンラインストレージを利用することができます。

1. 柔軟なセキュリティポリシーの設定、詳細なログ履歴管理
2. ファイルアップロードやダウンロードの自動化が可能
3. パスワード付きZIPファイル送信の代替手段に最適

GigaCC ASPは、大容量のファイル送受信やクラウド共有など、企業間取引にも活用しやすいオンラインストレージサービスです。セキュリティレベルの高さや管理企業が充実している点から、金融機関や官公庁の採用実績も多くあります。

すべてのプランの導入の際は初期費用が50,000円かかります。

使いたい機能やセキュリティーレベルに合わせてプランを選ぶことができるので、無駄な費用をかけることなく費用を削減することができます。また、利用するID数によって金額が変わるため、社員数の少ない中小企業にも導入しやすいと言えるでしょう。

サービス3：Box

Boxは、世界各国の企業で利用されているオンラインストレージサービスです。アクセス権限やに二要素認証からユーザー認証を行うため、セキュリティーの面でも安心して利用することができるでしょう。

個人向け・法人向けそれぞれにプランがありますので、目的や使いたい機能に応じて利用することができます。

以下は、ビジネス向けのプランになります。プランごとで、機能だけでなくファイルのアップロード容量の上限も異なりますので、導入の際に確認してください。

使い方がシンプルであり汎用性の高いことから幅広く利用できるため、行政機関など多くのユーザーに支持れています。

Boxの基本機能や使い方については、以下の記事「Boxとはどういうサービス？基本機能や使い方も含め、日本一わかりやすく解説！」でより詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

Boxとはどういうサービス？基本機能や使い方も含め、日本一わかりやすく解説！

世界中で多くの企業に活用されているクラウドストレージ「Box」ですが、なぜ数多くのファイル共有サービスの中でも支持を集めているのでしょうか。今回はBoxの特徴や基本機能、基本的な使い方などについてご紹介します。導入を検討しているみなさんは、ぜひ参考にしてください。

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サービス4：Dropbox

Dropboxは、50万社以上でユーザー数7億人以上と多くの方に利用されているオンラインストレージサービスです。企業の最重要なデータの保存や共有に最適と言われています。

また、zoomやMicrosoftOfficeなど普段お使いのサービスとの連携も可能なので、業務効率化にもつながるでしょう。Dropbox導入のメリットとしては以下となります。

• フォルダに入れるだけで自動保存
• 自動で複数のパソコンからデータの同期が可能
• 共有フォルダを作成すればチームで共同編集が可能
• バックアップツールの利用としても最適

また、プラン数も豊富なことからユーザーのニーズに合わせて選ぶことができます。まずは、個人事業主向けのプランから紹介します。

次にチーム向けのプランです。3人以上のユーザーから購入することができます。

個人事業主向けの2つのプランとチーム向けプランの「Standard」では、無料トライアルも実施していますので、操作方法や導入後のイメージを確認することができます。

また、公式サイトでは使いたい機能に合わせて最適なプラン選択ができるよう、プランの比較を行うことができますので、ぜひご活用ください。

サービス5：NotePM

NotePMは、検索機能の充実さから社内版ウィキペディアと呼ばれており、マニュアル作成やナレッジ共有に最適なオンラインストレージサービスです。使いやすさや導入のしやすさの点の評価が特に高く、大手企業からも多く利用されています。

NotePMの主な機能は以下となり、他にもさまざまな便利な機能がすべてのプランで利用可能です。

• マニュアル作成・バージョン管理・ファイル共有機能
• 強力な検索機能
• 変更履歴の自動記録
• 柔軟なアクセス制限
• ページを見た人が分かる機能
• フォルダとダグで情報整理
• 動画共有
• レポート作成・分析機能
• チャット連携・API対応
• マルチデバイス機能

NotePMはユーザー数やストレージ容量に合わせてプランを選択できます。また、各プランの上限ユーザー数の3倍の人数までは「閲覧のみ可能なユーザー権限」が無料となっています。

ユーザー100人以上のプランを検討する場合には、100人単位でプランを選択することができますので、お問い合わせください。また、初期費用・サポート費用は無料となります。

さまざまな角度からセキュリティ対策・運用を実施しているため、重要なデータの管理・保管にも安心して利用することができるでしょう。

オンラインストレージサービスを選ぶポイントは？

ここまでオンラインストレージサービスの利用のリスクや、セキュリティに強いオンラインストレージサービスを紹介してきました。

前述で紹介した他にもオンラインストレージサービスの利用を検討する場合、どのようなポイントがあるのでしょうか。以下の3つのポイントを詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

• 利便性は良いか
• 容量は十分にあるか
• セキュリティ的に問題はないか

ポイント1：利便性は良いか

オンラインストレージサービスの利用において、さまざまな機能を使いたいと考える場合には、利便性の良さを重視する必要があります。データ共有・保存における利用できるユーザー数や容量の大きさだけでなく、下記の点からもサービスを比較しておくことが重要です。

• 業務内容に合わせた機能が備わっている
• 常時利用している外部ツールとの連携の有無
• API連携の機能の充実

利便性が高いサービスを選ぶことで、業務効率化や生産性向上にも役立てることができますので、ぜひ参考にしてください。

ポイント2：容量は十分にあるか

オンラインストレージサービスを提供する企業それぞれで利用できる容量が大きく異なります。そのため、製品ごとに料金や機能の面だけでなく、容量においても比較することが重要です。

業務内容などから必要となる容量数を事前に把握しておきましょう。容量の大きさを重要視したい場合には、容量無制限のプランを提供しているベンターもあります。

自社にあったオンラインストレージサービスを選択することが大切ですので、比較や確認は入念に行っていきましょう。

ポイント3：セキュリティ的に問題はないか

オンラインストレージサービスは、外部に重要なデータを保管・管理するため提供する企業のセキュリティ対策については重要視する必要があります。

前述したオンラインストレージサービスを提供する企業の他にも、無料でオンラインストレージサービスを提供している企業がありますが、無料で利用する場合はベンターのセキュリティ対策に注目ししっかり確認しておくことが重要です。

機密性の高い重要書類も一緒に扱う場合は、強固なセキュリティ対策を実施している企業を選ぶことが必須と言えるでしょう。

まとめ

この記事では、オンラインストレージサービスにおけるリスクや選ぶ際のポイントについて詳しく解説しました。現代ビジネスにおいて欠かせないツールとなってきたオンラインストレージサービスですが、使いたい機能やセキュリティ面において自社に最適となるサービス選びが重要となります。

オンラインストレージサービスを利用することで、時間や場所にとらわれずデータの管理・共有ができるため、業務効率化や生産性向上の効果が期待できることから、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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