名刺を整理する目的
名刺を整理する目的には「人脈の管理」と「見込み顧客の情報管理」の2つが挙げられます。名刺は、ビジネスにおける人間関係を築くベースとなり得るものです。整理された名刺は、出会った人の情報を探しやすくしたり、定期的にフォローアップしたりする際に役立ちます。
また、名刺から得られる情報は、見込み顧客のニーズや関心を知る鍵にもなるため、適切な商品やサービスを提案しやすくするツールとしても有用です。
人脈の管理
名刺整理の目的として1つ目に挙げられるのが、人脈管理です。名刺を管理することは、人脈を管理することだと言えます。
名刺を交換した直後はあまり関わりがなかったとしても、いつか見込み顧客としてアプローチしたり、共同で新規プロジェクトを立ち上げたりする機会があるかもしれません。そんなとき、相手の情報を何も把握せずに会うのは失礼にあたってしまう場合があります。
適切な相手に、適切なタイミングでアプローチするためにも、定期的に名刺の情報を確認しておくなどしてチャンスを逃さないようにしましょう。
見込み顧客の情報整理
名刺交換の際には、仕事や趣味の話をすることがあるかもしれません。そんなときメモを取っておいて名刺と一緒に管理しておくと、相手が見込み顧客となったときにより有効なアプローチができるようになる場合があります。
情報整理を通じて相手の職業観、生活観、人生観を把握しておくと効果的な伝え方がわかるため、より強い訴求ができ、購入や契約につながりやすくなる効果も期待できるでしょう。
名刺を整理する方法
名刺を整理する方法には、ファイルやホルダーなどを用いた「アナログ式」と、情報をデータ化する「デジタル式」の2つがあります。それぞれにメリットとデメリットがありますので、両者を比較して、どちらの方法で管理するか判断しましょう。
アナログ式
アナログ式はファイルやホルダー、ボックスなどを使用して名刺を管理する方法です。新たにもらった名刺の追加や保存が容易にできますがが、枚数が多くなると必要な名刺を探したり並べ替えたりするのが大変になります。
また、名刺を個人で管理している場合、管理の仕方によっては紛失や盗難のリスクも懸念されます。アナログ式の名刺管理は、保存する名刺の数が多くない人や、名刺に記載されている情報にアクセスする機会の少ない人に向いている管理方法です。
デジタル式
デジタル式は名刺整理アプリを活用して、名刺に記載されている情報をデータ化して管理する方法です。アナログ式よりも並べ替えやすいほか、検査機能によって必要な名刺をすぐに見つけられる利点があります。
アプリやソフトをインストールしている端末をきちんと管理しておけば、アナログ式よりも高いセキュリティでの管理が実現できます。保存する名刺の数が多い人におすすめの管理方法です。
アナログ式のメリット
アナログ式の名刺管理には、次の2つのメリットがあります。
- 低コストで名刺を管理できる
- 枚数が少なければ効率的にファイリングできる
低コストで名刺を管理できる
アナログ式で管理する場合に必要なものは、名刺を入れておくファイルなどのみです。ファイルやホルダーは1つ1,000円～2,000円程度、安いものであれば100円ショップなどでも購入できます。
また、デジタル式に必要な読み取りやデータ入力などの作業も必要ないため、費用・時間ともにコストを抑えながら管理できます。
枚数が少なければ効率的にファイリングできる
アナログ式では、デジタル式とは違ってデータ入力は必要なく、名刺を入れたファイルを管理しておくだけで済みます。名刺をもらったタイミングで時系列順に並べるのであれば、もらってきた名刺をそのままファイリングしていくだけで手間がかかりません。
五十音順や業種別に並べたい場合は、その順番で並べられる構造のファイルも販売されているため、簡単にファイリングできます。
アナログ式のデメリット
低コストかつ効率的に名刺を管理できるアナログ式ですが、管理する枚数が多くなると大変になってしまうというデメリットがあります。1冊のファイルに収まらないほどの名刺がある人は、アナログ式よりもデジタル式の方が良いでしょう。
枚数が増えると管理が大変になる
アナログ式の場合、名刺の枚数が多くなると管理が大変になります。特に複数のファイルに時系列順に並べてしまうと、特定の人の名刺を探したいときにどこに入っているかわからず、時間がかかってしまいます。
手元にファイルがないと名刺を見ることができない
アナログ式で管理をする場合、名刺のファイルを日常的に持ち歩いておかないと、必要になった時に見ることができないデメリットがあります。
デジタル式であれば、スマートフォンやPCを持ち歩いていれば容易に名刺情報へアクセスできますが、アナログ式の場合、ファイルを持ち歩いておかなくてはいけません。枚数が多くなるほど、荷物になってしまう可能性もあるでしょう。日常的に使う可能性のある名刺と、見る頻度の少ない名刺でファイルを分けるなど、コンパクトに持ち歩けるよう、管理方法の工夫が必要です。
デジタル式のメリット
次はデジタル式のメリットを紹介します。
- 枚数が多くても管理しやすい
- 社内で情報を共有しやすい
管理する名刺の数が多かったり、名刺に記載されている情報にアクセスする人が多かったりする場合はデジタル式の方が良いでしょう。
枚数が多くても管理しやすい
名刺交換はビジネスにおいて、新規顧客やビジネスパートナーとの初対面時に挨拶として行おこなわれるのが一般的です。名刺交換の機会が増えれば名刺の数も増えていき、整理作業に手間もかかることになります。特に、複数の訪問やイベントが続いた場合、その後の名刺の整理作業は非常に大変なものとなるでしょう。
一方で、名刺管理アプリは情報を素早く、正確にデジタル化できる点に強みがあります。受け取った名刺をスマホのカメラで撮影するだけで、情報がアプリ内に保存されるものが多く、名刺整理を効率化できます。
また、アプリ内での名刺情報の管理は、検索機能を使用して瞬時に必要な情報を引き出すことができたり、カテゴリーやタグを付けて名刺を分類したりすることも可能です。これにより、情報を探す際の手間も大幅に削減されます。
社内で情報を共有しやすい
名刺は、ビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールの1つとして位置づけられています。しかしアナログ式の管理方法では、受け取った個人の手元か部署のファイルに管理されるのが一般的でした。名刺が個人によって管理されている場合、紛失してしまうリスクがあります。営業活動などの中で、名刺を受け取った後、それをどこかに置き忘れてしまうケースも少なくありません。
また、アナログ式では情報が会社全体で共有されないという問題もあります。名刺管理アプリでは情報がデジタル化され、クラウド上などで一元管理されるため、物理的に名刺を紛失するリスクが低くなります。さらに、アプリを通じて会社内で瞬時に共有されます。
これにより、営業担当者だけでなく、企画や開発、サポートなどの異なる部門のスタッフも同じ情報を持つことができ、スムーズにコミュニケーションを取れるようになります。取引先から見れば、どの担当者とコミュニケーションを取っても一貫した対応をしてもらえるため、信頼感や安心感を持って業務を進められます。その結果、取引先との関係性が深まるでしょう。
デジタル式のデメリット
次はデジタル式のデメリットを紹介します。デジタル式の主なデメリットは、以下の2つです。
- 情報が漏洩するリスクが高まる
- 定期的にバックアップを取る必要がある
情報が漏洩するリスクが高まる
アナログ式の場合は、ファイルを外部に持ち出さなければ情報漏洩のリスクはほとんどありませんでした。名刺管理アプリは非常に便利な一方、利用者がデフォルトの設定や機能を十分に理解していないとデメリットもあります。
例えば、名刺を登録する際、自動的に相手に対してアプリの通知や招待メールが送られてしまう問題などが挙げられます。このようなメールが相手に送信されると、相手に不信感を抱かせるきっかけにもなりかねません。せっかく名刺を整理していても相手と良好な関係を築くことは難しくなってしまうことも考えられます。
このような問題を避けるためにも、名刺管理アプリを使用する際にはデフォルトの設定や機能を十分に理解し、特に自動通知や招待メールの送信機能に関しては、オフにするなどの対策を取ることが必要です。
定期的にバックアップを取る必要がある
デジタル式では、誤操作や不慮の事故によってデータが消えてしまうこともあるため、定期的にバックアップを取っておく必要があります。バックアップを取っておかないと、データの損失や再取得の労力とコストの発生などのトラブルが発生するリスクがあります。
データは物理的なものとは異なり、誤操作やシステム障害、サイバー攻撃などによって、意図していないタイミングで不意に消えてしまう恐れがあります。データが消えてしまった際に、再度同じ情報を読み込ませるには手間や時間がかかります。
再度相手に名刺を渡してもらうよう依頼することは、社会人として好ましくないと考えられています。また、過去の取引やコミュニケーションの履歴が消失することは、ビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
名刺交換の頻度にあわせてバックアップを実施する
バックアップの頻度は、名刺情報の登録頻度を考慮する必要があります。例えば、毎日大量に新しい情報が追加される場合、週に一度のバックアップでは情報の損失リスクが高くなります。
一方で、名刺情報の登録を頻繁に行わない場合には、月に一度のバックアップでも十分な場合もあります。
名刺を整理する際の3つのポイント
もらった名刺は、ただ保存していれば良いというわけではありません。今後に活かすためにも、意図をもってきれいに並べることが大切です。アナログ式の場合は、規則的に整理しておくことで目的の名刺を探しやすくなります。
名刺を整理する際は以下の3つのことに気をつけましょう。
- 名刺をもらったらすぐに整理する
- 自社に合った並べ方・方法で整理する
- 後から見つけやすいようにする
名刺をもらったらすぐに整理する
仕事で関わる人から名刺をもらったら、すぐに規定の場所に収納しましょう。すぐに収納することで、整理するのを忘れてしまったことによる紛失を防げるほか、会話内容や印象の記載をしておくことで、後にコンタクトをとる際に役立てることができる可能性があります。
また「すぐに収納する」という習慣をつけることは、他の業務においても効率的な作業環境を保つための重要なステップです。継続的に名刺を整理する習慣を持つことで、デスク周りやオフィスの環境も整理整頓され、作業効率の向上に繋がるでしょう。
自社に合った並べ方・方法で整理する
名刺を整理する際、自社の特性やニーズに合わせて選ぶことが大切です。業種や業界、会社の文化などによって次のような違いがあります。例えば、IT企業と不動産業とでは、名刺の利用頻度や整理の必要性が異なる可能性があります。IT企業の場合はオンラインでのコミュニケーションが中心となるケースも多く、デジタル管理の方が向いているケースも考えられるでしょう。一方で、不動産業では地域ごと、物件ごとに名刺を整理しておくと業務に役立てやすいでしょう。
また、会社の文化も考慮する必要があります。オープンな文化を持つ会社は、デジタル式によって名刺情報を社内で共有することで、コミュニケーションを活発化させることができます。名刺をどのような順番で並べるかも重要なポイントです。主な並べ方を3つ紹介します。
五十音順
五十音順はポピュラーな並べ方の1つです。あ行・か行・さ行というように分けていきます。目当ての名刺を探しやすい反面、名前を忘れてしまうと探せなくなってしまうデメリットがあります。
また、アナログ式の場合、間に入る名前の名刺をもらったときにファイリングが大変になります。
時系列順
名刺をもらった順に入れていく整理方法です。ファイリングの際は順番に入れていけば良いのですぐにできますが、後から探すのが難しくなります。
最近もらった名刺だけ、あるいは〇年前にもらったものだけ見れれば問題がないという人におすすめの並べ方です。
業種別に分ける
業種別に分けておくのも1つの手です。こうすることで、新規プロジェクトのメンバーや見込み顧客になりそうな人を探しやすくなります。
例えば「アプリ系」「Web系」などと分けておけば、アプリ開発の新規プロジェクトのメンバーを探したいときには「アプリ系」のところを、ホームページのリニューアルを検討しているときには「Web系」でまとめている部分から探しやすくなります。
後から見つけやすいようにする
名刺は後から見つけやすいように管理しましょう。必要なときに必要な情報を得られないのであれば、名刺整理をする意味がなくなってしまいます。見つけやすさでいえば、アナログ式よりもデジタル式の方が優れています。アナログ式では、規則的に並べたとしても、手作業で探さなくてはいけない以上、手間がかかります。
一方、デジタル式ではタグ付け機能や検索機能を利用して、特定の情報を瞬時に引き出すことが可能です。そのため、あとから名刺を探す可能性のある人は、デジタル式で名刺を管理することをおすすめします。
まとめ
名刺の整理は、ビジネスの成功の鍵を握る要素の1つと言っても過言ではありません。適切な方法で整理・管理することにより、必要な情報を瞬時に引き出し、ビジネスチャンスを逃さないようにすることができます。効果的に名刺を管理し、より円滑な人間関係の構築を目指しましょう。
