オンライン名刺とは？
導入する企業も増えつつある「オンライン名刺」は、電子化・データ化されている名刺のことを指します。
「電子名刺」や「デジタル名刺」とも呼ばれており、リモートワークや在宅勤務が増えた昨今の働き方において、注目が高まっています。
オンラインでの商談や打ち合わせにはもちろん、対面でも非接触が推奨されている場面でも活躍するアイテムです。
また、データ化されていることから、管理や共有も効率的に行うことができます。
オンライン名刺交換とは？
オンライン名刺交換とは、QRコードやURLを用いて名刺情報を交換することを指しており、スマートフォンやタブレット、パソコン版があります。
同じオンライン名刺アプリを利用している場合は、データを送り合う方法以外にも、IDや名前の検索から名刺情報を受け渡すことができます。
また、グループ機能がある名刺アプリも展開されており、グループ機能を利用することで複数の相手に同時に送信することも可能です。
この時、名刺アプリを相手が利用していない場合でも、QRコードの読み取りやURLから名刺情報を確認してもらうことが可能であることから、さまざまなシーンで活用することができるでしょう。
オンライン名刺を使うメリット・デメリット
オンライン名刺の導入を検討する際、メリットやデメリットが気になる方も多いでしょう。
ここからは、オンライン名刺を使うメリットやデメリットをそれぞれ詳しく解説していきます。
オンライン名刺を使うメリット
まずはオンライン名刺を使うメリットは、下記の3つです。
- 情報管理が簡単になる
- 作成・修正が容易になる
- 印刷コストを抑えられる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
情報管理が簡単になる
オンライン名刺は従来の紙の名刺とは異なり、情報管理が簡単に行えます。
紙の名刺の場合、交換した名刺をファイリングするだけでなく、交換した日時や場所などをメモして保管したい人も少なくありません。
また、後日名刺の情報が必要な場合、大量にファイリングされている名刺の中から探し出さないといけないだけでなく、データ化する際は、手入力しなければいけないため、打ち間違えなどのミスも発生する可能性もあるでしょう。
しかし、オンライン名刺はすでに情報がデータ化されていることから、正確な情報をスムーズに落とし込むことができます。
紛失などから、個人情報が流出するなどのリスクもある紙の名刺ですが、オンライン名刺の場合は、このようなリスクを回避できる点もメリットであると言えるでしょう。
作成・修正が容易になる
紙の名刺の場合、部署異動や勤務地が変更となった場合、新しく名刺を作り直すなど、作成や修正に時間がかかってしまいます。
しかし、オンライン名刺であれば、オンライン上で情報を変更するだけで済むため、作成や修正が容易になります。
また、急に名刺が必要となった場合でもすぐに作成することができる点もメリットであると言えるでしょう。
印刷コストを抑えられる
大きなイベントに参加するなど、大量の名刺が必要となる場合も少なくありません。
あらかじめ余裕をもって大量の名刺を準備する場合、印刷コストを気にする企業も少なくないでしょう。
オンライン名刺であれば、QRコードが記載されているパスカードや名札を携帯しておくことで、先方に読み取ってもらうだけで名刺交換が完了することから、印刷コストも大幅に抑えることができます。
オンライン名刺を使うデメリット
オンライン名刺は、情報管理やコストの面などのメリットがある一方で、デメリットとして下記の2つが挙げられます。
- 導入コストがかかる
- 利用者がまだ少ない
それぞれ詳しく見ていきましょう。
導入コストがかかる
オンライン名刺は、印刷コストが抑えられるメリットがある一方で、以下のような導入コストがかかる点がデメリットとして挙げられます。
- 導入時のサービス料
- 月額料金
- オプション料金
名刺を使用する頻度が少ない部署などで導入した場合、紙の名刺よりもかえってコストがかかってしまう場合もあるため、導入の際は、あらかじめ費用対効果についても検討しておく必要があります。
利用者がまだ少ない
オンライン名刺のデメリットの二つ目に挙げられるのは、利用者がまだ少ないという点です。
注目されているツールであり、導入している企業も増えつつありますが、職種によってはまだまだ浸透しておらず、導入している企業も少ないです。
そのため、オンライン名刺について事前に説明を要する場合や、相手の環境によってはオンライン名刺を渡すことが難しい場合などもあるでしょう。
導入を検討する場合には、同じ職種でのオンライン名刺を導入している企業がどのくらいあるのかの調査も行なっておくといいでしょう。
オンライン名刺の活用シーン
オンライン名刺のメリットやデメリットを理解できたところで、活用シーンについても見ていきましょう。
活用シーンとしては、以下の3つが挙げられます。
- バーチャル背景と組み合わせる
- URLとして送付する
- 名刺交換機能を活用する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
バーチャル背景と組み合わせる
リモートでの商談や打ち合わせが増えた人も多いでしょう。
そこで、テレビ会議システムのバーチャル背景にオンライン名刺のURLを組み合わせることで、映し出されたQRコードを先方のスマートフォンで読み取ってもらうだけで名刺を渡すことができます。
バーチャル背景と組み合わせておくことで、別途QRコードやURLを送付する手間も省けるだけでなく、初めて接点を持つ方とも気軽に名刺交換ができます。
URLとして送付する
オンライン名刺は、QRコードだけでなくURLでも情報を受け渡すことができます。
メールやチャットに貼り付けて相手に自分の名刺情報を送信することが可能です。
URLをクリックしてもらうだけで情報が取得できることから、オンライン名刺サービスを導入していない企業やそもそもオンライン名刺を知らない方にでも簡単に利用してもらうことができます。
名刺交換機能を活用する
名刺交換機能を活用する場合は、あらかじめ双方が同じ名刺管理サービスを使っている必要があります。
同じ名刺管理サービスであれば、名刺交換機能を活用することで名刺交換がより簡単に行えます。
名刺交換機能の具体的な内容として、以下の方法があります。
- 名前や電話番号で検索が可能
- 相手に名刺交換のリクエスト送信が可能
- 相手が近くにいる場合、Bluetooth機能で名刺交換が可能
【無料あり】オンライン名刺おすすめサービス5選
ここからは、おすすめのオンライン名刺サービスを紹介します。
- Eight
- myBrigde
- Sansan
- 2bs
- Wantedly People
無料で利用できるサービスもありますので、ぜひ参考にしてください。
Eight
まずは、Sansan株式会社が提供する「Eight」を紹介します。
オンライン名刺アプリである「Eight」を聞いたこともある人も少なくないでしょう。
2012年から開始したサービスですが、2021年時点では約300万人が利用しているサービスです。
ユーザーがアプリを使い続ける限り名刺データが残るため、転職や起業のために組織を離れた場合でも利用を続けることができます。
- 検索機能の使い勝手が良い
- 名刺情報の取り込みが簡単
- 必要事項を入力するだけで利用登録が可能
- Sansanと連携可能であり、名刺交換がワンクリックで完了
Eightには上記のような特徴があり、スキャナーはもちろん、スマホのカメラによる撮影でも読み取り精度が高いことも人気の理由の一つと言えるでしょう。
Eightは個人向けのサービスですが、法人向けの機能も搭載した「Eight Team」も有料で展開されていますので、自社に合わせた方を選択することができます。
myBrigde
LINE傘下のマイブリッジ社が展開しているオンライン名刺サービス「myBrigde」もおすすめのサービスの一つです。
2018年から開始したサービスであり、LINE関連のサービスの一つであることから、利用しているユーザーも少なくないでしょう。
- 名刺情報の社内共有
- 着信時に名刺情報を表示されることが可能
- 検索機能
- スマホ撮影で名刺情報をデータ化
- Excel形式でダウンロードが可能
- LINEで名刺情報の送受信が可能
上記のように「myBrigde」では、ビジネス向けの機能が多く備わっている他にも、無料で利用できる点が魅力的であると言えます。
普段LINEを利用しているのであれば、名刺交換においてもLINEを活用することができるため、どのサービスを利用すべきか悩む場合は、一度試してみてはいかがでしょうか。
Sansan
「Sansan」は、名刺管理データサービスのシェアが84％とオンライン名刺サービスと聞くと思い浮かぶ人も多いでしょう。
利用企業は、2021年時点で7,000社を越えるなど、人気の法人向けの名刺管理サービスです。
- 各種外部サービスとの連携が可能
- 紙の名刺のオンライン化にも対応
- 使い勝手の良さに定評あり
上記ような特徴を持つ「Sansan」は、利用ライセンスや使いたい機能によって月額料金が異なるため、自社に合わせて予算に合わせながら利用することが可能です。
2bs
「2bs（トゥービス）」は、ビジネスにおける情報交換や情報共有をわかりやすく、かつ効果的に行うことができるサービスです。
- 自分自身の名刺データをスマートフォンの画面上に表示させることができる
- QRコードを用いて名刺交換が可能
- 専用アプリのインストールが不要
- 顔写真の登録や動画の再生などが可能
「2bs」は、上記のような基本機能が無料で利用することができます。
QRコードを用いた名刺交換となりますので、名刺の受け渡しを主にURLで行いたい場合は注意が必要です。
Wantedly People
「Wantedly People」は、無料でダウンロードできるオンライン名刺サービスです。
- 10枚までの名刺を同時にデータ化できる
- 名刺データのスキャンはスマートフォンで写真撮影をするだけで完了
- 登録データからワンタッチで電話発信・メール送信が可能
- 他サービスからのデータの移行が簡単
- Excelに名刺データの書き出しが可能
上記のような特徴を持っており、スキャンした名刺データから相手に関する情報をその場で検索できることから、関係性の構築にも効果的と言えます。
また、すべての名刺情報は人工知能により処理されるだけでなく、暗号化され高い信頼性とセキュリティ水準を持つデータセンターで厳重に保管されていることから、情報が漏れる心配もありません。
まとめ
この記事では、オンライン名刺についてメリットやデメリットだけでなく活用シーンや、おすすめのオンライン名刺サービスについても詳しく解説しました。
導入する企業も増えていることからぜひ利用してほしいサービスですが、自社の予算や費用対効果を考慮した上で、どのサービスを利用するか慎重に検討する必要があります。
無料で利用できるオンライン名刺サービスも紹介しましたので、お試しとして利用してみるのもいいでしょう。
ぜひ、オンライン名刺を活用して業務効率や生産性効率の向上へと役立ててください。
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