メールディーラーとは
「Mail Dealer（メールディーラー）」とは、株式会社ラクスが提供するクラウド型メール管理ツールです。
チーム内のメールの履歴や対応状況などを一元管理することで、対応漏れや重複対応を防ぎます。ほかにも、メール内容の送信前チェックにより送信ミスを防いだり、メールテンプレートを登録して返信の効率化を図ったりすることもできます。ユーザーからの問い合わせ対応や、営業活動などでメールを多く活用している企業におすすめできるツールです。
メールに関するさまざまな機能が搭載されていることで、実際のユーザーからは「返信漏れなどのミスが大幅に減った」「お客様からの質問を社員同士で共有できるのはとても便利」などと評判です。
- 業種：小売 / 流通 / 商社系
- 会社名：非公開
- 従業員規模：31〜100人
- 部署：マーケティング部
- 役職：係長・主任クラス
なお、メールディーラーの料金プランは以下の通りになっています。
| 項目 | 料金 |
| 初期費用 | 50,000円～ |
| 月額料金 | 35,000円～ |
メールディーラーについてもっと詳しく知りたいという方に向け、サービス紹介資料も用意しております。以下から資料請求できるので、ぜひお役立てください。
メールディーラーの主な機能
メールディーラーにはどのような機能が搭載されているのでしょうか。主な機能を紹介していきます。
対応状況を可視化する機能
メールディーラーには対応状況を可視化できる機能があるため、いつ誰がどのメールに対応したのか把握することが可能です。
メールに「未対応」「対応中」「対応済」などのステータスが割り振られるため、現時点での対応状況を可視化できます。ステータス管理によって対応の漏れ・遅れを防げるだけでなく、メールごとに担当者を設定することで重複対応も防止。ラベルを活用することで優先度が高いメールや緊急性のあるメールも可視化でき、顧客対応を最適化します。
メールアドレス横のマークをクリックすると、今までの対応履歴も表示。電話応対メモやLINEでのやり取りも一元管理できるため、顧客との対応履歴を集約できます。
業務を効率化する機能
メールディーラーを活用すると、業務効率化にもつながります。
メール返信を効率化する機能の一つとして、テンプレート機能があります。よく使う返信文を登録しておくことで、返信の際の手間が大きく削減するでしょう。 また通知機能を活用すると、自分が担当者のメールや自分宛てのコメントが届いた際に、メールやポップアップで通知を受け取れます。ChatworkやSlackとも連携できるため、普段から利用しているビジネスツールで通知を受け取ることができ、メールに気づきやすくなります。
さらに相手がメールを開封した時にも通知が受け取れるよう設定できるため、重要なメールを確認してもらえたか把握できます。
ミスを防止する機能
メールディーラーには対応ミスや誤送信を防ぐ機能も搭載されているため、顧客対応の品質維持が可能です。
たとえば、メール送信前に内容のセルフチェックを義務化したり、上長による申請・承認フローを設定したりすることができます。また、添付ファイルの暗号化やURL化ができる機能もあり、ファイル添付したメールの送信時に起きやすい「暗号化を忘れた」「ダウンロード期限を設定したい」などの課題解決につながります。
問い合わせ窓口を一括管理する機能
メールだけでなく、さまざまな問い合わせ窓口での対応履歴を一元管理できます。
- 電話応対メモ
- LINE公式アカウント連携
- R-messe対応
- Yahoo!ショッピング対応
標準搭載の上記機能に加えて、受注管理システムやCTIなど多様な外部ツールとの連携も可能です。
メールディーラーに問い合わせ窓口を一元化することで、別々のツールを開くことなく対応できるため利便性が向上します。
セキュリティ対策機能
メールを利用するうえで注意したいセキュリティ対策についても、メールディーラーは対応しています。
ウイルスメールや迷惑メールを約99％の精度で自動的に迷惑メールフォルダに振り分ける機能や、拡張子が偽装された危険なファイルを受信したときに警告したりする機能があるため、メールからのウイルス感染を未然に防ぎます。また、ユーザーごとに細かく権限を設定でき、メールの送信や閲覧などを制限できます。
その他の機能
ほかにも、以下のような便利機能が搭載されています。
- 集計レポート：問い合わせ内容や対応時間などの集計・分析が可能
- メール分類：メールの内容や宛先の属性などに応じて分類が可能
- アンケート：アンケートの作成と自動集計ができる
- ダイレクトメール：1回につき3,000件のメールを送信できる
メールディーラーを導入するメリット
メール業務を効率化する機能が充実しているメールディーラーは、導入することでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここからは、導入メリットを紹介します。
顧客対応の属人化を解消する
カスタマーサポートや営業活動などの顧客対応を行う部門では、業務の属人化が課題となります。「誰がどの案件を担当しているのかわからない」「どのようなメールを送っているのか把握できない」といった課題があると、対応の漏れや重複を引き起こしたり、対応品質にバラつきが生じたりします。また、ミスやトラブルが起きていても把握しきれないため、大きな問題となるリスクもはらんでいるでしょう。
しかし、メールディーラーを活用すると、社内メンバーのメールのやり取りだけでなく、電話応対やLINEでのやり取りなども一元管理できます。属人化が解消できるため、担当者の異動や退職などの際にも、過去のやり取りをスムーズに引き継いで適切なフォローを継続できるでしょう。
対応状況を可視化できる
メールディーラーを導入することで、メールの対応履歴を可視化し、チーム内で状況を共有できます。
対応状況が共有できていないと、「誰かが対応してくれているだろう」と認識してしまい対応が漏れてしまったり、すでに他の人が対応しているのに「誰も対応していないかも」と思い二重対応してしまったりするなど、トラブルの原因となる場合があります。
メールディーラーは各メールに対応ステータスや担当者が表示されるため、対応状況が可視化できて対応漏れや重複対応を防ぐことが可能です。
問い合わせ窓口を一元管理できる
メールディーラーは複数のメールアドレスを管理できるため、自社で「info@～～～」や「support@～～～」、「no-reply@～～～」など用途に応じてメールアドレスを使い分けていても、すべてのメールの履歴を一元管理できます。また、電話応対メモやLINEなどでのやり取りも管理でき、顧客対応の情報を統合して管理することが可能です。別々のツールを使ったり、Excelなどで管理したりする必要がないため、業務効率化につながるでしょう。
メールディーラーの導入に向いている企業の特徴
顧客対応にメールを活用している企業にとって、課題解決や業務効率化が期待できるメールディーラー。具体的には、どのような課題を抱えている企業におすすめなのでしょうか。メールディーラーの導入をおすすめする企業の特徴を紹介します。
顧客とのやり取りでメールを使っている
メールディーラーは、メールに関するさまざまな便利機能が搭載されています。顧客対応でメールを使っている企業が導入することで、業務効率化や情報共有などにつながることは間違いないでしょう。よって、メールを使っている企業すべてにおすすめできるといえます。
メールのレスポンスを早くしたい
メールを使っている企業の課題として、メールが届いていることに気づかずに対応が漏れてしまったり、誰が対応すべきか判断がつかずに対応が遅れてしまったりすることが挙げられます。その結果、緊急度の高いメールにもスピーディに対応できずに顧客満足度が低下してしまうだけでなく、企業の信頼を失ってしまうリスクもあるでしょう。
しかしメールディーラーを導入すると、メールの対応状況の可視化や担当者の自動割り振りができるため、対応スピードを改善できます。顧客へのレスポンスが早くなることで信頼関係を構築でき、ファン獲得にもつながるでしょう。
メールの対応品質にバラつきがある
メールの文面は、作成する人によって品質に差が生じます。敬語やビジネスマナーなどが身についていないと、顧客相手のメールでは不相応な文面になってしまう場合もあります。
メールディーラーは、返信用の文面をあらかじめ作成してテンプレートとして登録しておくことができます。文面を標準化しておくことで、品質の差が生まれにくくなるでしょう。また、メール送信前にチェックするワークフローも設定できるため、新人のメールの内容を上長が確認してから送信できる点もメリットです。
クラウドメールサービスを選ぶときのポイント
クラウドメールサービスはさまざまな種類が登場しています。どのサービスが良いのだろうと悩んでいる方に向け、選定時のポイントをお伝えします。
自社に必要な機能が搭載されているか
機能面は選定時に重要視したいポイントの一つです。メールの送受信だけでなく、対応状況の可視化やテンプレートの登録などさまざまな機能があるため、各サービスの機能を確認しましょう。
またサービスによっては、メルマガ配信やステップメールなどのメールマーケティングの機能や、営業データと連携できる機能が搭載されているものもあります。自社の運用体制や業務フローなどの状況から、メールサービスに求める機能を洗い出しておきましょう。
サポート体制は充実しているか
サービスを長く活用していくにあたり、サポート窓口があるサービスを選ぶと良いでしょう。メールサービスを使っていくうちに、操作方法がわからなくなったり、システムトラブルが起きたりすることもあるため、すぐに相談できる体制だと安心です。
また、導入後に思ったように運用定着につながらない場合もサポート担当者に相談できると、社内で活用を促進するためのアドバイスをもらえることもあります。
セキュリティ対策は万全か
メールは顧客に関する個人情報が多く含まれるため、情報漏洩をしてしまうと大きな信用問題に発展しかねません。そのため、セキュリティ対策が強固なメールサービスをおすすめします。ウイルススキャンやスパム対策、アクセス権限の設定などができるメールサービスだと安心です。
料金プランは適切か
料金プランも確認すべきポイントです。メールサービスによって、月額固定制や従量課金制などさまざまな料金プランがあるため、まずは見積もりをしてもらってから検討すると良いでしょう。
【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したい営業強化サービス
メールディーラーは顧客対応を効率化して営業強化にもつながります。そこで、ここからはメールディーラーとあわせて活用したい営業強化サービスを紹介します。
- ALLIANCE Cloud BDR
- Salesforce Sales Cloud
- Sales Platform
kyozon編集部がおすすめする上記3つのサービスの特徴や評判を見ていきましょう。
ALLIANCE Cloud BDR | インサイドセールス総合支援
「ALLIANCE Cloud BDR」は、アウトバウンドコールを用いたBtoB営業代行サービスです。Googleや大手外資系コンサルファーム出身者がプロジェクトマネージャーとして推進し、営業研修を受けたプレイヤーが実務を行います。
新規商談獲得だけなく、戦略設計からクロージングまで一気通貫で依頼できるため、営業の人員不足に悩んでいる企業におすすめです。
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社アライアンスクラウド |
| 初期費用 | 300,000円 |
| 利用料金 | 必要な商談数、営業課題に応じてプランニング |
| 特徴 | ・テストマーケティング文脈でのご活用で営業構築が可能 ・大手広告代理店/大手コンサルファーム出身者がプロジェクトを推進 ・独自のデータベースによるリスト生成 |
Salesforce Sales Cloud | 世界No.1の営業ソリューション
「Sales Cloud」は、Salesforceが提供するクラウド型のSFA/CRMシステムです。世界で多くの導入実績があり、国内でもさまざまな業種や企業規模の企業に導入されています。顧客情報や営業アクション履歴、案件の進捗状況などさまざまな営業データを一元管理・分析し、営業力の底上げを実現します。
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社セールスフォース・ジャパン |
| 初期費用 | 0円 |
| 利用料金 | 3,000円～ |
| 特徴 | ・顧客情報や商談、活動の管理を一元化し、チームで成果を上げられる営業組織へ ・レポート・ダッシュボードでデータドリブンな営業を実現 ・CRMのためのAI・Einsteinがさらなる効率化をサポート |
理由としては「金額や完了予定日・進捗状況など各項目を入力できる」「それらにフィルターを掛ける事ができる」という機能がある為です。例えば「完了予定日が3月以内の案件」を一覧で表示する事が出来るので、3月の見込み受注金額はいくらかという事や、3月完了予定の案件の進捗はどうなっているか、という事が分かりやすくなります。
その為、案件対応の漏れや見込み売上の相違が前職と比較して全く無くなりました。より効率的な営業・報告が出来るようになった為、重宝しています。
- 業種：IT / 通信 / インターネット系
- 会社名：非公開
- 従業員規模：101〜300人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：一般社員・職員
Sales Platform | 経営ソリューション
「Sales Platform」は、営業ツールと実行部隊の両軸で営業活動をサポートするサービスです。戦略設計から施策実行、効果検証までトータルで依頼できるため、営業の人員不足や新規事業の拡大などに課題を抱えている企業におすすめです。
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社アイドマ・ホールディングス |
| 利用料金 | 月額35万×13ヶ月～ |
| 特徴 | ・マーケティングとセールスの分業化で、再現性が高い営業組織を構築 ・8名の営業チームを新卒1人分のコスト感で活用可能 ・BPO、コンサルティング、SaaSツールをワンパッケージでご提供 |
顧客へのアプローチが継続的にできることにより、新規顧客開拓にも役立ったし新規顧客か増えていくことで目に見て効果を実感できました。海外のシステム用語もあるので最初は理解が難しいところもありましたが、慣れてしまえば操作は簡単だし使い勝手も良かったです。費用面だけではなく作業も効率化して、時間も節約できるというのは大きなメリットだと感じました。
- 業種：マスコミ / 広告 / デザイン / ゲーム / エンターテイメント系
- 会社名：非公開
- 従業員規模：1001〜5000人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：一般社員・職員
まとめ
メールディーラーは、対応履歴の可視化や担当者の割り振りなど、メール業務に欠かせない機能が充実しているクラウドメールツールです。カスタマーサポートや営業など顧客対応を行う部門にとって、業務効率化につながる可能性があります。
メールディーラーだけでも成果をあげることが可能ですが、ほかの営業強化ツールもあわせて活用することで、さらなる売上アップが期待できます。当メディア「kyozon」では、メールサービスや営業強化ツールなどを多数掲載しております。サービス紹介資料もダウンロードできるため、ぜひお役立てください。
メール配信に関する記事はこちら！ あわせて参考にしてみてください。
【SNSフォローのお願い】
kyozonは日常のビジネスをスマートにする情報を毎日お届けしています。
今回の記事が「役に立った！」という方はtwitterとfacebookもフォローいただければ幸いです。
twitter：https://twitter.com/kyozon_comix
