クラウドストレージとは？
クラウドストレージとは、オンライン上でファイルなど情報の共有ができるサービスです。
クラウドストレージに格納している情報やデータなどは、外出先や自宅などの離れた場所からでもアクセスすることができます。
近年、テレワークや在宅勤務などの働き方が増える中で、クラウドストレージを導入する企業も多いです。
クラウドストレージを提供する企業によって、使用できるストレージ容量や料金が異なるため、自社の規模やデータ量に合わせたサービスを選ぶことが必要です。
この記事では、クラウドストレージを導入するメリットやデメリット、選び方についても詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
また、クラウドストレージと同様に情報を管理・共有するために使われる「ファイルサーバー」との違いについても解説します。
ファイルサーバーとの違い
まずは、クラウドストレージと「ファイルサーバー」の違いについて解説します。
情報の管理や共有を行うにあたって2つの方法のうち、どちらを選ぶべきか迷う企業や担当者も少なくないでしょう。
クラウドストレージとファイルサーバーの大きな違いとして「インターネットを経由しているか」があります。
ファイルサーバーには、自社のコンピューターにWindows Serverなどをインストールし、サーバー用のOSファイルの共有機能を用いて使用するサービスです。
一方でクラウドストレージは、インターネットを経由し利用できるサービスであり、ファイルサーバーよりも操作性が良い点が特徴であると言えます。
クラウドストレージの代表例として「box」を耳にする人も多いでしょう。
以下の記事「クラウドストレージBoxの使い方まとめ！基本・応用でご紹介します！」では、基本的な使い方なども解説していますので、ぜひご覧ください。
クラウドストレージを導入するメリット・デメリット
まずは、クラウドストレージの導入を検討するにあたってメリットやデメリットを理解しておく必要があります。
ここからはクラウドストレージを導入するメリットやデメリットをそれぞれ詳しく見ていきましょう。
クラウドストレージを導入するメリット
まず、クラウドストレージを導入するメリットとしては、以下の3つが挙げられます。
- リモートワークへの対応が可能になる
- 保守管理コストを削減できる
- ファイルの共同編集ができる
リモートワークへの対応が可能になる
クラウドストレージを導入することで「リモートワークへの対応が可能になる」というメリットがあります。
外出先でパソコンやスマートフォンなどからファイルにアクセスすることができるだけでなく、端末に保存しておくには容量が大きい資料や写真・動画などもクラウドストレージで格納しておくことができます。
また、業務のマニュアルなど重要となる資料やデータのバックアップにも使える点もメリットであると言えるでしょう。
保守管理コストを削減できる
クラウドストレージは、自社に新たに専用の機械の設置は不要であることから保守管理コスト削減の効果も期待できます。
定期的に行われるメンテナンスや、トラブル発生時の対応については、サービスを提供する企業が担ってくれる場合が多いです。
また、定期的にセキュリティに関するアップデートを行なっている提供業者を選ぶことで、セキュリティ対策においても安心して利用することができるでしょう。
ファイルの共同編集ができる
クラウドストレージで格納されているデータなどのファイルは、共同編集ができます。
アクセス権限をもつユーザーであれば、だれでも編集を行うことができるだけでなく、同じファイルを同時に開いた状態でも編集ができます。
Web会議をしながら一緒にファイルを編集することが可能となり、業務効率化や生産性の向上にも役立つでしょう。
クラウドストレージを導入するデメリット
導入するメリットが多いクラウドストレージですが、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
デメリットには以下の3つが挙げられます。
- セキュリティリスクがある
- 情報漏洩への対策が必要になる
- オフラインで使うことができない
それぞれ詳しく見ていきましょう。
セキュリティリスクがある
クラウドストレージは、クラウド上でデータ通信を行うため、セキュリティ対策が必要不可欠となります。
導入を検討する際、クラウドストレージを提供する企業のセキュリティ対策レベルを確認することが重要です。
確認を行う際、国際規格「ISO認証」の有無がセキュリティレベルにおいての1つの基準となりますので、覚えておきましょう。
情報漏洩への対策が必要になる
前述したセキュリティ対策と合わせて「情報漏洩」への対策も必要不可欠であると言えるでしょう。
外部からの攻撃に備えることはもちろんのこと、内部からの流出にも注意しておく必要があります。
例えば、退職者が出た場合、該当の社員のアカウントはすぐ削除ができるかや、外部の担当者がいる場合にアクセス権限を設定するなどの対策も必要となります。
クラウドストレージを提供する企業によって、仕様は異なるため自社の状況に合わせたサービスやプランを選ぶようにしましょう。
オフラインで使うことができない
クラウドストレージは、名前の通りクラウド上で利用できるサービスです。
そのため、オフラインで使うことができない点がクラウドストレージのデメリットであると言えます。
外出先で使用する場合には、通信環境の確認やあらかじめ必要なデータをデバイス上に保存しておくなどの対策が必要です。
企業がクラウドストレージを導入するときの選び方
ここからは、クラウドストレージを導入するときの選び方について説明します。
選び方のポイントには、下記の4つがありますので、それぞれ詳しく見ていきましょう。
- 予算に合っているか
- セキュリティ対策がされているか
- 容量は十分か
- 操作がしやすいか
予算に合っているか
クラウドストレージは、買い切りではなく継続的に利用料金がかかるサービスです。
また、導入後に自社の運用フローとして確立してしまうと簡単にやめることができないでしょう。
導入を検討する際は、使いたい機能や容量の大きさの確認はもちろん、自社の予算に合っているかもしっかりと確認することが大切です。
セキュリティ対策がされているか
クラウドストレージのデメリットでも説明したように、クラウド上でデータ通信が行われるためセキュリティ対策が万全であるかの確認は必要不可欠です。
セキュリティ対策における各種基準をクリアしていることをしっかりと確認しましょう。
また、クラウドストレージを提供する企業が行政や金融、医療に導入を行っている場合は、機密情報を扱えるセキュリティレベルである可能性が高いです。
以下の記事「オンラインストレージサービスにおけるセキュリティリスクは？セキュリティに強いサービスをご紹介！」では、クラウドストレージサービスの一つである「オンラインストレージ」のセキュリティに強いサービスを厳選して紹介していますので、ぜひご覧ください。
容量は十分か
クラウドストレージサービスのプランではそれぞれ格納できるデータの容量が決まっていることが多いです。
そのため、これまで自社が蓄積してきたデータが格納できるかだけでなく、これから増えるデータにも対応できる容量が十分にあるのかも確認する必要があります。
クラウドストレージを提供する企業によっては「容量が無制限」のプランが展開されている場合がありますので、自社の予算内であるかと合わせて検討を進めていきましょう。
操作がしやすいか
クラウドストレージを導入する際の選び方として最後に紹介するのは「操作がしやすいか」です。
利用料金の安さや容量が大きさなど、サービスを選ぶうえで重要となりますが、導入後の操作のしやすさもサービスを選ぶうえで重要と言えます。
操作が複雑であったり、やりにくいと従業員が利用しなくなるなど、クラウドストレージの導入における効果が得られない可能性があります。
直感的に操作ができるデザインや仕様であったり、現状のフォルダ構成と似ているサービスを選ぶことで、従業員への利用定着にも効果的であると言えるでしょう。
まとめ
この記事では、クラウドストレージを導入するメリットやデメリット、サービスの選び方について解説しました。
場所の制限がなく必要なファイルやデータにアクセスすることができることで、近年変わりつつある働き方やライフスタイルにも柔軟に対応できます。
さまざまなシーンで活用できるだけでなく、業務効率化などにも高い効果が期待できるクラウドストレージですが、一方でデメリットでも挙げたセキュリティ面には十分に注意する必要があります。
また、選び方でも紹介した予算や操作性においても、サービスを選ぶうえで重要なポイントとなりますので、ぜひ参考にしてください。
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