【コピペOK】値上げの告知メール例文5選！クレームを防ぐ書き方のコツ

まずは基本から｜値上げ告知メールの構成と必須項目

値上げというデリケートな内容を伝えるメールは、お客様の信頼を損なわないよう、細心の注意を払う必要があります。まずは、クレームを防ぎ、誠実な姿勢を伝えるための基本構成と、必ず記載すべき必須項目をしっかりと押さえましょう。この基本を押さえることが、お客様との良好な関係を維持するための第一歩です。

値上げ告知メールの基本構成

値上げの告知メールは、情報を分かりやすく、かつ丁寧に伝えるための「型」に沿って作成するのが効果的です。一般的に、以下の流れで構成することで、お客様の心情に配慮しつつ、必要な情報を正確に伝えることができます。

• 件名：一目で「重要なお知らせ」だと分かるようにする
• 宛名：会社名やお客様名を正確に記載する
• 挨拶：日頃の感謝の気持ちを伝える
• 本題：価格改定の結論を伝える
• 理由：値上げに至った経緯を具体的に説明する
• 詳細：改定後の価格や実施日を明記する
• 結び：理解を求め、今後の関係継続をお願いする言葉
• 署名：問い合わせ先を明記する

この構成は、お客様が最も知りたい情報を順序立てて伝えることで、混乱や不信感を最小限に抑えるための基本形です。次の項目で、それぞれのパートに記載すべき具体的な内容を詳しく解説します。

メールに必ず記載すべき項目一覧

基本構成に沿って、メールに必ず盛り込むべき項目を一覧にまとめました。これらの項目が一つでも欠けていると、情報不足からお客様に不安を与え、クレームの原因となる可能性があります。以下の表をチェックリストとしてご活用ください。

【コピペOK】そのまま使える値上げ告知メールのテンプレート5選

ここからは、様々なビジネスシーンでそのまま使える値上げ告知メールのテンプレートを5つ紹介します。BtoB向け、BtoC向け、理由別など、ご自身の状況に最も近いものをコピー＆ペーストし、適宜修正してご活用ください。各例文には、書き方のポイントも解説しています。

【例文1】BtoB向けの丁寧な告知メール

法人向けの取引では、これまでの信頼関係を損なわないよう、丁寧かつ誠実な対応が求められます。時候の挨拶から始め、価格改定の経緯を丁寧に説明し、今後の取引継続をお願いする構成が基本です。

【例文2】BtoC向けの分かりやすい告知メール

個人のお客様向けには、専門用語を避け、親しみやすく分かりやすい言葉で伝えることが大切です。なぜ価格が上がるのかを正直に伝え、今後もサービスを使い続けてもらうための工夫が求められます。

【例文3】原材料費高騰が理由の場合

値上げの理由が原材料費の高騰である場合、その事実を正直に伝えることで、お客様からの理解を得やすくなります。自社の努力だけでは吸収しきれない外部要因であることを明確に示しましょう。

【例文4】サービス内容拡充に伴う場合

機能追加や品質向上など、サービス内容の拡充に伴う値上げの場合は、その点を積極的にアピールしましょう。値上げがお客様にとってのメリットに繋がることを伝えることで、ネガティブな印象を払拭し、納得感を得やすくなります。

【例文5】お詫びの気持ちを強く伝えたい場合

度重なる値上げや、お客様への負担が特に大きい場合など、申し訳ない気持ちを強く伝えたいときに使うテンプレートです。「不本意ながら」「断腸の思い」といった表現を用い、誠心誠意お詫びの気持ちを伝えます。

値上げ告知メールで印象を良くする書き方のコツ

値上げは顧客にとってデリケートな問題です。伝え方一つで、顧客が離れてしまうリスクもあれば、逆に信頼関係が深まるチャンスにもなり得ます。ここでは、事務的な通知で終わらせず、顧客との良好な関係を維持するための「書き方のコツ」を3つのポイントに絞って詳しく解説します。

誠実さを伝えるための表現方法

値上げの告知メールで最も重要なのは、顧客への感謝とお詫びの気持ちを真摯に伝えることです。機械的な文章ではなく、誠実さが伝わる表現を心がけましょう。

まず、メールの冒頭では日頃のご愛顧に対する感謝の気持ちを具体的に述べます。「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」といった定型文に加え、「〇〇（商品・サービス名）をご愛用いただき、誠にありがとうございます」のように、一文添えるだけでも丁寧な印象を与えられます。

次に、値上げという顧客にとって不利益な変更をお願いすることに対して、明確にお詫びの言葉を記載します。「お客様にはご負担をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます」や「ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます」といった表現で、申し訳ないという気持ちをストレートに伝えましょう。

そして最後に、今後も変わらぬお付き合いをお願いする言葉で締めくくります。「今後もより一層ご満足いただけるよう努めてまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」のように、未来に向けたポジティブなメッセージを添えることで、顧客の不安を和らげ、今後への期待感を抱かせることができます。

値上げ理由の伝え方のポイント

顧客が最も気にするのが「なぜ値上げするのか？」という理由です。この説明が曖昧だったり、一方的だったりすると、不信感やクレームに直結します。値上げの理由は、正直かつ具体的に、そして顧客目線を忘れないことが重要です。

理由を説明する際は、単に「諸経費の高騰により」と抽象的に書くのではなく、可能な範囲で具体的な要因を挙げましょう。例えば、「昨今の主要原材料や原油価格の高騰に加え、物流コストの上昇が続いており」のように、社会情勢など外部の要因に触れると、顧客も状況を理解しやすくなります。

また、値上げに至る前に、企業としてコスト削減などの努力を重ねてきたことを伝えるのも効果的です。「弊社といたしましても、業務効率化や経費削減に努めてまいりましたが、従来の価格を維持することが困難な状況となりました」という一文があるだけで、「やむを得ない決断」であったことが伝わり、納得感が高まります。

サービス内容の拡充や品質向上が理由の場合は、その点を明確なメリットとして伝えましょう。「今回の価格改定に伴い、新たに〇〇機能を追加し、セキュリティを強化いたしました」のように、値上げによって顧客が得られる価値を具体的に示すことで、価格以上のメリットを感じてもらいやすくなります。

絶対に避けるべきなのは、「当社の都合により」や「利益確保のため」といった、自社本位に見える表現です。あくまで「品質やサービスを維持・向上させるため」という、顧客への価値提供を目的とした値上げであることを一貫して伝えましょう。

クッション言葉を効果的に使う

値上げというネガティブな内容を伝える際には、クッション言葉を効果的に使うことで、文章全体の印象を和らげ、相手への配慮を示すことができます。クッション言葉は、本題に入る前や、お願いをする際に挟むことで、一方的な通知という印象を払拭する役割を果たします。

ただし、多用しすぎるとかえって回りくどい印象になるため、適切な箇所で効果的に使用することが大切です。以下に、値上げ告知メールで使えるクッション言葉の例と使用シーンをまとめました。

これらの言葉を適切に織り交ぜることで、文章に丁寧さと配慮が加わり、顧客も冷静に通知を受け止めやすくなります。メールを書き終えたら、一度顧客の立場で読み返し、冷たい印象や一方的な印象を与えないかを確認する作業も重要です。

値上げ告知メールに関するよくある質問

値上げの告知メールを送る際に、多くの担当者が抱える疑問や不安について、Q&A形式で分かりやすく解説します。事前準備を万全に整え、お客様との良好な関係を維持しましょう。

告知は何ヶ月前に行うべきですか

値上げの告知は、お客様が対応を検討するための期間を十分に確保できるよう、余裕を持って行うのが鉄則です。急な通知は、お客様に不信感を与え、クレームや顧客離れの原因となります。一般的には、以下の期間を目安にしてください。

理想的な告知タイミングは、提供しているサービスや顧客との契約形態によって異なります。

いずれの場合も、「できるだけ早く」を基本姿勢とし、遅くとも1ヶ月前までには必ず告知するようにしましょう。告知が遅れるほど、お客様への心証は悪化してしまいます。

メール以外の告知方法はありますか

はい、あります。メールは重要な告知手段ですが、見落とされる可能性もゼロではありません。重要な価格改定だからこそ、複数のチャネルを組み合わせて多角的に告知することで、誠実な姿勢が伝わり、お客様とのトラブルを未然に防ぐことができます。

以下に代表的な告知方法とその特徴をまとめました。

「メール」と「公式サイト」での告知を基本とし、顧客の特性に合わせて他の方法を組み合わせるのが最も効果的です。

クレームが来てしまった場合の対処法は

どれだけ丁寧に準備をしても、値上げに対してクレームが発生する可能性はあります。しかし、クレームは企業の姿勢が問われる重要な局面です。誠実かつ迅速に対応することで、逆に顧客の信頼を高めるチャンスにもなり得ます。万が一クレームが発生した場合は、以下のフローで冷静に対応しましょう。

ステップ1：謝罪と傾聴

まず、お客様にご不快な思いをさせてしまったことに対して、真摯にお詫びの言葉を伝えます。「この度はご不快な思いをさせてしまい、大変申し訳ございません」といった言葉が基本です。そして、お客様の言い分を遮ることなく、最後まで丁寧に耳を傾ける「傾聴」の姿勢を徹底してください。

ステップ2：事実確認と共感

お客様が何に対して不満や怒りを感じているのか（値上げ額、理由、告知のタイミングなど）を正確に把握します。その上で、「〇〇という点にご納得いただけなかったのですね。ご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます」のように、相手の感情に寄り添い、共感する姿勢を示します。

ステップ3：理由の再説明と解決策の提示

お客様が納得されていない点について、再度、値上げの理由を丁寧に説明します。その上で、もし可能であれば、顧客の負担を軽減する代替案や解決策を提示します。

• 既存顧客向けの経過措置（例：改定後3ヶ月間は旧価格で提供）
• より安価なプランへの移行案内
• 長期契約による割引プランの提案

ただし、安易な値引きや一部顧客への特別対応は、他のお客様との公平性を欠くため、社内で定められたルールに従い慎重に判断する必要があります。できない約束は決してしてはいけません。

ステップ4：感謝と改善の約束

最後に、貴重なご意見をいただいたことへの感謝を伝えます。「この度は貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございます。いただきましたご意見は、今後のサービス改善に必ず活かしてまいります」といった言葉で締めくくり、今後の改善に繋げる姿勢を示すことが信頼回復に繋がります。

まとめ

本記事では、顧客との良好な関係を維持するための値上げ告知メールの書き方について、具体的な例文を交えて解説しました。値上げを伝える際は、背景にあるやむを得ない理由を誠実に伝え、顧客の理解を得ることが最も重要です。丁寧な言葉遣いやクッション言葉を効果的に使い、一方的な通知という印象を与えないよう配慮しましょう。

今回紹介した例文や書き方のコツを参考に、自社の状況に合わせた告知メールを作成してみてください。適切な手順を踏むことで、クレームを最小限に抑え、顧客からの信頼を維持することにつながります。