名刺管理とは
名刺管理とは、取引先や顧客から頂いた名刺を用途別に整理して、仕事に活用することをいいます。ビジネス現場では、初めて顔を合わせたら名刺交換するのが一般的です。名刺交換はコミュニケーションを図るためには重要な役割を担っています。
今でこそ、テレワークやオンラインの浸透により名刺交換の場が減少しています。しかし、Sansanがビジネスマン1,050人に行った名刺に関する調査では、
Q.ビジネスにおいて名刺は必要だと思いますか？
必要だと思う | 59.5％ |
あまり必要だと思わない | 33.3％ |
必要だと思わない | 7.1％ |
調査の結果から、10人のうち約6人は「名刺は必要」と回答していることがわかりました。名刺は重要と捉えているビジネスマンが多いことから、名刺管理することは企業においても個人においても重要といえるでしょう。
名刺の管理方法
名刺管理の方法はデジタル式とアナログ式の2つあります。
- デジタル式：アプリやシステムで名刺を電子データで保管する方式
- アナログ式：ファイルやキャビネットなどで名刺原本のまま保管する方式
それぞれの特徴について解説しますので参考にしてください。
名刺をデータ化して管理する〈デジタル式〉
名刺をスキャンし、データ化するデジタル式のメリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット | デメリット |
・検索するのに手間がかからない ・名刺を紛失するリスクがない ・企業全体で情報共有できる ・物理的な保管場所が要らない | ・ランニングコストがかかる ・情報漏えいに注意しなければならない ・社内に使い方を周知する必要がある ・スマホやパソコンでしか確認できない |
業務の効率化を目指すのであれば、圧倒的にデジタル式で名刺管理したほうがよいでしょう。
実際、Sansanで名刺管理するようになった企業の中には「業務を大幅に改善できた」という事例もあります。また、企業全体でペーパーレス化の実現も可能です。
名刺原本のまま管理する
名刺原本をそのまま管理するアナログ式のメリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット | デメリット |
・そのまま保管できて手間がかからない ・スマホやパソコンがいらない ・維持管理にコストがかからない | ・検索するのに時間を要する ・保管するのにファイルなどが必要になる ・名刺を紛失するおそれがある |
電子データより紙で管理したほうがいいと考える方もいるでしょう。当然、デジタル式にもアナログ式にも一長一短あります。
したがって、名刺管理を効率化したいという企業や個人の方はデジタル式で名刺管理してみましょう。
名刺管理アプリをおすすめする5つの理由
名刺をデジタルで管理するなら、名刺管理アプリを活用するのがおすすめです。
名刺管理アプリをおすすめする理由は大きく分けて5つ。
- 会社内で情報共有が可能
- 名刺情報の検索が容易
- 保管場所やファイル不要
- 名刺とメモを一括管理可能
- 入力ミスや紛失の防止
それぞれについて理由を解説します。
会社内で情報共有が可能
名刺をデータ管理することで情報を一元化できます。ビジネスマンが個人で集めた名刺は受け取った人しか持っていません。しかし、名刺をスキャンすることでほかの部署の社員にも情報共有できます。
会社内で名刺を情報共有するメリットは以下のとおりです。
- 取引先・顧客の範囲拡大
- 異動による業務の引継ぎの簡略化
- ターゲットになる営業先の抽出
名刺をアプリで管理していなければ、上記に挙げたメリットを逃しているのでアプリの導入をおすすめします。
名刺情報の検索が容易
名刺を電子データで保管しておけば、特定の顧客を検索する作業が容易です。
紙で名刺を保管している場合は探す手間が発生します。最悪、目的の名刺が見つからないということもあるでしょう。
しかし、電子で名刺を保管している場合、検索欄で調べたい内容を入力するだけで簡単に見つけられます。
名刺を探す時間を減らせるため、他の業務にあてられる時間も増えるという利点があります。
保管場所やファイル不要
名刺管理アプリで保管する場合は、アプリとスマホやパソコンに空き容量さえあれば利用可能です。実際、個人で名刺を管理しているビジネスマンの中には名刺ホルダーや名刺ファイルに入れている方もいることでしょう。
名刺が少ないうちは問題ないが、名刺がどんどん増えていくと保管するのに何十冊も名刺ファイルが必要になります。アプリを活用すれば、デスクに名刺ファイルを立て置く必要がありません。そのため、デスクの作業スペースを有効活用できます。
名刺とメモを一括管理可能
名刺アプリには、名刺情報を入力するのに加えてメモを残せる機能があります。名刺と一緒にメモを残しておくことで、その日に起きたことを鮮明に残しておけます。
名刺に直接メモを取るのは「相手方に失礼ではないのか？」と気にする方もいるでしょう。アプリにメモしておけば、相手のことを気にかける必要はありません。
また、人間の記憶力は一日で約70％のことを忘れるといわれています。したがって、アプリでメモをしっかり残して次のビジネスチャンスにつなげるようにしましょう。
入力ミスや紛失の防止
名刺管理にはアプリやExcelなどさまざまな管理の手段があります。
名刺管理アプリを活用すれば自動スキャン機能により、名刺の内容を読み取ってくれます。一方、Excelの場合は手入力しなければなりません。
手入力には、入力ミスのリスクがつきものです。名刺を管理する数が多ければ多いほど、ミスのリスクは上がるでしょう。
アプリでも読み取りミスはあるけれど、写真と文字で見比べて編集できます。そのため入力ミスを限りなくゼロに近づけられるでしょう。
名刺管理アプリの導入における注意点
名刺管理アプリの導入には多くのメリットがある一方で、注意しておくべき点もあります。
具体的に注意しておいたほうがよいポイントは以下3つです。
- 費用や機能の把握
- 利用可能なOSや端末数
- 他のシステムとの連携可否
注意点を理解した上で、企業にとって導入する意味があるのか吟味しましょう。
費用や機能の把握
費用や機能を把握しておくことは大切です。名刺管理アプリにはランニングコストが発生します。
名刺管理アプリシェア1位のSansanが運営するEightは、個人で名刺管理できるアプリで月額480円です。（無料版あり）
同じく、法人用のEight Teamは月額13,200円かかります。
Eight（個人） | 480円/月 |
Eight Team（法人） | 13,200円/月 |
また、名刺管理アプリにはそれぞれ特有の機能が存在します。複数枚スキャン可能や対応言語多数などさまざまです。アプリを導入する前に機能の違いなどを調べておきましょう。
利用可能なOSや端末数
自分が使用しているスマホやパソコンのOSが名刺管理アプリに対応しているかチェックしましょう。基本的にはどのOSにおいても対応可能なアプリばかりです。しかし、中には特定のOSのみ対応していないアプリもあります。
また、1契約で最大利用できる端末数も押さえておきましょう。最大5台なのか、10台なのかで利用効果は大きく変わります。
他のシステムとの連携可否
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）などの名刺管理アプリとは別のシステムと連携できるか調べておきましょう。営業強化のためにデジタルツールの導入を始めている企業が増えています。
営業力を高めるためには、情報量が多いほど有利です。営業システムと連携できれば、名刺管理アプリでスキャンしたデータを共有することもできます。
他のシステムと連携できれば、営業をより効率的に進められ、営業利益のアップも見込めるでしょう。
名刺管理アプリが企業にもたらす効果
名刺管理アプリによって企業が得られる効果を3つ紹介します。
- 取引先や顧客と良好な関係を築ける
- 名刺の数だけビジネスチャンスが増える
- 社員の仕事効率がアップする
名刺管理を導入して終わりではなく、その先に得られるベネフィットを理解しておきましょう。
取引先や顧客と良好な関係性を築ける
名刺管理アプリを上手に活用できれば、取引先や顧客と良好な関係を築けます。「紙の名刺は保管が大変」と感じているビジネスマンは多くいるはずです。しかし、取引先や顧客とはうまく付き合いたいとも思っていることでしょう。
名刺には相手方の情報を広く読み取れるため、コミュニケーションを図る上で重要な役割があります。名刺を紛失してしまうと、相手のことが何もわからず、話が広がらず、営業に失敗したという例もあるので注意が必要です。
取引先や顧客を細かく残しておくためにも名刺管理アプリは有効でしょう。
名刺の数だけビジネスチャンスが増える
名刺管理アプリには紙のように物理的な保管場所は必要ないため、集めた数だけ保管可能です。したがって、名刺の数だけ知り合いが増え、同じようにビジネスチャンスも増えます。
名刺を頂いたときは挨拶程度で終わった方と別のタイミングでは顧客になるというケースも考えられます。名刺はいつどんなタイミングで役に立つかわからないので、頂いたら確実にデータで保管しましょう。
名刺管理アプリでは容量が許す限りは名刺を保管できるので、上手に活用してビジネスチャンスをつかんでください。
社員の仕事効率がアップする
名刺管理アプリのようにデータで管理されていることで、必要な情報を必要なときに検索できます。紙名刺の場合は名刺ファイルを開いてどのページにあるのか探さなければなりません。
紙名刺を探すのに5分かかる作業がデータ管理されている名刺ならば、1分とかからないでしょう。１回だけの作業だとそこまで大きく感じないかもしれませんが、回数が増えれば大きな時間ロスとなります。
名刺管理アプリによって時間を有効活用できる社員が増えます。その結果、社内全体で仕事効率の向上が望めるでしょう。
まとめ
名刺管理の方法次第で、企業の営業成績が伸びるか伸びないかが大きく変わってきます。個人で管理し、紙で管理していても効率的に活かせるかといわれると厳しいでしょう。
名刺管理アプリを導入するメリットは大きく分けて5つ。
- 会社内で情報共有が可能
- 名刺情報の検索が容易
- 保管場所やファイル不要
- 名刺とメモを一括管理可能
- 入力ミスや紛失の防止
「たかが名刺」と思っていると痛い目に遭うので今のうちから名刺管理アプリを導入しておきましょう。
また、名刺管理を始めるなら名刺管理アプリを活用するのがおすすめです。アプリ以外の方法でも管理できますが、使い勝手の良さや業務効率の改善に大きく役立ちます。
ぜひ、名刺管理アプリを導入して、営業成績をアップさせましょう。
