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名刺整理をより上手に!おすすめアプリやコツを紹介

投稿日:2023年2月2日 /

更新日:2023年7月1日

名刺整理をより上手に!おすすめアプリやコツを紹介
● アプリ● 名刺管理● 情報管理● 業務効率化

「名刺が見つからない」「名刺整理が面倒」など、名刺整理に困ったことはないでしょうか。名刺整理をしっかりおこなっているつもりでも、いざ名刺を探してみると、なかなか見つからないものです。実は、名刺整理に困っている方は多く、名刺を見つけるまでにかかる時間が年間平均20.5時間を費やしているデータも存在し、大変な作業となっています。しかし最近では、名刺整理アプリも続々リリースされており、スマートフォンからでも簡単に名刺整理が可能です。本記事では、名刺整理をおこなう目的と、上手に整理する方法を解説しています。最後まで読んでいただけると、今お困りの名刺整理が簡単にできる方法がわかります。

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目次

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【kyozon編集部おすすめ】人気の営業力強化サービス

 

営業力を強化してセールスをスムーズに行うなら、名刺整理だけでなく、営業力を高めるサービスの導入を検討するのがおすすめです。なかには名刺整理ができたり、名刺整理サービスと連携できるものもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

 

Sales Marker

Sales Marker ロゴ
 内容

料金プラン

ライトプラン:要問い合わせ

スタンダードプラン:要問い合わせ

プロフェッショナルプラン:要問い合わせ

無料トライアル

(無料デモあり)

特徴

  • 興味関心を持った確度の高い見込み顧客が見つかる
  • 営業するべき「最適なタイミング」が分かる
  • ハウスリストや新規リードから今フォローすべき熱い顧客を特定できる
 
営業効率が格段に上がる
営業効率が格段に上がる
レビュー内容営業のデータ化・効率化が出来るようになりました。まずインターネットアクセスをしてくれた個人顧客や法人がデータとして抽出出来、その方がどの部分を多くアクセスしているなどのデータも把握できるようになりました。何より助かっていることは潜在的な見込み客をデータ化出来ることで営業が非常にやりやすくなりました。
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  • 業種:エネルギー / 環境 / リサイクル系
  • 会社名:株式会社サニックス
  • 従業員規模:101〜300人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:係長・主任クラス
満足度を重視した効率的な顧客アプローチをしていけるようになりました
満足度を重視した効率的な顧客アプローチをしていけるようになりました
レビュー内容操作性が非常に良いので誰もが簡単に使いこなせることと、機能が充実していてやりたいことに合わせながらカスタマイズして機能性を十分に感じていけるところが魅力的だと思いました。「顧客満足度を上げて、正確なアプローチがしていけるようになった」という大きな変化を感じることができるようになりました。
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  • 業種:小売 / 流通 / 商社系
  • 会社名:株式会社ソロモン商事
  • 従業員規模:31〜100人
  • 部署:マーケティング部
  • 役職:一般社員・職員
サービスの詳細もこちらから Sales Markerの詳細・資料請求はこちら

Sales Markerは、BtoB営業に特化し、確度の高いリードが獲得できるターゲティングツールです。インターネットの行動履歴分析から潜在顧客の興味や関心をデータ化してくれるため、適切なタイミングで見込み客にアプローチできます。

新規顧客獲得までのムダを最大限に省き、商談獲得率アップが目指せるので、コストやリソースの削減、生産性アップに大きく役立ちます。

スケッターズ

スケッターズ サービスロゴ
 

内容

料金プラン

要問い合わせ

無料トライアル

特徴

  • 新規事業に特化した架電スキルで、事業推進に貢献
  • 「活動実行」まで最長3ヶ月のスピードコンサル
  • SaaS セールスの豊富な経験で安心サポート
  • インサイドセールスが育つ「コールナーチャリング手法」
 
新規事業開拓に存分に活かせるツール
新規事業開拓に存分に活かせるツール
レビュー内容「チーム育成」に直接的にかかわっていくことができるようになったので、リード獲得が可能になるまでフォローしていけます。結果的に全体的の成績向上に直接的にかかわることができるようになりました。新規事業の開拓には非常に使いやすいツールだと思いました。
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  • 業種:金融 / 保険系
  • 会社名:東京海上ホールディングス(株)
  • 従業員規模:301〜1000人
  • 部署: 営業・販売部門
  • 役職:係長・主任クラス
サービスの詳細もこちらから スケッターズの詳細・資料請求はこちら

「スケッターズ」は、新規事業のフェーズとニーズにマッチした多彩な機能で、BtoBの商談獲得から契約成立までフルカバーするソリューションです。スケッターズの強みは新規事業に強い点です。

もっとも労力がかかると言われるファーストユーザー獲得からPMFまで伴走し、大手企業をはじめとするさまざまな新規事業を成長へと導いてきたノウハウで、インサイドセールスからフィールドセールスまでサポートしてくれます。

Sales Video Analytics(セールスビデオアナリティクス)

Sales Video Analytics(セールスビデオアナリティクス)ロゴ
 内容

料金プラン

20IDプラン:98,000円/20ユーザー

※初期費用298,000円

無料トライアル

特徴

  • 無料で営業資料/営業マンを動画化
  • 各営業コンテンツの閲覧ログ取得
  • お礼動画機能による顧客との関係性構築

Sales Video Analyticsはすべての営業活動を動画化し、顧客行動を可視化することで、営業の効率化、売上向上を目指す営業DX化支援サービスです。見込み客に「お礼メール」ではなく「お礼動画」で挨拶するのがSales Video Analyticsの最大の特徴。

訪問後に動画で挨拶を行うことで、顔の見えないインサイドセールスの弱点を強みに変え、競合他社との差別化が可能です。また、ランディングページの視聴回数や動画視聴秒数などのデータを取得できるため、新しい角度で見込み客にアプローチできます。

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloudロゴ
 

内容

料金プラン

Essentials:3,000円(税抜)/ユーザー/月

Professional:9,000円(税抜)/ユーザー/月

Enterprise:18,000円(税抜)/ユーザー/月

Unlimited:36,000円(税抜)/ユーザー/月

※年額料金

無料トライアル

特徴

  • 顧客情報や商談、活動の管理を一元化
  • レポート・ダッシュボードでデータドリブンな営業を実現
  • CRMのためのAI・Einsteinがさらなる効率化をサポート
 
コロナ時代、テレワーク時代に最適な顧客接点ツール
コロナ時代、テレワーク時代に最適な顧客接点ツール
レビュー内容会議などを行った場合、顧客の誰が出席していたのか?またどういう発言をされたのか?ニュアンスや態度がどうだったのかの連携、共有に時間がかかるようになりました。特に重要なその時の顧客の反応を簡易に素早く報告し、共有することがこのツールの利用で改善することが出来、効率的で品質の高い顧客対応に役立っています。
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  • 業種:IT / 通信 / インターネット系
  • 会社名:-
  • 従業員規模:301〜1000人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:係長・主任クラス
メジャーな海外のSFAメーカーのサービス。
メジャーな海外のSFAメーカーのサービス。
レビュー内容セールスフォースは使い勝手が良いけれども、やはり価格帯としては高い。海外製品あるあるの、為替の影響で価格変動があるのが痛い。営業効率が上がっても、受注に対応できなければ無用の長物なのでこの辺り注意してほしい。
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  • 業種: IT / 通信 / インターネット系
  • 会社名:-
  • 従業員規模:301〜1000人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:一般社員・職員
サービスの詳細もこちらから Salesforce Sales Cloudの詳細・資料請求はこちら

Salesforce Sales Cloudは、Salesforceが提供するクラウドベースの営業支援(SFA)&顧客管理(CRM)システムです。あらゆる販売チャネルのデータを一元管理できるほか、自動化機能、AI、リアルタイムデータが組み込まれているため、集約したデータから潜在顧客のニーズを炙り出して商談スピードを加速してくれます。

営業データにはリアルタイムに数字が反映され、希望の項目や条件を選択するだけで営業レポートをスピーディーに作成できるので、生産性を大きく向上させることも可能です。

Sales Platform

Sales Platformロゴ
 内容

料金プラン

テストプラン:月額35万×13ヶ月

ベーシックプラン:月額55万円×13ヶ月

フルスケールプラン:月額75万円×13ヶ月

※初期費用無料

無料トライアル

特徴

  • BPO、コンサルティング、SaaSツールがワンパッケージに
  • 新卒1人雇うのと同じコストで8名の営業チームを活用できる
 
 
費用と時間が節約できた
費用と時間が節約できた
レビュー内容複数の部署で導入したいことを説明してみれば何度でもきますといってくれて、こんな手厚い対応は他にないです。データべースとして利用するためにこれを使ってみたのですが、プラグイン機能が充実しており、何でもできると思いました。クラウドでオンプレみたいに場所も必要なくて、月額費用が安くて、とても助かりました。
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  • 業種:IT / 通信 / インターネット系
  • 会社名:株式会社マプリィ
  • 従業員規模:31〜100人
  • 部署: マーケティング部
  • 役職:役員(取締役)
画期的なやり方を取り入れることで成果が大きく変わりました。
画期的なやり方を取り入れることで成果が大きく変わりました。
レビュー内容電話営業をオンラインでのやりとりに変更して行ったりとそれまでとは違った画期的な取り組みをしていったその結果問い合わせ数が一気に増え、成果が目に見えるかたちで一気にグンと変わりました。商談に関してもそれまでのような対面でのやり方を完全オンラインに変えることでその間の手間や時間を省略でき、効率よく物事を進めていけるようになりました。
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  • 業種:小売 / 流通 / 商社系
  • 会社名:-
  • 従業員規模:31〜100人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:一般社員・職員
サービスの詳細もこちらから Sales Platformの詳細・資料請求はこちら

Sales Platformはマーケット分析からリード獲得に向けた戦略構築、マーケティングの実行と商談の獲得から成約までの管理分析をワンストップで行うことができるサービスです。ツールとマンパワーの両軸でセールスを支援するため、優秀な人材確保やリソース不足などの課題を解決に導いてくれます。

また、提供会社のアイドマは国内最大級の法人データベースを保有しており、業種に合わせて細かくターゲットを絞り込んでアプローチすることも可能です。正社員を1名雇うのにかかる費用の約半分で営業を「仕組み化+自動化」できるのが大きな強みと言えるでしょう。

名刺整理をしないといけない理由

名刺整理をしないといけない理由

ビジネスシーンにおいて名刺交換は頻繁におこなわれます。しかし、名刺をしっかり整理しないと、さまざまな困りごとが起こるでしょう。

ビジネスをおこなう上で、名刺整理をしないといけない理由は以下の通りです。

  • 目当ての名刺が見つからない
  • 名刺情報の流出リスク
  • 正しい情報管理で売上に貢献

 

「目当ての名刺が見つからない」

頂いた名刺をデスクの引き出しに無造作にしまってしまうと、目当ての名刺が見つからないことがあります。

名刺をインデックスごとにファイリングし、整理して保存すれば、必要なときに必要な名刺がすぐに見つかります。

適切な名刺整理は、作業効率向上においても重要です。

 

「名刺情報の流出リスク」

名刺は紛失するリスクが伴います。名刺交換を済ませてから無造作に管理すると、誤って紛失してしまい情報流出する恐れがあります。

名刺には企業名や氏名、電話番号などの情報が記載されていることから、紛失や盗難により悪用される恐れも。すると、顧客からは信頼を失い、場合によっては相手企業や自社の損害につながります。

頂いた名刺はすぐに適切に管理することで、紛失や情報流出、損害の防止につながるでしょう。

 

「正しい情報管理で売上に貢献」

名刺管理をしっかりおこなっていると、商談もスムーズになり結果的に売り上げにも貢献します。たとえば、整理を徹底していれば名刺交換した日時や場所、時系列などから記憶を引き出せます。

そのため、商談がスムーズに入るため、あれこれ思い出すこともなくチャンスの取りこぼしも防げるでしょう。コミュニケーションが円滑になり、売り上げにつながる名刺整理は、ビジネスをおこなう上では必要不可欠といえます。

 

近年の名刺整理方法とは?

近年の名刺整理方法とは?

名刺整理など顧客情報は、各社員に任せている企業は今でも多くあります。その中でも名刺整理しない社員の割合は2割を超えており、名刺整理に時間を取られてしまうことも起きている現状です。

また、名刺交換を終えて、しばらく経ってから商談が決まる可能性もあるでしょう。そのため、名刺整理を徹底していても、名刺一枚から細かな情報を思い出すのは困難です。

それらの悩みを網羅的に解決するため、最近はデジタル式の名刺整理が活用されています。

従来のアナログ式は、名刺をファイリングしたりノートに貼付したり、名刺をそのまま管理する方法が一般的でした。一方デジタル式は名刺をデジタル管理するため、名刺がすっきりして利便性も向上します。

また、デジタル式はスマートフォンのカメラ機能から取り込むため、名刺を紛失するリスクを抑えることから、多くの顧客情報を管理する方にもおすすめです。

従来のアナログ式の管理方法では、数百や数千枚の名刺情報を十分活用できないことや、貴重な時間までも消費していました。時間の効率化に伴い、現在はデジタル管理が主流となっています。

 

アプリなどによるデジタル化

ビジネスパーソンを対象にした調査によると、名刺をカードホルダーに順不同で管理している割合は全体の52%であり、名刺を探す時間は年間平均20.5時間費やしているといったデータがあります。

また、名刺をデジタルに取り込むツールは、スマートフォンが60%の活用率を占めており、今後スマートフォンアプリを使用した名刺整理はますます増加するでしょう。

アプリであれば、スマートフォンで名刺を取り込むだけでパソコンから探すことや、社内のユーザー同士で共有ができます。

そのほかリモートワークの増加により、オンライン上の名刺交換や、画面上に名刺を表示させたWeb会議にも活用されています。最近の若い世代やIT業界は、デジタル上で名刺交換や管理する傾向があり、その背景にはリモートワークの増加と業務の効率化があるようです。

このように、名刺本来の役割を存分に発揮するためにも、デジタル管理は必要不可欠になりました。

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おすすめの名刺整理アプリ5選

おすすめの名刺整理アプリ5選

名刺整理アプリはさまざまリリースされています。その中から最初に選ぶポイントは以下の通りです。

  • 操作性から選ぶ
  • 登録可能枚数から選ぶ
  • システムの連携性能で選ぶ
  • データ化方法から選ぶ

名刺整理アプリを導入すると、使用頻度はそれなりに高くなります。そのため、登録枚数や操作性、登録した名刺をパソコンで共有できる連携性も必要となるでしょう。

また、画像から文章を自動で抽出するデータ化機能があると利便性は格段と増します。そのほか、名刺整理アプリは無料版でも十分ですが、注意する点もあります。それは以下の通りです。

  • 登録制限などを超えると有料となる
  • 情報漏洩などセキュリティ面でリスクがある
  • プライベート情報と紐づいてしまう場合も

無料版では、名刺登録枚数に上限を設けていることも多く、さらにセキュリティ性が低いアプリも存在します。事前に登録枚数や運営会社の信頼性も確かめておくと安心です。

そのほか、一部のシステムは、プライベート用のSNSに自動同期されて、相手に共有されてしまう場合もあります。仕事と私生活を分けたい方は、細かく設定できる有料版がおすすめです。

これらを踏まえ、おすすめの名刺整理アプリの無料版と有料版を紹介します。

 

おすすめツール①:Wantedly People【無料】

Wantedly Peopleは現在まで400万人以上に使われている名刺整理アプリです。

最大のポイントは、名刺を1枚ずつではなく、10枚同時に読み込むことが可能であること。また連絡先と自動同期されるため、着信時には名前が表示されます。溜まっている名刺をこれからアプリで管理したい方におすすめです。

一方で、撮影した画質がよくない点や、初期設定のままでは自動同期されるため、知られたくない情報まで共有される場合もあります。

 

「こんな人におすすめ」

・名刺をまとめてアプリに取り込みたい

「こんな人には向かない」

・画質に懸念点があるため、撮影した名刺を見返したい人は不向き

 

おすすめツール②:Eight【無料】

手入力とAIを組み合わせた技術を採用しているEight、読み取り機能は秀逸で、正確な読み取りが可能です。

マルチデバイスに対応しているため、PCやMac、スマートフォンなど場所を選びません。そのほか、役職の変更など管理している名刺情報に変更があれば、自動で通知が届く機能が搭載されています。

ただし、設定を切り替えないと、転職した際以前の取引先と繋がってしまい、転職先がバレてしまうといった意見もあります。

 

「こんな人におすすめ」

・画像認識機能が正確なものを使いたい

「こんな人には向かない」

・プライベートの情報は知られたくない

 

おすすめツール③:Evernote Scannable【無料】

Evernote Scannableは、高品質スキャン機能を搭載しているアプリです。

撮影した名刺は自動で切り取りをおこない、画質調整もおこなうため、撮影後名刺を見返す方におすすめです。また、PDFやJPGファイルに書き出しもできることから、他のアプリで使う際も利便性が高まります。

無料プランでは同期可能端末が2台までのため、多数で同期したい方には有料プランがおすすめです。

 

「こんな人におすすめ」

・名刺を綺麗に取り込みたい

「こんな人には向かない」

・無料プランで端末を2台以上使えるアプリを探している

 

おすすめツール④:myBridge【無料】

通信アプリ「LINE」が提供しているmyBridgeは、1日に入力できる枚数や入力項目に上限がなく、すべて無料で使えるお得なアプリです。共有の名刺帳を使えば社内で一括管理できる上、登録した名刺は、エクセルファイルにダウンロードも可能です。

さらに、オンライン名刺に対応しているため、URLを送付すればオンライン上で名刺が送れます。もちろん、LINEアプリに連携しているのでトーク画面からでも名刺共有が可能です。

ただし、利用にはLINE登録する必要があります。

 

「こんな人におすすめ」

・無料アプリの範囲で制限なく名刺を一括管理したい

「こんな人には向かない」

・LINEを業務上で使うことに抵抗がある

 

おすすめツール⑤:Sansan【有料】

Sansanは、大手金融機関などにも導入されている法人向け名刺整理サービスです。

スマートフォンアプリの読み込みは、ほぼ100%の精度を実現しています。そのほか、自動名寄せや訪問先の情報管理、人事異動の情報管理や一斉メール送信など、豊富な機能が揃っているサービスです。

また、セキュリティ面においても、暗号化通信や脆弱性診断などの対策をしており、オンライン上で名刺交換を頻繁におこなう方におすすめです。

 

「こんな人におすすめ」

・読み込みや精度やセキュリティ面は一切妥協できない

「こんな人には向かない」

・名刺交換をしていないクライアントは手入力が必要な場合も

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名刺整理をアプリで行うメリットとは?

名刺整理アプリは名刺を簡単に一括管理ができるため、膨大な量から名刺を探す手間がなくなります。

それらを踏まえ、名刺整理アプリのメリットや注意点を見ていきましょう。

 

メリット

  • 名刺検索が短時間で効率的になる
  • 名刺を簡単に共有できる
  • PCやスマートフォンからいつでも簡単に名刺閲覧が可能

名刺整理アプリの最大のメリットは、名刺が簡単に管理できることでしょう。そのため、名刺を探す手間の削減や名刺共有も容易です。そのほか、デバイスを選ばず名刺閲覧できるため、どこでも簡単に閲覧が可能となります。

 

デメリット

  • 情報更新は手入力の場合がある
  • 既存情報との統合に混乱が生じる場合も
  • プライベート情報が共有されてしまうことも

名刺整理アプリのデメリットは、導入時や情報の更新時に弱いことです。既存の名刺を取り込む際、時間や手間がかかり、場合によっては手入力で情報更新しなければなりません。

また、一部のアプリでは連絡先と自動同期されるため、プライベート情報まで知られてしまうことがあるでしょう。その点、導入時は注意が必要です。

 

アプリを選ぶ際のコツや注意点

さまざまな名刺整理アプリがある中、ご自身の用途に合わせた選択が良いでしょう。

たとえば、無料版であっても、最低限の機能でよければ十分活用できます。ただし、今後名刺の数が増える予定や、セキュリティに不安がある方は有料版をおすすめします。

まとめ

今回は、名刺整理の必要性やデジタル化について、おすすめアプリ5選をお伝えしました。

現在はリモートワークも増え、オンライン上で仕事がおこなわれることが一般的になりました。しかし、名刺交換はその場の雰囲気や相手のイメージ、会話から仕事が生まれるなど、ビジネスシーンにおいてまだまだ大切な場です。

また、名刺交換は後々活かされることもあるため、管理は非常に重要となります。そのほか、ビジネスチャンスを最大限に活かせる名刺をデジタル化すれば、手間や時間の削減、コミュニケーションに役立つなどメリットは多く存在します。

今まで名刺整理に困っていた方は、この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

 

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