Qastとは
Qastとは、any株式会社が提供する社内の「知恵袋」として活躍するサービスです。
社内でのわからないことを、Q&Aとメモを使いナレッジを蓄積する情報共有サービスであり、これまで属人化していた業務などのノウハウを集約・活用できる状態にします。
シンプルさを追求したデザインで、業種や職種問わず誰でも簡単に使うことができる点が魅力的です。
また、必要な機能だけを搭載しているため、使い方に迷うこともありません。
Qastでは、スコアで投稿者に対し評価を可視化しており、情報共有においての貢献度を示すことで、投稿の促進へと繋げています。
業務効率化や生産性の向上の効果が期待されるだけでなく、双方向のコミュニケーションにも役立つでしょう。
- 業種：金融／保険系
- 会社名：匿名ユーザー
- 従業員規模：31〜100人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：係長・主任クラス
なお、Qastの詳細については、以下で詳しく解説していますので、ぜひダウンロードしてみてください。
Qastの主な機能
ここからは、Qastの主な機能である以下の3つを詳しく解説します。
- マニュアル作成・編集機能
- グループウェア機能
- チームコラボレーション機能
ナレッジ共有に必要な機能だけを搭載しているため、シンプルで使いやすいながらも、利便性が高いことが魅力の1つです。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
マニュアル作成・編集機能
まずは、Qastの「マニュアル作成・編集」機能について紹介します。
基本機能としては、以下の3つが搭載されています。
- マニュアル作成
- 素材画像の取り込み
- バージョン管理
それぞれ詳しく見ていきましょう。
マニュアル作成
業務手順を伝えるために必要なマニュアル作成が、Qastでは簡単に行えます。
手入力だけでなく、自動生成された説明文や図形などを用いてマニュアルを作成することができるため、より伝えやすいマニュアルの作成が実現します。
また、作成したマニュアルは紙媒体やデジタルコンテンツとして出力できるため、管理しやすい方法で保管できます。
素材画像の取り込み
マニュアル作成時に必要な写真や動画、画面キャプチャなどの素材画像をQastで取り込むことができます。
取り込んだ素材画像は、Qast内で保管・管理することができるため、スムーズなマニュアル作成に役立てることができるでしょう。
バージョン管理
作成したマニュアルのバージョン管理を行う機能も搭載されています。
作成したマニュアルを更新していく中で、バージョンごとにコメント記入などを行えます。
次回更新の際に追加する内容や、重要な手順などをコメントで残しておくことで、精度の高いマニュアルの完成に役立ちます。
グループウェア機能
Qastの主な機能の2つ目は「グループウェア」機能です。
グループウェア機能は、以下の5つが搭載されています。
- ポータルの作成・表示
- 掲示板・回覧板
- ファイル管理機能
- 電子会議室
- モバイルデバイス対応
それぞれ詳しく見ていきましょう。
また、管理者側の機能には「アクセス権限の設定」「社外アクセス管理」「退職者などのユーザーアカウントの一時停止」があります。
組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセス権限を設定できることはもちろん、登録済みデバイス以外でのアクセスや退職したユーザーのアカウントを利用停止にできるなど、セキュリティ面においても安心して利用することができます。
ポータルの作成・表示
業務に必要な情報や通知、グループウェアの各機能へアクセスするリンクを1画面にまとめた社内ポータルを作成することができます。
社内情報を一元管理できるポータルサイトには、例として以下のような機能が備わっています。
- Q&A機能
- スコア機能
- 他社サービスとの連携機能
- 高機能な検索制度
- マニュアル・スケジュールの管理や共有
- コミュニケーションツール
社内ポータルサイトを導入することで、社内の情報がオープンになりノウハウが浸透しやすくなります。
さらに、生産性の向上や業務効率化にも役立つでしょう。
掲示板・回覧板
掲示板・回覧板機能では、社内のイベント情報やセミナー開催の出欠など、社内への情報発信を行う際に役立つ機能です。
全社員だけでなく、特定の拠点や部署、チーム単位などで情報伝達を行えます。
また、閲覧確認やコメントの記入もできるので、確実な通達が実現できます。
ファイル管理機能
ファイル管理機能では、業務で用いる文書やファイルを保管、組織内で共有することができます。
ファイル管理機能によって、情報が一元管理できるため、担当者の不在や変更の場合でも欲しい情報が手に入ります。
また、検索機能も搭載されているため、目的のファイルを容易に探すことができます。
電子会議室
グループウェア上で意見交換を図れる電子会議室の機能も搭載されています。
時間や場所に縛られることなくやり取りを行うことができるため、リモートワーク対応の場合でも役立つでしょう。
また、業務のノウハウなどの情報共有にも役立てることができます。
チームコラボレーション機能
チームコラボレーション機能では、チーム内でのファイル共有やドキュメント共有を行いながらリアルタイムで資料の編集などを共同で行うことができます。
また、ファイルやプロジェクト、会議がアーカイブされていれば、検索機能を用いて検索することも可能です。
チームコラボレーション機能を活用することで、社内で導入している他のシステムとの連携もできるため、業務効率化においても効果的となるでしょう。
Qastを導入するメリット
ここからは、Qastを導入するメリットである以下の3つを紹介します。
- ナレッジ共有が簡単にできる
- Slack・Teamsとシームレス連携できる
- 情報共有の貢献者をスコア化できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ナレッジ共有が簡単にできる
Qastを導入することで、ナレッジ共有が簡単にできます。
ナレッジについて理解を深めたい方は、以下の記事「ナレッジとは？関連用語や企業における重要性について徹底解説！」で徹底解説していますので、ぜひ合わせて一読ください。
これまで、ナレッジは属人要素が強いことから、社内での蓄積が難しいとされていました。
しかし、Qastに搭載されているQ&Aやメモ機能を活用することで、情報共有だけでなくナレッジ共有も完結できます。
また、質問は匿名でも行えるため、質問へのハードルも下がり利用しやすいです。
必要な情報をすぐに手にすることができるため、業務効率向上の効果が期待できます。
Slack・Teamsとシームレス連携できる
ビジネスチャットツールである「Slack」や「Teams」を導入している企業も多いでしょう。
Qastでは、この2つのツールと連携できるため、日常のコミュニケーションの中で発信される重要な情報を簡単に蓄積・共有することができます。
これまでチャットツールのみでは、煩雑になりがちだった情報が、簡単に追加できる点もQastの強みの1つです。
情報共有の貢献者をスコア化できる
Qastでは、情報共有の貢献者をスコア化できるため、情報共有の投稿促進に繋げることができます。
誰がどれだけ情報共有に貢献したかをランキング形式で確認することができるため、情報共有への意欲を高められます。
情報共有は、業務には直接関係しませんが、会社全体の業務効率化や生産性向上を図るためにも役立つため、Qastを導入するメリットの1つであると言えるでしょう。
Qastの導入に向いている企業の特徴
ここからは、Qastの導入に向いている企業の特徴として、以下の3つを紹介します。
- 情報共有を全社的に行いたい
- ナレッジを一元管理したい
- 定評のある情報共有ツールを導入したい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
情報共有を全社的に行いたい
Qastは、情報共有を全社的に行いたい企業におすすめのツールです。
従業員個々が持つ情報がうまく共有されず、業務に活かしきれていないと悩みを抱える企業も少なくないでしょう。
情報共有が行われていないと、担当者不在時に緊急な案件に対して対応ができなかったり、思わぬミスが発生してしまうなど、業務の非効率の元凶となるだけでなく売り上げなどにも影響してしまう可能性があります。
そこで、Qastを導入することで、情報の提供・管理が簡単に行われ、情報へのアクセスも容易となり、業務の効率化が図れるでしょう。
また、コミュニケーションが活性化されることでチームワークの向上につながり、必然的に生産性向上にも効果的と言えます。
ナレッジを一元管理したい
企業の成長において、従業員それぞれが持つナレッジを一元管理することは、必要不可欠であると言えます。
そこで、Qastではナレッジが集約されるための様々な工夫として、情報共有の貢献度をスコア化する機能や、「Slack」や「Teams」とのシームレス連携を搭載しています。
情報の投稿・作成・閲覧・検索の各機能は、操作が簡単に行えるため、情報の提供やアクセスも容易に行える点も、Qassを導入するメリットであると言えるでしょう。
定評のある情報共有ツールを導入したい
これまで、5,000社以上の導入実績を持つQastは、定評のある情報共有ツールを導入したいと考える企業にも、おすすめのツールです。
社内の情報を共有するにあたって、グループウェアは大変便利なツールですが、一方で情報漏洩を心配する企業も少なくないでしょう。
そこで、Qastでは、世界最高レベルのAWSデータセンターの仕様や、24時間体制で不正アクセス監視を行っている為、セキュリティ面においても安心して利用できるツールであると言えます。
また、データベースは1日1回バックアップをとっているため、万が一データが喪失した場合でもすぐに復旧することができます。
情報共有ツールを選ぶときのポイント
当記事で紹介する「Qast」の他にも、さまざまな情報共有ツールが存在します。
そこで、自社に合う情報共有ツールを選ぶときのポイントとして、以下の3つを紹介します。
- 操作が容易か
- 導入・運用費用は予算内に収まっているか
- 必要な機能は搭載されているか
それぞれ詳しく見ていきましょう。
操作が容易か
情報共有ツールを選ぶうえで、まず大切なポイントとして「操作が容易か」を確認しましょう。
操作が難しいと、ツールをうまく活用できず、導入目的の達成まで膨大な時間や労力を要してしまいます。
従業員全員が無理なく使える情報共有ツールを選ぶことは、業務効率を上げるうえでも大切です。
導入・運用費用は予算内に収まっているか
情報共有ツールの導入・運用するにあっての費用が予算内であるかの確認も大切なポイントです。
情報共有ツールは、使用人数によって費用が異なるものが多いです。
また、ツールによっては使いたい機能が標準搭載されている場合と、オプションで追加となる場合もあります。
自社にとって必要な機能を洗い出した上で、気になるツールを機能面、予算面など多方面から比較検討しておくといいでしょう。
必要な機能は搭載されているか
情報共有ツールを導入するにあたって、導入目的を明確化させておくことは必要不可欠です。
導入目的から自社にとって必要な機能を洗い出すことができるので、情報共有ツールを選ぶ際には、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。
ツールを最大限活用するためにも、余計な機能は省き、必要な機能のみカスタマイズできるなどの柔軟性のある情報共有ツールを選ぶこともおすすめです。
【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したい組織運営サービス
ここからは、当記事で紹介した情報共有ツール「Qast」などとあわせて活用したい組織運営サービスを紹介します。
- ザ社内報
- Teampot
- ourly
それぞれのツールの特徴などを紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。
ザ社内報 | 社内コミュニケーション
ザ社内報は、CMS「Clipkit」のWeb社内報に特化したサービスです。分かりやすい管理画面や操作性で、誰でも簡単に記事の作成が可能です。
記事には「いいね」やコメントができるため、社内のコミュニケーションツールとして活躍するだけでなく、情報の集約などにも役立てることができます。
| 情報 | |
| 提供会社 | 株式会社ベクトル |
| 利用料金 | お問い合わせ |
| 特徴 |
|
Teampot | エンプロイーサクセスツール
Teampotは、企業が成長し続けるチームを支援するエンプロイーサクセスツールです。
風通しのいい組織の実現から、心理的安全性やチームの活性化、エンゲージメント向上を促進し、生産性を高めます。
また、離職牧師や新卒採用力強化にも効果が期待できるでしょう。
| 情報 | |
| 提供会社 | 株式会社エージェント |
| 利用料金 | お問い合わせ |
| 特徴 |
|
同じようなものを何故使うのかなと疑問でしたが、全く使う用途が異なっていました。
Teampotは業務以外の内容をつぶやくSNSツールとして導入がされました。最初は「これ必要なのかな？」と懐疑的でしたが
他部署の方の投稿内容などを見て、そのことを話題にコミュニケーションが活性化する効果があり、とても良いと感じました。
また新しく入社される方の投稿などに社長や重役クラスが直接コメントをすることもあり、縦関係の会社から徐々に横関係の会社に
生まれ変わりつつあるわが社にとってとても職場を明るくするツールとなっています。
- 業種：エネルギー／環境／リサイクル系
- 会社名：匿名ユーザー
- 従業員規模：301〜1000人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：係長・主任クラス
ourly | web社内報
ourlyは、社内のコミュニケーション活性化や、従業員のエンゲージメント向上に役立つWeb社内報ツールです。
プロフィール機能を搭載している為、相互理解や部署間・拠点間でのコミュニケーション活性化に役立ちます。
また、運用を支えるサポート体制も整っている為、初めての利用でも安心して導入することができます。
| 情報 | |
| 提供会社 | ourly株式会社 |
| 利用料金 | お問い合わせ |
| 特徴 |
|
まとめ
この記事では、情報共有ツールの「Qast」について解説しました。
情報共有が円滑に行われることで、業務効率化や生産性の向上に効果が期待できるだけでなく、社内のコミュニケーションの活性化にもつながります。
また、個々で持つナレッジを一元化することで、これまで業務に活かしきれていなかったノウハウを、最大限活用することができるでしょう。
情報共有ツールを選ぶときのポイントをしっかり押さえながら、ぜひ自社のニーズに合うツールを探してみてください。
【SNSフォローのお願い】
kyozonは日常のビジネスをスマートにする情報を毎日お届けしています。
今回の記事が「役に立った！」という方はtwitterとfacebookもフォローいただければ幸いです。
twitter：https://twitter.com/kyozon_comix
