営業メールとは？
営業メールとは、企業や個人に訪問するのではなく、電子メールを用いた営業活動です。
受信側の都合に合わせてメールを読めるので、従来の飛び込み営業や電話営業とは異なります。
また、営業メールの役割は下記の3つです。
- 信頼関係の構築
- 営業活動のきっかけ作り
- 営業活動の確認および次回への橋渡し
しかし多くの企業では、ほかの企業や営業担当者、社内のやりとりなどで大量のメールが送られています。
そのため開封後に未読で削除されてしまったり、流し読みされてしまったりするリスクもあるので、読まれるための工夫が必要です。
営業メールのメリット・デメリット
次に、受信側と送信側における営業メールのメリット・デメリットを解説します。
| メリット | デメリット | |
| 受信側 |
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| 送信側 |
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また、メールの送信数が多すぎると受信側から信用を失う可能性もあるので、執拗なメール送信は避けなければなりません。
お互いの信頼関係を構築するためにも、メールの送信頻度には注意しましょう。
こちらの記事では、送信メールが何らかの理由で戻ってきてしまう「バウンスメール」の概要と放置してしまうリスク、具体的な対策方法などを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
【シチュエーション別】営業メールのテンプレ
ここまで、営業メールの概要やメリット・デメリットをお伝えしました。
続いて、営業メールのテンプレを紹介します。
- 新規開拓
- アポイント
- 既存顧客
- 商品・サービスの提案
- リマインド
- フォロー
- セミナー参加
それぞれ紹介していきます。
新規開拓
新規開拓を行う際の営業メールの例は、下記をご覧ください。
| 〇〇株式会社 ご担当者様 突然のご連絡を失礼いたします。 私は株式会社〇〇の△△と申します。 この度は、当社との新規のお取引をご検討いただきたくご連絡を差し上げました。 弊社では、〇〇というWeb集客ツールを運営しております。 詳細をご希望の場合は、以下のメールまでご連絡いただけますと幸いです。 また、最新の情報等は弊社Webサイトでも閲覧いただけます。 略儀ではございますが、まずはメールにてご挨拶を申し上げます。 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
あくまでもアポイントは取らずに、会社案内のPDF資料送付やWebサイトの閲覧へ促すためのメールです。
アポイント
アポイント獲得のための営業メールは、下記をご覧ください。
株式会社〇〇 弊社では△△業界のお客さまを中心に、弊社の〇〇を多数導入していただいており もし貴社が同様の課題をお持ちであれば、一度ご説明させていただければと考えております。 下記の日程でご都合のよい日はございますか？ ①〇月〇〇日 上記日程以外でも、ご都合のよろしい日程がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。 突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
本文では、解決できる課題や得られる結果を伝えましょう。
既存顧客
既存顧客への営業メールは、下記の通りです。
株式会社〇〇 〇〇の導入により、貴社の業務の効率化が進むのではないかと考え、 無料トライアル期間内は、すべてのサービスをご利用いただけます。 お申し込み方法につきましては以下のURLからご確認ください。 詳しい資料につきましては、添付いたしましたPDFに記載しておりますので、ご検討ください。 今後とも、何卒よろしくお願いいたします。 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
既存顧客であれば関係性が構築されているため、新規開拓と比べて心理的ハードルは高くありません。
とはいえ、文章が馴れ馴れしくならないように注意しましょう。
商品・サービスの提案
商品・サービスを提案する際の営業メールは、下記の通りです。
株式会社〇〇 ぜひ当社の商品を△△様にお使いいただきたく 今回ご提案させていただく製品「××」は、〇〇という特徴があり この機会に、ぜひお試しいただければと考えております。 ご連絡いただけましたら、 ご多忙の中とは存じますが また、詳しい商品説明は下記Webサイトからも閲覧していただけます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
商品・サービスを提案する際は、「無料で利用できる」「サンプルを使える」といった点を目的として、メールを送信します。
リマインド
リマインドを行う際に送る営業メールは、下記の通りです。
株式会社〇〇 いつも大変お世話になっております。 先日、お電話でお話させて頂きました打ち合わせの件ですが、 日時：〇月〇日（月）13:00から 当日は、よろしくお願い申し上げます。 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
基本的にリマインドは、商談日の前日に送りましょう。
フォロー
フォローを行う際に送る営業メールは、下記の通りです。
株式会社〇〇 いつもたいへんお世話になっております。 貴社の現状や課題をお聞かせいただきまして、心から感謝申し上げます。 本日、弊社の製品についてご説明いたしましたが 貴社のお力になれますようにますます精進してまいりますので、 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
本記事で紹介したフォローメールの内容は商談後のお礼についてですが、「アポイント獲得後」や「休眠顧客へのメール」など、さまざまな種類があります。
セミナー参加
セミナー参加を促す際に送る営業メールは、下記の通りです。
株式会社〇〇 突然のご連絡失礼いたします。 日時：〇月〇〇日（月）13:00～ 参加をご希望の場合は、 お忙しい中、たいへん恐縮ですがご検討いただけますと幸いです。 ————————— 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 |
セミナーへの参加を促す場合は、2週間〜3週間前に営業メールを送りましょう。
仮に急な連絡となった際は、急な連絡になった理由や参加してほしい旨を丁寧に記載します。
営業メールを送る際のポイントは？
ここまで、さまざまな場面で利用できる営業メールのテンプレをお伝えしました。
続いて、営業メールを送る際のポイントを解説します。
- 本文の構成を練る
- 送る時間帯を考える
- 求めるアクションを記載する
- 日時を具体的にする
ひとつずつ解説していきます。
本文の構成を練る
営業メールを送る際は、本文の構成を練りましょう。
仮に本文の構成が整っていない場合、メールが読みにくいだけでなく、最後まで読まれない・削除されてしまう可能性もあります。
そのため読みやすい本文を練るために、下記の2つを意識しましょう。
- 具体的な情報を5W1Hで記載する
- 詳細を説明する前に、要点をまとめる
ほかにも差出人の記載や、ビジネスマナーに則ってメールを作成しなければいけません。
受信側が一目で「メールの内容」「商品・サービスの詳細」「開催日時」などを理解できるように、わかりやすく構成を練りましょう。
送る時間帯を考える
営業メールを送る際には、時間帯にも配慮する必要があります。
メールを送るタイミングによって開封率や返信率が変わってくるため、読まれやすく効果が期待できる時間帯を狙いましょう。
営業メールの送信は午前8時〜9時ごろが適しているとされています。
適している理由は、下記の3つです。
- 電車に乗って通勤している人が多い
- 業務で逼迫している可能性が低いため、返信率が高い
- 高い確率でスマートフォンから情報を収集・閲覧している
また現在はテレワークを実施している企業も多いため、昼休みの時間帯も効果があります。
一方で早朝や深夜、休日に営業メールを送信してしまうと、「非常識な営業担当者がいる会社」「仕事を時間内に終わらせられない人」などの印象を与えてしまう恐れがあるので注意しましょう。
求めるアクションを記載する
営業メールを送る際は、こちらがどういったアクションを求めているのか記載しましょう。
記載例は、下記のとおりです。
- 会員登録案内のメールの場合：「会員登録」
- セミナー案内のメールの場合：「セミナー参加の申し込み」
受信側がアクションを起こしやすくするために、自然な文章を意識しましょう。
日時を具体的にする
営業メールでアポイントを打診する際は、日時を具体的に提案しましょう。
アポイントの取り決めはお互いの日時をすり合わせる必要があるため、時間と手間を要します。
そのため提案する際は、下記の2つを意識しましょう。
- 日時の候補を3つほど提示する
- 具体的に日時をあらかじめ絞る
また、「複数人が参加する」「日程を変更する」などのアポイントは調整に手間がかかります。
そのため日程調整ツールを活用することで、日時の調整をスムーズに行えます。
こちらの記事では、日程調整ツールの主な機能や導入メリット、おすすめの日程調整ツールを5つ紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
営業メールの間違った表現は？
ここまで、営業メールを送る際のポイントをお伝えしました。
続いて、営業メールの間違った表現を3つ紹介します。
- お世話になっております
- 了解しました
- 御社
- 二重敬語
それぞれ紹介していきます。
お世話になっております
「お世話になっております」は、メールやチャットで挨拶する場面で馴染みのある言葉です。
しかしメールを初めて送る相手の場合は、不適切な言葉なので注意しましょう。
使用例として正しい文法は、下記の2つです。
| 文法例 | |
| メールを初めて送る場合 | 「初めてご連絡させていただきます。株式会社〇〇の△△です。」 |
| 自分がメールを送るのは初めてだが、 ほかの担当者と面識がある場合 | 「初めまして。株式会社〇〇の△△です。弊社の××がいつもお世話になっております。」 |
初めての相手には「お世話になります」や「突然のご連絡失礼いたします」など、初めてのメールであるとわかる表現を使用しましょう。
了解しました
「了解しました」は尊敬語ではなく、丁寧語に該当するため間違った表現です。
実際に、社員が取引先や上司に対して誤用しているケースは少なくありません。
尊敬語と丁寧語の違いは、下記のとおりです。
- 尊敬語：目上の人を敬う際に使用する表現
- 丁寧語：自分を下げて相手を立てるための表現
正しくは、尊敬語である「かしこまりました」「承知しました」を活用しましょう。
御社
メールを送信する際に、相手の会社を表す「御社」の活用は間違いです。
「御社」が活用されるケースは、面接や会社説明会、話し言葉といったケースです。
そのためメールでは、「貴社」を使用しましょう。
二重敬語
相手を尊敬するために表現する敬語ですが、1つの単語で2つ以上の敬語が重なると二重敬語に該当します。
誤用される二重敬語の例は、下記の通りです。
| 誤った表現 | 正しい表現 |
| ご覧になられる | ご覧になる |
| 拝見させていただく | 拝見します |
| 伺わせていただきます | 伺います |
二重敬語には「正しい日本語が使えず、マナーを知らない」と思われたり、「見下されている」といった印象を与えたりする可能性があります。
そのためメールを送る前には、正しい敬語が使えているか確認しましょう。
まとめ
今回は、営業メールの概要やシチュエーション別テンプレ、送る際のポイントを解説しました。
営業メールとは、企業や個人に訪問するのではなく、電子メールを用いた営業活動です。
シチュエーション別のテンプレとして、下記の7つを紹介しました。
- 新規開拓
- アポイント
- 既存顧客
- 商品・サービスの提案
- リマインド
- フォロー
- セミナー参加
また営業メールを送るポイントとして、「送る時間帯を考える」「求めるアクションを記載する」などがあります。
本記事でお伝えした営業メールで使用される間違った表現も参考にして、自社の営業活動に活かしてください。
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